En lyckad resa mot outsourcing

En organisatoriskt samlad serviceverksamhet, avtal om serviceleveransen med kunden, genomarbetade beslutsunderlag och välförberedda medarbetare. Så sammanfattar Landstinget Gävleborg sina förberedelser för att lägga ut sin fastighetsdrift på entreprenad. Genom åtgärden kommer landstinget att sänka kostnaden för fastighetsdriften med cirka 20 procent.

I november 2005 tog landstingsfullmäktige ett beslut om att utkontraktera Landstinget Gävleborgs serviceförvaltning, Länsservice. Bakgrunden var att landstinget under en längre tid dragits med ett ekonomiskt underskott. Målet med outsourcingen var att uppnå en betydande kostnadsbesparing. Att lägga ut en så pass stor verksamhet var naturligtvis inget som landstinget tog lätt på. Tvärtom föregicks upphandlingen av en noggrann analys och utvärdering av förutsättningar för upphandling av serviceverksamheterna.

Förberedelser för outourcing

Omar Jarnulf, Internkonsult på Landstinget Gävleborg.– Möjligheterna att outsourca serviceverksamheten var något som hade diskuterats internt inom Länservice under en längre tid så någon större överraskning blev det inte, berättar Omar Jarnulf, Internkonsult på Landstinget Gävleborg.

Omfattningen av outsourcingen förändrades dock i och med ett nytt politiskt beslut efter valet 2006. Den ursprungliga tanken var att etappvis lägga ut hela Länsservice, som består av funktioner för fastigheter, kost, vaktmästeri och lokalvård. Nu kom outsourcingen istället att endast omfatta fastighetsdriften.

– Skälet att styrelsen valde att inte backa på fastighetsdriften berodde på att den verksamheten uppfyllde de krav på besparingar som Landstinget satt upp. Dessutom var verksamheten redan uppbyggd på ett sätt som gjorde att ett övertagande kunde ske relativt smidigt. Det fanns till exempel redan ett tydligt kund- leverantörsförhållande med avtal där de ingående tjänsterna definierades och reglerades.
På så sätt kunde outsourcingen ske förhållandevis snabbt och ge resultat i form av den efterfrågade kostnadsminskningen, säger Omar Jarnulf.

Snabba ryck

För att förbereda outsourcingen tillsattes en projektgrupp vars första uppgift blev att och ta fram underlag och avtal inför upphandlingen. Initialt låg utmaningen i att på kort tid få fram ett bra beslutsunderlag.

– Det var snabba ryck. Projektgruppens uppdrag var att säkerställa att vi fick in anbud som motsvarade våra krav. Själva utvärderingen gjordes sedan i två steg, dels genom att titta på juridiska och ekonomiska skallkrav och dels genom att ta in referenser från anbudsgivarna på motsvarande entreprenader, säger Omar Jarnulf.

Projektgruppen bestod av representanter från den tidigare internentreprenören Länsservice, Landstingets ägarföreträdare för fastigheter, X-fastigheter, facken och konsultföretaget Fasticon. Enligt Omar Jarnulf hade man god hjälp av de så kallade AFF-dokumenten; en samling dokument som bland annat erbjuder checklistor och hjälp i arbetet med att precisera omfattning, kvalitet och pris för upphandling av tjänster inom facilities management.

– Gruppens sammansättning och det faktum att X-fastigheter och Länsservice redan tidigare hade erfarenhet av att arbeta med förvaltningsentreprenad gjorde att vi kunde vara ganska effektiva i processen och genom AFF-dokumenten fick vi ytterligare vägledning, säger Omar Jarnulf.

Tre olika perspektiv

Landstingets övergripande målsättning med entreprenaden är att:

  • Ur ett ägarperspektiv få marknadsmässigt pris och en kostnadseffektiv drift.
  • Ur ett medarbetarperspektiv få en verksamhetsövergång som ska leda till vidareutveckling av personalen.
  • Ur ett ledningsperspektiv få en verksamhetsservice som ska vidareutvecklas och kvalitetssäkras.

Just medarbetarperspektivet är något som Omar lyfter fram som en viktig del i processen.

– Lyckas man inte att få med sig medarbetarna på tåget har man en rejäl uppförsbacke. Till en början var det, av naturliga skäl, många i personalen som kände sig oroliga inför förändringen. De skulle ju få en ny arbetsgivare. Därför var det viktigt för oss att verka för en öppen dialog med personalen.

Arbetet med integrationsprocessen har varit hektiskt och syftade till att förbereda Coors övertagande. Sedan 1 mars är det Coor som ansvarar för driften och att verksamheten kan löpa utan störningar.

– Coor har en bra struktur för denna typ av omfattande övertaganden och det har varit viktigt för oss. Det handlar ju bland annat om totalt cirka 400 000 kvadratmeter bruttoarea med en stor geografisk spridning över länet. Till detta kommer naturligtvis förmågan att leverera kostnadseffektiv fastighetsdrift samt att fungera som ny arbetsgivare för våra fastighetstekniker.

– Den bild vi har av Coor är att de är måna om att det ska bli bra. I dagsläget är det naturligtvis för tidigt att göra en ordentlig utvärdering av övertagandet. Men så mycket kan man väl säga att den rådande erfarenheten hittills är ”so far so good”, avslutar Omar Jarnulf.

Omars Jarnsulf tips

Fakta om Landstinget Gävleborg

Landstinget Gävleborgs främsta uppgift är att erbjuda en god hälso- och sjukvård samt tandvård till alla som bor eller vistas i Hälsingland och Gästrikland. Landstinget har två akutsjukhus, Gävle och Hudiksvall, ett sjukhus i Bollnäs med planerade operationer och akutmedicinsk enhet, psykiatri och habilitering samt ett stort antal hälsocentraler. Landstinget har, med 8 000 medarbetare, ett väl utbyggt nät av vårdenheter i hela länet och omsätter ca 6,6 miljarder kronor. Länet omfattar två landskap, tio kommuner och sammanlagt bor omkring 275 000 invånare i länet.

Fakta om serviceuppdraget

Uppdraget innebär att Coor sedan den 1 mars 2007 ansvarar för driften av Landstingets fastigheter. Dessutom utvecklar och levererar Coor vissa administrativa och tekniska tjänster. Avtalet löper över fyra år med möjlighet till förlängning. Uppdraget innebär att 63 personer från Landstinget Gävleborg har anställts i Coor.