Per Wange

Hur lyckas man med outsourcingen?

Vad är nyttan med att outsourca sina servicefunktioner? Hur blir outsourcingen framgånsrik? I mars i år outsourcade IFS arbetsplatsservicen vid sina försäljnings- och konsultkontor runt om i Sverige. Läs intervjun med Per Wange, inköpschef på IFS.

– För personalen som gått över till Coor, är det positivt att arbeta i ett företag som har service som kärnverksamhet. För egen del värdesätter vi att ha en enda samarbetspartner att vända oss till. Vi slipper hantera detaljerna och får tid över till andra frågor.

– Den nya lösningen har inneburit sänkta kostnader för arbetsplatsservicen samt insparad arbetstid motsvarande en halv tjänst på ekonomiavdelningen. Dessutom har ledningen fått mer tid att ägna åt kärnverksamheten, säger Per Wange, inköpschef på IFS.

Per Wange ledde bolagets outsourcing av arbetsplatsservicen och är nu ansvaring för serviceavtalet med Coor.

Mer tid till kärnverksamheten

Per Wange berättar vidare att beslutet att outsourca arbetsplatsservicen kom naturligt. IFS arbetar med kostnadskontroll och ville ägna mer tid åt kärnverksamheten. Dessutom ansåg man att det fanns andra bolag som var bättre på att driva en serviceverksamhet.

Det första steget mot outsourcing var en intern kartläggning av stödfunktionerna som visade att de var spridda på flera enheter. Som en första åtgärd samlades därför alla stödfunktioner i ett gemensamt bolag.

Efter att det interna stödbolaget verkat i drygt ett år, ansåg IFS sig vara moget för att outsourca verksamheten. Baserat på erfarenheterna från det egna bolaget kunde IFS noggrant specificera innehåll och kostnader för de olika stödfunktionerna. Specifikationen presenterades för potentiella leverantörer som fick lämna förslag på hur serviceverksamheten skulle drivas i deras regi, avseende till exempel organisation, processer, projekt och kostnader.

– Coor gav den mest detaljerade och intressanta beskrivningen. Inför sin offert genomförde de dessutom workshops för att få svar på alla sina frågor. De hade både bra folk och bra rutiner för detta.

I stödbolaget ingick även ekonomiavdelningen som en del. När det blev aktuellt med outsourcing valde IFS att behålla den internt.

– Ekonomifunktionen är så integrerad i kärnverksamheten. Vi har dotterbolag i 24 länder och för att hantera styrning och uppföljning är ekonomifunktionen viktig. Vi har dessutom en god intern kompetens på ekonomiområdet till skillnad från att driva en serviceverksamhet.

Outsourcingen gav dock positiva effekter även för ekonomiavdelningen då det blev färre fakturor att hantera och attestera. Numera får IFS en samlingsfaktura från Coor gällande all service vilket lett till att arbetstid motsvarande en halv tjänst kunnat sparas in.

Viktigt med intern förankring

Ett viktigt led i outsourcingarbetet var att förankra beslutet internt. När väl beslut fattats om att lägga ut serviceverksamheten inleddes fackliga förhandlingar där bolaget beskrev vad outsourcingen skulle innebära samt vilka kostnadsbesparingar och effektiviseringar av driften man ville uppnå.

– Efter att vi valt leverantör och kommit överens med facket informerade vi de berörda medarbetarna. Detta gjordes samtidigt på alla orter i ett gemensamt informationsmöte med Coor där vi först berättade om och motiverade beslutet, följt av att Coor presenterade sig.

När Per Wange ser tillbaka på hur outsourcingprocessen genomförts, understryker han att det största arbetet ligger i att definiera vad det är för servicetjänster som ska köpas – och vad som ingår i dem.

– Det är svårt att från början få med allt. Men låt säga att vi fick med 80 procent. Under avtalets första sex månader får man sedan gå genom tjänstebeskrivningarna med serviceleverantören och rätta till felaktigheter. En del ska läggas till, annat ska bort eller ändras.

Om Per Wange ska ge ett råd till andra företag som överväger att lägga ut sin serviceverksamhet så är det just att noga fastställa vad som ska outsourcas och få fram alla kostnader – även dolda kostnader såsom ledningens tid och leverantörshantering.

– Se till att bringa ordning. Det underlättar för alla parter, både för företaget som outsourcar och för serviceleverantören. Du får en helt annan säkerhet och slipper obehagliga överraskningar. Det är också viktigt att ditt företag har en färdig organisation för att hantera serviceavtalet och göra löpande regleringar med serviceföretaget. Slutligen är min rekommendation att förankra besluten och outsourcingprocessen med fackliga parter och berörda medarbetare.

Fakta om IFS

IFS, Industrial and Financial Systems, är en världsledande leverantör av komponentbaserade affärssystem. Omsättningen 2005 uppgick till 2 149 miljoner SEK och antalet anställda är cirka 2 600.

Fakta om servicesamarbetet

Coor ansvarar för arbetsplatsservicen på IFS kontor i Linköping, Göteborg, Stockholm, Jönköping, Värnamo, Malmö, Luleå och Karlstad. Avtalet, som är värt SEK 12 M per år, löper på fyra år. De tjänster som ingår i serviceleveransen är främst reception, sammanträdes- och konferensservice, kontorsmaskiner, lokalvård, kontorsmaterial, dryckesautomater, post och gods samt orderservice.