sofia_bengtsson

Kostnadsallokering – ett viktigt styrinstrument

Frågan om och hur indirekta kostnader ska fördelas ut i en organisation är en viktig styrfråga. Tricket är att hitta en allokeringsprincip som styr verksamheten mot ett optimalt lokalnyttjande och en effektiv resursförbrukning – utan att bli allt för detaljerad och driva för mycket administration.

På Coor Service Management, som har i särklass flest integrerade helhetsuppdrag för större kunder i hela Norden, finns stor kompetens och erfarenhet inom området. Sofia Bengtsson, platschef på Coor, är en av specialisterna.

– I vårt helhetsåtagande ligger bland annat uppgiften att samla ihop kostnaderna för de tjänster vi ansvarar för, exempelvis städ, väktartjänster, sophämtning och snöskottning. Därutöver hanterar vi ibland även andra indirekta kostnader som hyra och energi. Dessa kostnader fördelar vi sedan ut på det sätt som passar kunden bäst, säger Sofia Bengtsson.

Frågan är mycket komplex och Coor måste anpassa arbetet till kundernas olika önskemål, organisationsformer, styrfilosofier och redovisningsprinciper. Målsättningen är alltid att hitta en allokeringsprincip som passar varje kund.

– Vi kan hjälpa våra kunder i diskussionerna om hur allokeringsprincipen bör utformas och även att tillämpa den i praktiken. Vi använder ett effektivt IT-baserat system som stödjer det praktiska allokeringsarbetet på ett bra sätt, berättar Sofia Bengtsson.

Olika allokeringsnycklar

Mindre bolag väljer ofta att bära sina indirekta kostnader centralt eftersom de har andra, mer direkta sätt att kunna styra sin verksamhet. För större verksamheter är dock allokering ett viktigt styrmedel för att optimera lokal- och resursförbrukningen. Den enkla logiken är att en tydlig koppling mellan förbrukning och kostnader ger incitament till en minskad förbrukning.

Kärnfrågan är vilken nivå i organisationen som ska bära kostnaden – och på vilket sätt kostnaden ska fördelas ut. Sofia berättar att det finns mer eller mindre sofistikerade metoder att fördela kostnaderna. Exempel på en mycket enkel metod är att fördela kostnaderna utifrån en verksamhets andel av den totala omsättningen, eller att fördela kostnaderna per ort. Mer detaljerade nycklar är att fördela ut kostnaderna per person (pris per arbetsplats) eller yta (pris per kvadratmeter). Ofta fördelas de indirekta kostnaderna i flera steg, exempelvis per ort eller anläggning och per kvadratmeter.

– När det gäller indirekta kostnader är ytan den enskilt största kostnadsdrivaren, vilket gör att en utnyckling per kvadratmeter är mest rättvist. Detta är också vanligast bland större organisationer idag. De allra flesta har även olika prisklasser för olika typer av ytor, till exempel produktionsytor, kontorsytor, datahallar och lagerytor. Alla dessa miljöer har olika krav på klimatanläggning, underhåll, renhållning, säkerhet och så vidare, vilket ger olika kvadratmeterkostnader, förklarar Sofia.

Tomma ytor är ofta en central angelägenhet

På senare år har det blivit allt vanligare att kostnader för tomma ytor bärs centralt. Förklaringen till det ligger delvis i att långsiktig lokalförsörjning är en fråga som suboptimeras om den decentraliseras, men också i insikten om att det leder till en effektivare lokalförbrukning.

– Lokalförsörjning är en fråga som måste hanteras över en konjunkturcykel och i takt med en verksamhets utveckling. Uppgiften är att tillfredsställa den operativa verksamhetens behov av ändamålsenliga och effektiva lokaler över tid, men samtidigt stimulera återhållsamhet och ett effektivt lokalnyttjande. Att skilja mellan nyttjade och tomma ytor är ett bra sätt att lösa detta på, säger Sofia Bengtsson.

Vill du veta mer?

Kontakta gärna Sofia Bengtsson, platschef på Coor,
tel: +46 8 553 956 43, sofia.bengtsson@coor.com