Jens

IFM vs singel service

De besparingar som görs vid inköp av enstaka tjänster från flera leverantörer kan i längden ätas upp av en stor beställarorganisation och suboptimering mellan tjänsterna. Dessutom sitter kunden själv med det operativa ansvaret för uppdragets utförande. Det blir ofta också svårare att anpassa serviceverksamheten till förändringar i omvärlden. Kanske är det därför integrerade helhetslösningar vinner mark.

FM-branschen är en relativt ung bransch vars ursprung är leverantörer av enstaka servicetjänster som städning och säkerhet. En IFM-leverantör (Integrated Facility Management) däremot tar ett helhetsansvar för ett stort antal tjänster, och inte bara för att utföra utan också för att utveckla och ständigt anpassa dem till kundens förändrade behov.

– Kunden får en utpräglad beställarroll och fattar de strategiska besluten medan vi som IFM-leverantör tillhandahåller en sammansatt serviceleverans, sköter administration, operativ ledning och ger strategiskt stöd, säger Jens Rasmussen, affärsutvecklingschef på Coor.

Jens påpekar dock att olika lösningar passar olika företag. Generellt kan man säga att ju större behovet av förändring, flexibla lösningar och utveckling av servicen är, desto mer finns att vinna på en integrerad helhetslösning.

– För företag där organisationerna är ganska statiska kan outsourcing av enstaka tjänster fungera bra eftersom det inte kräver så mycket förändring i den egna organisationen. Man får dock inte glömma att i takt med att antalet leverantörer ökar kommer beställaren att lägga mer tid på förhandlingar, administration och operativ ledning än vad man kanske hade tänkt sig. Företag som köper enstaka tjänster från ett antal underleverantörer har också ofta en bred beställarorganisation där man ansvarar för egna "stuprör" och upphandlar och sköter just sitt område. Ingen tar ansvar för helheten och tjänsterna levereras och följs upp "stuprörsvis". Risken för suboptimering är stor.

Vad är nyttan med integrerade helhetslösningar?

– Vi ser stora besparingar för kunder som köper IFM. Framförallt kan vi ta vara på tvärgående kunskaper från olika tjänster och allokera personal dit behovet är som störst. Dessutom har vi en gemensam ledning av tjänsterna istället för en manager per tjänst, och det krävs färre beställare hos kunden som dessutom lägger ner mindre resurser, säger Jens Rasmussen.

Det är enklare att förhandla ett avtal jämfört med 20 olika avtal, att ha en kontaktperson i det dagliga, operativa arbetet istället för flera eller att fatta strategiska beslut efter att ha läst en sammanfattande leveransrapport. Kunden sparar tid och resurser, som kan läggas på att utveckla den egna kärnverksamheten istället. En annan fördel är att IFM-leverantörer ofta kan erbjuda sina medarbetare bättre karriärmöjligheter och möjlighet till arbetsrotation.

– Eftersom vi har kontroll över helheten i en IFM-leverans kan vi snabbt och flexibelt anpassa uppdraget till de förändrade behov som uppstår. Ingen vill låsa in sig i stora krångliga avtal över långa tidsperioder och sedan stå maktlös när deras verksamhet eller bransch förändras. Som IFM-leverantör är vi leverantörsoberoende och vi är vana att hitta en optimal produktionsmix som kan variera över tid. Alla våra avtal har en flexibel prismodell, det är varken lönsamt för oss eller för kunden att låsa fast avtalen, säger Jens Rasmussen.

Förutom möjligheten att välja enstaka tjänster eller integrerade helhetslösningar finns en ytterligare möjlighet – att köpa ett antal kombinerade tjänster från en och samma serviceleverantör. Detta passar bra för företag som inte mäktar med att ta ett helhetsgrepp. De affärerna blir ofta optimerade i inköp, men saknar den koordination och flexibilitet som finns i IFM.

– Ju mer ansvar vi får, desto fler idéer om utveckling kan vi lämna tillbaka till uppdraget. Vid enstaka tjänster stirrar man sig blind på vad som ska levereras. Vi fokuserar på och är ansvariga för uppdragets resultat. Det är en stor skillnad.

Vad händer i Norden?

I England började trenden mot bredare serviceupphandlingar redan på 80-talet i och med att OPS (offentligt privat samarbete) slog igenom som ett alternativ för att finansiera byggen av skolor, sjukhus och viss infrastruktur. Även i Norge har OPS drivit på utvecklingen mot fler integrerade helhetslösningar.

I både Finland och Danmark har inköpen dominerats av enstaka tjänster. I Danmark har en stor leverantör av enstaka tjänster drivit branschens utveckling åt det hållet, medan Finland drabbades av ökade besparingskrav i och med Sovjetunionens kollaps. Då var inte marknaden mogen för någonting annat än leverans av enstaka tjänster vilket satte standarden ända tills nu. Intresset för IFM-lösningar ökar dock även här. Att minska antalet underleverantörer är en tydlig trend just nu som löper över alla branscher. Liksom att medelstora företag som förut köpt kombinerade tjänster i större utsträckning väljer IFM.

– Jag är övertygad om att IFM-modellen kommer att bli vanligare i hela Norden, både inom privat och offentlig sektor och för företag av alla storlekar. Det är en trend som kommer att hålla i sig. I takt med att branschen mognar kommer kunderna att ställa högre krav på vad som levererars, hur det levereras och framförallt på resultatet av leveransen, säger Jens Rasmussen.

Har du frågor eller vill veta mer?

Kontakta Jens Rasmussen.

Jens Ebbe Rasmussen

Jens Ebbe Rasmussen

Affärsutveckling & Försäljning, Koncern

+46 (0)10-559 59 62

jensebbe.rasmussen@coor.com