trolle

Våga släppa på kontrollen

För Monica Trolle, Facility manager på Logica, har resan från att köpa enstaka tjänster till enhetlig arbetsplatsservice varit lärorik. En av de största insikterna för en lyckad helhetsleverans är att våga släppa leverantören innanför skalet.

– Om vi förväntar oss synergieffekter och bästa möjliga service utfört på det smartaste sättet så måste vi ge leverantören utrymme att arbeta på sitt eget sätt för att uppnå skalfördelar. Det är ju leverantörens kompetens som är avgörande när vi inleder samarbetet och den måste vi lita på, säger Monica Trolle.

Samarbetet mellan Coor och Logica (dåvarande WM-data) inleddes för tre år sedan när man på Logica skulle ta ett helhetsgrepp kring FM och samtidigt reducera 90 kontor till hälften. Bland annat skulle huvudkontoret flyttas till Nacka och slås ihop med åtta andra kontor, och i samband med det togs ett helt nytt grepp om arbetsplatsservicen. Monica Trolle minns att man samtidigt som alla omorganisationer byggde upp en organisation med beställarkompetens, gjorde upphandlingar, förhandlade avtal och dessutom utbildade sig i vad det innebär att köpa funktionslösningar.

– Det var givetvis ett mycket större projekt än vad vi hade förstått, och vi var ovana beställare av helhetslösningar. Men grundarbetet blev så bra att det här projektet står som mall för kontor på andra orter som går över till samma lösning.

Coor och Logica genomförde ett antal workshops för att utbilda medarbetarna. Monica Trolle är övertygad om att nyckeln till ett framgångsrikt projekt är att alla berörda verkligen förstår vad en funktionslösning är, hur samarbetet ska fungera och vilka vinsterna är.

Varför valde ni att outsourca er serviceverksamhet?

– Det är inte vår styrka att hantera operativa frågor och det är tidsödande att ha många leverantörer. Vi vill inte bemanna internt och vi vill kunna sköta det enkelt. Att Coor dessutom bemannar med eget management är viktigt för oss.
Logica sökte en leverantör som var professionell, seriös, lyhörd men framförallt proaktiv.

– Vi värdesätter att Coor kan använda sina tidigare erfarenheter från andra kunder till förslag som kan komma oss till godo. Men vi ser även positivt på att våra erfarenheter kan hjälpa andra. Alla vinner på delad kunskap.
Coor följer kontinuerligt upp serviceverksamheten med hjälp av fasta nyckeltal och sammanställda leveransrapporter. För Monica Trolle är den dokumentationen lika viktig som de förslag som Coor har för att förbättra verksamheten.

– Eftersom vi har liknande serviceupplägg fast på olika orter så kan vi "benchmarka" mellan våra egna kontor. Det kan annars vara svårt att se enstaka tjänster i helhetslösningar och vad som händer om man skär loss dem.

Därför är det, enligt Monica Trolle, viktigt att ha tjänstebeskrivningar och prismodeller som är levande och inte statiska dokument. Flexibiliteten är avgörande.

– Justera, justera. Det enda vi vet om morgondagen är att den inte ser ut som i dag. En leverantör måste kunna följa med oss på den resan, både i volym och hur tjänsterna utformas. Coor måste förlita sig på sin professionalism och kompetens, och det tycker jag verkligen att de har visat att de gör.

Var sker besparingarna i er helhetsleverans?

– Dels drar vi fördelar av att de personer som är i våra lokaler kan göra fler saker samtidigt och dels minskar vi vår egen tid när vi inte längre behöver handleda personal eller förhandla med flera leverantörer. Dessutom kan Coor leverera mer kostnadseffektivt än leverantörer av enstaka tjänster. Ju fler tjänster vi lägger ut desto större möjligheter får leverantören att hjälpa oss och att leverera funktion på det mest kostnadseffektiva sättet.

Vad ställer en enhetlig serviceleverans för krav på er som beställare?

– Vi måste vara kompetenta och pålästa, veta vad vi vill och vara tydliga med det. Vi måste finnas till hands och vara lika öppna och flexibla som vi kräver att Coor ska vara. Leverantören blir inte bättre än vad kunden är så vi måste vara lika duktiga i vår roll som Coor är i sin.

Fakta om Logica

  • För ett år sedan gick WM-data upp i LogicaCMG-koncernen, en ledande internationell leverantör av it-lösningar, med cirka 40 000 medarbetare i 36 länder, varav cirka 5 500 i Sverige.
  • I Sverige är Logica det största it-tjänsteföretaget, baserat på omsättning (IDC, februari 2008).
  • Logica finns på 41 orter i Sverige