wretskog

”Ju starkare beställare, desto bättre service”

FM-marknaden mognar i hela Norden, vilket påverkar såväl leverantörer som beställare. Överlag har beställarnas kompetens utvecklats vilket gör dem till bättre på att styra sin serviceverksamhet. Grundläggande för en effektiv service är en tydlig FM-strategi och en stark beställarorganisation.

Ulf Wretskog kallar sig själv för "en av de gamla rävarna" på Coor. Sedan augusti i år är han VD för Coors finska verksamhet, men i bagaget har han med sig nästan tio år som operativ chef i Coors svenska verksamhet. Ulf är i Finland minst fyra dagar i veckan men har familjen kvar i Sverige, och Nova träffar honom på Coors huvudkontor i Stockholm. Vi ska prata om beställarorganisationer – väl fungerande beställarorganisationer.

– Jag har sett mycket under min tid på Coor, säger Ulf Wretskog. Generellt sett tycker jag att beställarna har mognat betydligt under de senaste åren. För tio år sedan var det främst leverantörerna som drev utvecklingen framåt, men nu har beställarna helt klart kommit ikapp. Idag tar nästan alla större aktörer FM-frågorna på stort allvar och arbetar på olika sätt aktivt med att anpassa, utveckla och effektivisera sin FM-organisation, säger Ulf Wretskog.

Vad utmärker en bra beställarorganisation?

Ulf tänker efter en stund, och säger sedan att det egentligen finns två grundläggande kriterier; en tydlig strategi och en stark beställare. Med tydlig strategi menar han ett tydligt uppdrag från verksamhetens ledning. Det handlar om att ha en övergripande idé med sin FM-verksamhet kopplad till verksamhetens övriga affärsmässiga utmaningar. Det kan till exempel handla om sänkta kostnadsnivåer, ökade eller jämnare (standardiserade) kvalitetsnivåer, ökad produktionstakt, ökad långsiktig hållbarhet eller kanske starkare varumärke.

– Om FM-uppdraget är tydligt ökar naturligtvis förutsättningarna för att kunna styra och driva FM-verksamheten rätt. Detta gäller både om man väljer att driva sin verksamhet i egen regi eller med hjälp av specialiserade serviceleverantörer, säger Ulf.

Med en stark beställare menar Ulf en tydlig FM-organisation med ett klart definierat ansvar och mandat. Organisationen och mandatet ska vara tydligt, både i den egna verksamheten och gentemot eventuella serviceleverantörer.

– En bra FM-organisation innebär att ansvaret är centraliserat, till exempel till en FM-chef, fastighetschef, CFO, administrativ chef eller en inköpschef, och att organisationsstrukturen är tydlig. Detta kan vara svårt att införa, särskilt i starkt decentraliserade organisationer, men FM-frågorna bedrivs helt klart bäst och mest effektivt på det sättet. Ju starkare beställare, desto bättre service, säger Ulf.

Vilken organisationsstruktur fungerar bäst?

I princip kan organisationsstrukturen vara geografiskt eller funktionellt indelad. Eftersom Ulf är en stark förespråkare av integrerade FM-lösningar (IFM) är han övertygad om att den geografiskt indelade FM-organisationen är den bästa.

– All erfarenhet tyder på att det är bättre och mer effektivt att hantera FM-tjänsterna samlat och att jobba med lokala synergier. Det är den insikten som driver allt fler större bolag mot IFM-lösningar. Men jag vill framhålla att det är bättre att ha en funktionellt indelad FM-organisation med tydligt ansvar jämfört med en organisation med otydlig eller spridd ansvarsfördelning. Då blir det svårjobbat – både för beställaren och utförarorganisationen. Man går miste om betydande stordriftsfördelar och synergieffekter, samtidigt som det är svårare att bedriva ett proaktivt utvecklingsarbete.

En av de stora fördelarna med en tydlig organisationsstruktur är att det blir enklare att skilja de strategiska frågorna från de taktiska och operativa.

– Ansvaret för de strategiska frågorna ska ligga på en tydlig beställare, och sedan ska det finnas en utförarorganisation som ansvarar för att leverera i enlighet med den lagda strategin. Riktigt vassa beställarorganisationer är noga med detta, säger Ulf.

Hur ser drömbeställaren ut?

Ulf menar att drömbeställaren på sätt och vis också är mardrömsbeställaren:

– Drömbeställaren uppfyller alla kriterier för en bra beställarorganisation. FM-strategin och organisationen är glasklar, och det strategiska ansvaret är helt frånkopplat från utförarorganisationen. I dessa organisationer blir kravet på oss som leverantör helt klart större, och vi måste jobba hårdare med att ständigt utveckla, effektivisera och förbättra vår leverans. Det är självklart väldigt tufft, samtidigt som det är oerhört stimulerande. Det är i leveransen till dessa kunder vår kompetens och proaktivitet sätts på störst prov. I alla leveranser måste vi alltid kunna visa att vi tillför våra kunder ett mervärde, men i dessa leveranser blir det allra tydligast, säger Ulf.

Vill du veta mer?

Kontakta gärna Ulf Wretskog.

Ulf Wretskog

Ulf Wretskog

VD, Sverige

+46 (0)10-559 59 40

ulf.wretskog@coor.com