international

Internationella FM-strategier – hett just nu

Den nordiska FM-marknaden mognar gradvis och är på väg mot en ny utvecklingsfas – "multi-site FM/IFM", det vill säga standardiserade FM/IFM-lösningar till flera anläggningar eller kontor regionalt, nationellt eller internationellt. Den FM-ansvarige ställs inför nya utmaningar och krav. Vad ska man tänka på? Vad finns det för för- och nackdelar? Nova ger svaren.

Den relativt unga nordiska FM-marknaden genomgår nu en spännande utveckling, där regionala, nationella eller internationella FM-strategier prövas i allt högre utsträckning. Internationella FM-strategier har sedan flera år tillbaka använts i globala företag baserade i USA och Storbitannien, där FM-marknaden är som mognast. Under 2009 ökade dock intresset markant även bland större verksamheter i Norden, främst från den privata sektorn men också från internationella organisationer, som till exempel försvarsbolag och hjälporganisationer.

FM-branschens utveckling i Norden

I princip alla aktörer – såväl privata som offentliga – har idag nått eller passerat den första fasen på mognadstrappan vilket innebär att de outsourcar en eller några enstaka tjänster till en eller flera externa serviceleverantörer. De tjänster som i första hand outsourcas som enstaka tjänster är lokalvård, avfallshantering, säkerhetstjänster, fastighetsservice och personalrestauranger*.

Den andra fasen i utvecklingen är att samordna flera servicetjänster som behövs i eller omkring en lokal anläggning och hantera dessa som en integrerad helhet. Drivkraften bakom denna utveckling är en insikt om de stora lokala synergier som finns i en serviceverksamhet. Väljer man att samarbeta med en extern specialist faller valet ofta på serviceleverantörer som är specialiserade på att hantera integrerade helhetslösningar – IFM-leverantörer.

IFM-lösningar är idag vanligast inom den privata sektorn men förekommer även inom den offentliga sektorn. Sedan något år tillbaka har allt fler aktörer även nått den tredje fasen på mognadstrappan, som innebär att man väljer standardiserade FM/IFM-lösningar inte bara till en anläggning utan till flera – regionalt, nationellt eller internationellt. Vi kallar det för ”multi-site FM/IFM”.

Det som driver utvecklingen mot ”multi-site FM/IFM”-strategier är en önskan att tillvarata synergier och stordriftsfördelar genom standardisering och stora volymer. Och intresset för den här typen av lösningar blir allt större. Under 2009 kunde vi skönja ett trendbrott bland större företag i hela Norden, som i allt högre utsträckning efterfrågar internationella FM/IFM-lösningar.

Att välja FM-strategi

För att välja FM-strategi måste varje beställare fatta några principiella beslut. Ett av de viktigaste är just graden av centralisering – ska FM-strategin gälla lokalt, nationellt eller internationellt? En av de stora fördelarna med internationella FM-strategier är att standardiseringen av produktionen, arbetssätt, arbetsplatsutformning och/eller servicenivåer på olika anläggningar eller kontor ökar. Det underlättar möjligheten att från centralt håll kunna styra, följa upp och jämföra serviceverksamheter i en stor och geografiskt spridd koncern på ett bra sätt. Det leder också till att administrationen med tiden minskar.

En annan avgörande fråga är om man ska hantera och utveckla servicetjänsterna i egen regi eller i samarbete med specialiserade serviceleverantörer. Här kan man se en tydlig trend mot en ökad outsourcing till externa leverantörer – i såväl privat som offentlig sektor. I Coors marknadsundersökning 2009* uppgav över 50 procent av samtliga respondenter i Sverige, Finland och Danmark att andelen outsourcade servicefunktioner troligen kommer att öka på fem års sikt. Andelen respondenter som trodde på en ökning var störst i den offentliga sektorn. Undersökningen visar också att respondenterna i samtliga länder generellt sett är positiva till outsourcing. På en femgradig skala ligger samtliga medelvärden på 3,59 - 3,77.

Den tredje frågan som en beställare måste ta ställning till är att organisera och hantera serviceverksamheten efter tjänster/tjänsteområden eller efter lokala anläggningar/kontor. Kärnfrågan är hur stora vinster man tror sig kunna göra på volymdrivna skalfördelar jämfört med vinster från lokala synergier. För beställare som funderar på ”multi-site FM/IFM”-lösningar blir denna fråga extra viktig.

Betydande lokala synergier i serviceverksamhet

Logiken bakom att driva en serviceverksamhet skiljer sig väsentligt från logiken bakom inköp av insatsvaror och standardiserat material. Skillnaden ligger i den stora möjligheten till lokala synergier som finns i en serviceverksamhet. De lokala synergivinsterna uppstår genom att samma person utför flera tjänster på samma plats. På ett kontor kan det till exempel vara möjligt för en receptionist att även sköta andra tjänster, som post- eller kaffehantering. De lokala synergierna skiljer sig dock ofta åt mellan olika kontor eller anläggningar. Förutsättningarna och de olika arbetsuppgifterna för receptionisten varierar från plats till plats.

Det är just de betydande lokala synergierna som finns i all serviceverksamhet som förklarar varför IFM-lösningar blir allt vanligare i hela västvärlden. Och ju större och mer komplex en anläggning är desto större är möjligheterna till lokala synergivinster. Den stora nackdelen med att organisera och hantera en FM-organisation efter enstaka tjänster/tjänsteområden är att stordriftsfördelarna äts upp av de minskade möjligheterna att ta tillvara de lokala synergierna.

Låt oss som ett exempel säga att en inköpare väljer att upphandla en receptionisttjänst globalt. Samma tjänst ska tillhandahållas på kontoren i Stockholm, New York, São Paolo och Peking. Kommer någon av receptionerna att bli billigare i drift? Förmodligen har man redan minsta möjliga bemanning i receptionen. Det är därför inte säkert att man kan bli färre med en global upphandling. Snarare är risken att det krävs mer bemanning vilket fördyrar driften.

I kommande nummer av Nova: att rulla ut en internationell FM-strategi

När det gäller servicetjänster är det mycket viktigt att ta hänsyn till nationell lagstiftning och praxis, inte minst inom det arbetsrättsliga området, samt kulturella skillnader. Detta får stora implikationer vid utrullningen av en internationell serviceverksamhet. Vilka implementeringsval finns – och vad bör man tänka på? Detta är frågor som många stora företag i hela Norden funderar på just nu och vi kommer att fördjupa oss i ämnet i kommande nummer av Nova.

Vill du redan nu diskutera frågorna med någon på Coor, kontakta Jens Ebbe Rasmussen.

* Uppgifterna hämtade ur en marknadsundersökning utförd av Demoskop/Coor september 2009.

Jens Ebbe Rasmussen

Jens Ebbe Rasmussen

Affärsutveckling & Försäljning, Koncern

+46 (0)10-559 59 62

jensebbe.rasmussen@coor.com