coor

Välskräddad kontraktsstart

Att ta över en serviceverksamhet som tidigare varit en del av ett annat företag är ett omfattande arbete. Mycket ska falla på plats och förberedas inför kontraktsstarten, samtidigt som den löpande leveransen till kunden inte får påverkas negativt. Och så får man inte glömma den kanske viktigaste frågan: den övertagna medarbetare ska känna sig som Coor-anställd, även om han eller hon arbetar kvar med samma saker, på samma arbetsplats.

Tiden från det att ett nytt avtal är påskrivet och avtalet börjar gälla, kontraktsstarten, är en hektisk och intensiv tid. Det är mycket som ska förberedas och planeras – arbetskläder ska bytas ut, bilar och skyltar ska Coor-profileras, telefonnummer ska bytas, uppkopplingar till nya system och nätverk ska fungera, löneutbetalningar ska komma rätt, avtal skrivas om, nya mejladresser fungera, med mera. Inget får gå fel vid den viktiga kontraktsstarten, som är mycket kritisk.

Den nya leveransen måste skarva i den gamla, men skarven måste vara så välsydd som möjligt för att kundens verksamhet inte ska störas. Och välskräddade kontraktsstarter är något som Coor är bra på. Här kan bolaget stödja sig på en strukturerad och väl beprövad integrationsprocess, baserad på många års erfarenhet av övertaganden av komplexa serviceverksamheter.

Mats Holm, projektledare på Coor– Vi har aldrig misslyckats med en kontraktsstart, vilket vi kan tacka vår väl beprövade integrationsprocess och duktiga projektmedlemmar för. För större integrationer riggar vi alltid upp en projektorganisation där viktiga kompetenser som HR, IT, kommunikation, inköp, ekonomi, miljö och kvalitet ingår. Våra erfarenheter under åren har hjälpt oss att bygga upp nödvändiga rutiner, checklistor och mallar som är till god hjälp i arbetet, säger Mats Holm, projektledare med särskild inriktning mot verksamhetsintegrationer på Coor.

Ny leverantör – och ny arbetsgivare

Det initiala integrationsarbetet syftar till att säkra att serviceleveransen fungerar bra från och med kontraktsstarten. Målet är att beställarens kunder – alla servicekonsumenter i en anläggning eller på ett kontor – inte ska uppleva några negativa konsekvenser av att en ny leverantör är på plats.

– Vi måste planera varje ny kontraktsstart efter de förutsättningar som råder vid varje givet tillfälle. Alla övertagna verksamheter ser olika ut och varje kontraktsstart är därför unik. Ibland påminner de övertagna verksamheterna väldigt mycket om vår, men ibland finns det skillnader. Då måste vi arbeta särskilt mycket med att förklara, förtydliga och motivera. För att nya medarbetare ska kunna lära känna Coor och Coors verksamhet ordnas särskilda informationstillfällen, workshops och utbildningar, berättar Mats Holm.

Bara under de senaste två åren har Coor tagit över drygt 1 000 nya medarbetare från andra serviceverksamheter. Det är viktigt att de nya medarbetarna snabbt kommer in i Coors verksamhet, kultur och sätt att arbeta. En viktig uppgift i integrationsarbetet är att hantera den oro som naturligt kan uppstå i samband med att man ska byta arbetsgivare.

– Att känna oro vid förändringar är helt naturligt, och den försöker vi bemöta genom öppenhet och ett aktivt informationsarbete. Ett av de vanligaste problemen vid förändringar är att folk inte känner sig tillräckligt informerade. Därför jobbar vi aktivt genom olika informationskanaler, inte minst genom särskilda personal- och chefsmöten. Genom att visa upp vilka vi är och öppna möjlighet för dialog och frågor minskar ofta oron, säger Mats Holm.

Vad säger de nya medarbetarna?

Vad säger då medarbetare som kommer till Coor? Mats berättar att oron ofta finns kvar i en övertagen verksamhet under en tid, men att den brukar avta ganska snabbt. Detta kan avläsas i Coors årliga medarbetarundersökning, där det tydligt framgår att medarbetare med tiden blir allt mer nöjda med Coor som arbetsgivare.

– Det är otroligt roligt att se nya medarbetare som trivs hos oss. Faktum är att det finns många som blommar upp och känner sig mer som hemma hos en arbetsgivare som har service som kärnverksamhet. Det är kanske första gången de tillhör en kärnverksamhet där de blir den viktigaste funktionen i företaget. De känner sig viktiga och sedda, vilket naturligtvis är roligt att höra, avslutar Mats Holm.

Läs Tre nya berättar

Fem tips för en lyckad integration

  • Dedikerad och engagerad projektorganisation
    Det är viktigt att sätta av rätt resurser och tid för integrationsarbetet, som stundom är väldigt intensivt. Projektmedlemmarna ska också ha tillräckligt med kompetens och erfarenhet för att kunna genomföra ett lyckosamt projekt.
  • Noggrann planering – men hög flexibilitet
    Noggrann planering utifrån checklistor och mallar underlättar arbetet och minimerar risken för problem vid kontraktsstarten. Samtidigt måste det finnas en flexibilitet och en beredskap att snabb kunna agera då svårigheter uppstår.
  • Samordning och löpande uppföljning
    Det är viktigt att integrationsarbetet samordnas väl. Det är många aktiviteter som pågår och de är alla mer eller mindre avhängiga av varandra. Regelbundna uppföljningsmöten med hela projektgruppen är nödvändiga och säkerställer att inget faller mellan stolarna.
  • Nära och god dialog med kunden
    Ett lyckat integrationsprojekt kräver ett nära samarbete med kunden, inte minst för att få den kundspecifika information man behöver för att förstå de unika förutsättningar som finns i det aktuella projektet.
  • Aktiv information och möjlighet till dialog
    Det är viktigt att de medarbetare som ska byta arbetsgivare är väl informerade om vad som händer under projektets gång. Öppenhet och aktiv information är ofta nyckeln till framgång.