conceptoffice

Concept Office – Coors eget laboratorium

På Coor märker man av ett ökat intresse för nya sätt att se på arbetsmetoder, arbetsplatser och hur de utnyttjas. Ett exempel är Ericsson, som har börjat införa en ny slags arbetsplats, Multiflexoffice. Som serviceleverantör måste Coor ligga steget före.

- För oss är det viktigt att vi till fullo förstår följderna av de nya, flexibla kontoren för att kunna leverera bästa tänkbara service även dit. Därför har vi byggt upp ett eget försökskontor som vi kallar Concept Office. Där testar vi nya smarta sätt att arbeta och prövar olika idéer vars erfarenheter kommer våra kunder till godo, säger Helena Gustafsson, som tillsammans med Carina Hörnfeldt-Bylund är projektledare för Concept Office på Coor.

Experimentet började i februari i år. Då iordningställdes nya fräscha lokaler med ett flexibelt arbetssätt som utgångspunkt.
­- En slutsats vi drog innan vi startade var att folk generellt sett utnyttjar sina arbetsplatser dåligt, och att arbetsplatserna är dåligt anpassade till dagens mobila arbetssätt. Ett tecken på det är att man skriker efter fler konferenslokaler och sammanträdesytor. Det tog vi fasta på i vårt arbete. En annan viktig utgångspunkt var att utnyttja de befintliga lokalerna bättre – även sådant som vi tidigare ansåg vara "dödyta", säger Helena Gustafsson.

kontorOlika behov styr arbetsplatsens utformning

Concept Office är uppdelat i olika behovsområden för att tillfredsställa olika arbetsstilar. I hjärtat av lokalen finns arbetsplatser som är traditionellt utformade i en öppen miljö. Här sätter sig de som tänker sitta och jobba hela dagen på samma plats. Runt omkring omges man av olika mindre områden som Creative area, specialanpassat för arbete i projekt, med höga bord där det är lätt att sprida ut ritningar eller dokument. Ett annat område är Touchdown, en annorlunda arbetsplats utformad runt en pelare och med höga barstolar. Hit kommer de som bara vill docka in och läsa sina mejl mellan möten. Ett tredje område är Wireless comfort area, som är ett avgränsat och informellt utrymme för möten eller enskilt arbete under kortare stunder.
- Sedan har vi även Flexible quiet rooms, för de som har behov av att prata eller jobba ostört och Semifixed area, för de som arbetar med specifika handlingar där det finns höga säkerhetskrav. Kärnfrågan i lokalplaneringen är att försöka planera utifrån hur vi arbetar. Vi har hela tiden ställt oss frågan om det är rätt sorts yta vi har - och om den utnyttjas optimalt.

I testmiljön finns medarbetare med många olika yrkesroller - allt från ekonomipersonal till chefer, kontraktsutvecklare och medarbetare som är projektbaserade. Det har stuckit hål på myten "det kanske passar dem men vi kan inte jobba så". Under resans gång har Coor identifierat tre viktiga hörnstenar.

- Tekniken måste fungera, människorna måste förstå och vilja jobba så här och lokalerna måste vara anpassade. Ska man genomföra detta i större skala så krävs det ett gemensamt engagemang från HR, fastighetsavdelningen och IT, men framförallt så måste det finnas en chef som går i bräschen för det flexibla arbetssättet och det flexibla kontoret.

kontorVad är fördelarna?

Helena berättar att antalet medarbetare har ökat med cirka 25 procent som då satt i en öppen kontorslösning, samtidigt som ytan har minskat med 20 procent. Antalet arbetsplatser med skrivbord har minskat med 33 procent, medan andra alternativa arbetsplatser har ökat med hela 525 procent.

- Vi har på mindre yta fått 68 procent fler arbetsplatser. De betyder att ytan per arbetsplats har minskat med hälften. Trots detta är folk mycket nöjda med kontoret och många tycker att sammanhållning har blivit bättre. Det är lättare att prata med folk, att få kontakt och snabba svar på frågor.

Tanken är att Concept Office ska ligga till grund för ett nytt servicekoncept för flexibla arbetsplatser. Det handlar i första steget om att anpassa arbetsplatsen, som utgår från frågan om vilka vanor, behov och arbetssätt som personalen har samt hur mobila de är i kombination med kunskap om vad som krävs för ett optimalt arbete. Det är viktigt att personalen involveras i förändringarna och att deras oro och farhågor tas på allvar. Sedan sker en anpassning av lokalerna, vilket i sin tur leder till ytoptimering och ett förändrat servicebehov. Gamla tjänster blir överflödiga och nya uppstår. Som en professionell serviceleverantör är det Coors uppgift att förstå dessa förändrade behov och många gånger ligga steget före.

- Exempelvis så måste man ställa annorlunda krav på lokalvård och högre krav på bokningssystemen när fler personer delar på gemensamma resurser och ytor. Vi testar just nu själva ett nytt, mer kvalificerat bokningssystem av de gemensamma resurserna för att veta om vi kan rekommenderar det till kunder med flexibla arbetsplatser.

kontorVad säger kunderna?

- Vi har märkt av ett stort intresse hos våra kunder att se över sina arbetsplatser. Det finns givetvis ett ekonomiskt perspektiv, men även en vilja att modernisera sina arbetsplatser för ökad flexibilitet. Genom att vi nu har möjlighet att själva verka i en modern, flexibel miljö får vi även större möjligheter att kunna bidra med erfarenhet och kvalificerad rådgivning, vilket förhoppningsvis gör oss till en bättre serviceleverantör, säger Helena Gustafsson.

Har du frågor eller vill veta mer?

Kontakta Helena Gustafsson.
tel: +46 8 553 952 87, helena.gustafsson@coor.com