Arcus

Trimmad service gav Arcus lägre kostnader

Ledningen på Arcus-gruppen, Norges ledande distributör och producent av vin och sprit, var övertygad om att den interna serviceverksamheten kunde bli mer effektiv. För att utforma och genomföra effektiviseringen anlitades Coor. Under tio månader utvecklades och trimmades serviceorganisationen för att kunna utföra samma omfattning och innehåll i serviceleveransen som tidigare men till väsentligt lägre kostnad.

Målet med förändringsprojektet var att dels skapa en mer effektiv serviceorganisation hos Arcus, dels förbättra arbetssätt och rutiner kring serviceleveransen. Ett exempel på åtgärd var att samordna och samlokalisera en del av serviceverksamheten.

– Vi koncentrerade reception, växel samt post- och godshantering till en plats inom fastigheten. Tidigare var dessa funktioner förlagda till flera ställen. Genom samlokaliseringen kunde personalstyrkan minskas. Även fastighetsteknikerna fick en gemensam lokal. Det förbättrade såväl kommunikationen som underlättade arbetsfördelning och samarbete, säger Christer Olsson, chef för tjänsteutveckling inom Coor och ansvarig för Arcusprojektet.

Nya arbetssätt och rutiner

Många åtgärder var inriktade på att förbättra personalens arbetssätt. För att minska arbetsbelastningen i restaurangen under lunchtimmarna började man bland annat att förbereda luncherna på förmiddagen i större utsträckning. En annan förändring var att sätta ihop städteamen utifrån medarbetarnas förutsättningar och lokalernas behov för att utföra arbetsuppgifterna. Dessutom påbörjade städpersonalen en certifierad yrkesutbildning för att lära sig mer om ergonomiska arbetssätt och metoder som både förenklade och effektiviserade arbetet.

En ny arbetsroll skapades; driftschef som hade till uppgift att se till att arbetsfördelning och beläggning blev mer effektiv. Det handlade också om att inspirera och motivera medarbetarna i deras arbete. Coachning i kundbemötande och god service blev en del av vardagen. Driftschefen hyrde Arcus in från Coor.

En annan ny lösning var att börja arbeta med interna vikarier, istället för att hyra in extern hjälp vid behov. Personalen fick lära sig att utföra varandras arbetsuppgifter för kunna vara back-up till varandra. Utöver sänkta kostnader gav detta även den positiva effekten att medarbetarna fick prova olika arbetsuppgifter och därmed variera sin vardag.

Förutom alla interna åtgärder påbörjades även arbetet med att se över Arcus leverantörsavtal och omförhandlingar inleddes.

– Förändringsarbetet resulterade i att Arcus kunde sänka sina servicekostnader. En annan följd av projektet var att Arcus valde att göra en komplett outsourcing av serviceenheten till Coor för att på så sätt säkra långsiktighet i de uppnådda besparingarna, samt nå ännu fler förbättringar, säger Christer Olsson.

Fakta om Arcus

Arcus har sitt huvudkontor och produktionsanläggning i Oslo. Inom anläggningen på nästan 100 000 kvm arbetar cirka 460 personer.

Fakta om uppdraget

Sedan 2006 ansvarar Coor för att driva och utveckla Arcus serviceverksamhet. Den består av fastighetsdrift, reception och växel, fysisk säkerhet, lokalvård, lunchrestaurang och catering samt post och gods.