annacarin grandin

Var beredd när vinden vänder!

Vi ser nu allt fler tecken på att konjunkturen börjar vända efter den värsta lågkonjunkturen på över 70 år. Många företag har haft en svår tid med vikande försäljning och neddragningar, men måste nu börja förbereda sig inför en ökad orderingång. Nya utmaningar stundar, som kräver planering och god beredskap. Är du beredd?

Vi kommer att minnas 2009 som ett år av internationell lågkonjunktur. I en artikelserie i Nova 2008 skrev vi om vad man som beställare bör tänka på i en lågkonjunktur*. Nu följer vi upp temat genom att ställa oss frågan vad man ska tänka på när vinden vänder. AnnaCarin Grandin, affärsenhetschef på Coor i Sverige, har handskats med många toppar och dalar tillsammans med olika kunder genom åren, och tycker att beredskap inför konjunkturuppgångar ofta underskattas.

Planera i tid

– Det är naturligt att man blir försiktig efter en lågkonjunktur, samtidigt som det är otroligt viktigt att förbereda sig inför en tillväxt i god tid. När det väl har vänt får det inte finnas några flaskhalsar. Finns tillräckliga ytor för utvidgad verksamhet? Finns tillräcklig service för en ökad bemanning och produktion? Kan vi erbjuda en bättre arbetsmiljö för att kunna konkurrera om arbetskraft? Genom en nära dialog med kunderna bidrar vi med våra erfarenheter och försöker uppmärksamma kritiska frågeställningar i ett tidigt skede, säger AnnaCarin Grandin.

Att vara ute i god tid är något som AnnaCarin tycker är särskilt viktigt. Vissa omställningsmoment behöver tid, vilket förutsätter ett bra samarbete mellan serviceorganisationen och den operativa verksamheten. Ett bra tips är att planera för olika scenarier.

– Tillsammans med våra kunder utarbetar vi ofta handlingsplaner för ett antal scenarier utifrån olika hastigheter i ekonomins återhämtning. På så vis blir både vi och våra kunder väl förberedda, säger AnnaCarin Grandin.

Nivå och volym – efter kostym

All serviceverksamhet måste löpande anpassas till förändringar i kärnverksamheten, både när det gäller volym och hur tjänsterna utformas. I varje läge behöver alla FM-beställare hitta en bra balans mellan en effektiv, produktiv och attraktiv servicenivå. I en konjunkturnedgång läggs ofta störst vikt vid effektivitet, men vid en högkonjunktur blir produktivitet och attraktivitet viktigare, vilket ofta leder till högre servicenivåer.

– Servicenivåer och volymer måste anpassas efter kostymen. Vi har ett stort ansvar för den verksamhet vi bedriver och måste vara ett gott stöd till våra kunder både i svåra och goda tider, säger AnnaCarin Grandin.

Om en kund behöver minska sina kostnader, menar AnnaCarin Grandin att Coor måste bidra till det genom att ompröva vissa tjänster och aktivt föreslå leveransförändringar – även om det sker på bekostnad av Coors egen leverans.

– Vissa bastjänster är förstås svåra att dra ner på, men temporärt kan man acceptera färre interna postturer, minskade förråd och lager eller kanske färre rengöringstillfällen av vissa ytor. En serviceleverans kan inte vara statisk. I en högkonjunktur måste vi å andra sidan hjälpa våra kunder och proaktivt komma med idéer och förslag som bidrar till att öka kundens produktionstakt och optimera deras verksamhet, säger AnnaCarin.

Ett konkret problem som ofta uppstår vid en konjunkturuppgång är lokaloptimering. Många företag har gjort sig av med överflödiga utrymmen under lågkonjunkturen och när konjunkturen vänder kan det vara svårt att få den tillgängliga lokalytan att klara en snabb tillväxt. Resultatet blir att man optimerar sina ytor genom att förtäta personalen – men ibland på fel sätt.

– Att förtäta personalen är ibland nödvändigt, men det är viktigt att göra det rätt och utan att göra avkall på trivseln. Här kan Coor bidra med djupa kunskaper om fastigheternas kapacitet och ytoptimering, inte minst genom våra egna erfarenheter av flexibla, moderna kontorslösningar. Vi kan också hjälpa till vid upphandling av nya lokaler, vilket vi har stor erfarenhet av, säger AnnaCarin Grandin.

Flexibilitet ger trygghet när det svänger

En av förutsättningarna för ett smidigt samarbete mellan beställare och en serviceleverantör är en flexibel affärsmodell, som gör att serviceleveransen automatiskt anpassas till volymförändringar i beställarens verksamhet. Coors rörliga prismodell är något som kanske inte alltid värderas så högt vid avtalsskrivningen, men som i längden är något som uppskattas desto mer.

– Vår flexibla affärsmodell gör att vi slipper prisdiskussioner på grund av att servicebehovet växlar – något som annars har en tendens att skapa irritation och kräva energi. Med vår rörliga prissättning får vi en följsamhet som våra kunder i längden värdesätter oerhört mycket. Jag tror att vår flexibilitet, följsamhet och stora lojalitet med våra kunder är en av anledningarna till att de i så stor utsträckning väljer att samarbeta med oss – och att de ofta förlänger sina kontrakt, säger AnnaCarin Grandin.

* Artiklarna om service i lågkonjunktur som publicerades i Nova 2008 hittar du här: