katja Skanska

Servicefokus när Skanska bygger nytt

När en ny kontorsfastighet ska byggas tas sällan hänsyn till vilka servicetjänster som ska levereras eller vilka behoven är hos serviceanvändarna som ska arbeta där.

– Det vanliga är att lokalerna är ritade och byggda, kanske har personalen till och med hunnit flytta in, när man börjar fundera på vilka tjänster som ska erbjudas, säger Katja Käyhty som är serviceutvecklare inom Coor. Men när Skanska nu bygger nytt kontor i Helsingfors är servicetjänsterna med i planeringen från början.

Skanska planerar att under de närmaste åren bygga nytt huvudkontor åt sig i Helsingfors. Parallellt med beslutet om nytt kontor, har Skanska valt Coor som konsult till ett projekt som syftar till att arbetsplatstjänsterna och slutanvändarnas behov av servicetjänster tas med från början när ett nytt kontor ska byggas. Därmed kan många och kostnadskrävande lokalanpassningar i slutändan undvikas.

– Eftersom Skanska är kund till oss sedan lång tid vill vi vara med i det här projektet som har som mål att utveckla tjänster åt slutanvändarna och relationerna med slutanvändarna i Skanskas nya kontor. Utveckling tillsammans med kunden är viktig för oss, säger Katja Käyhty.

Kartläggning av användarnas behov

Tyngdpunkten i projektet ligger på servicetjänster som receptions-, växel-, post-, städ-, utskrifts-, kontorstillbehörstjänster och dryckesautomater. Både Coor och Skanska var överens om att kunskapen måste förbättras, om vilka slags tjänster Skanskas personal behöver. I projektet kartläggs serviceanvändarnas åsikter, erfarenheter och behov, arbetsplatser besöks och intervjuer genomförs. Informationen blir underlag för planeringen av det nya huvudkontoret.

– I pilotprojektet undersöker vi användarnas behov och den nuvarande kontorsfastighetens för- och nackdelar. Vi tar fasta på användarnas synpunkter, erfarenheterna från det nuvarande kontoret och överför de bästa delarna till den nya fastigheten. I samband med pilotprojektet har vi utvecklat ett verktyg vi kallar SPOT – Service Planning & Optimization Tool, med vilket vi kan undersöka slutanvändarens behov vad gäller servicetjänster, säger Katja Käyhty.

Verktyg för utveckling tillsammans med kunden

Enligt Jukka Tuominen, verksamhetschef på finska Coor, kan verktyget i framtiden också användas till att undersöka hur befintliga fastigheter och servicebyggnader fungerar och behovet av att skapa en heltäckande lista över framtida tjänster för ett nytt eller befintligt kontorshus, tillsammans med uppgifter om vilka utrymmen och funktioner som tjänsterna kräver.

– På så sätt skapar vi förutsättningar för bra och effektiva tjänster. Det viktigaste för oss är att utveckla tjänsterna som ska erbjudas kunderna. Vi tror att det här projektet leder till något nytt som hjälper våra kunder att bli ännu mer framgångsrika.

Katja Käyhty arbetar med servicetjänster på Coor vid sidan av sina civilingenjörsstudier, som snart avslutas, på Tekniska högskolan. På Coor har Katja fått möjlighet att kombinera studierna i fastighetsledning med arbetet med tjänsteutveckling baserat på befintliga kunders behov.
– Slutanvändaren har en klar åsikt och erfarenhet av olika tjänster och hur de fungerar i respektive fastighet. Man borde lyssna mer på slutanvändarna i planeringsarbetet, säger Katja Käyhty.

Om Skanska

Skanska är ett av världens ledande byggföretag med expertis inom byggande, utveckling av kommersiella lokaler, bostäder och projekt i offentlig-privat samverkan. Koncernen har idag 60.000 medarbetare på utvalda hemmamarknader i Europa, USA och Latinamerika. Omsättningen år 2007 uppgick till 139 miljarder kronor.

Om serviceuppdraget

Coor levererar arbetsplatsservice – till exempel reception, konferensservice, post- och godshantering, samt lokalvård – till Skanskas större kontor i Sverige, Finland, Norge och Danmark. I Finland och Norge ingår även fastighetsservice i uppdraget för Skanska. Coor nyligen tecknat nytt avtal på fem år med Skanska om att leverera arbetsplatsservice till kontoren i Stockholm, Göteborg och Malmö.