house

Ordning och reda i fastighetsbeståndet

Ordning och reda är en förutsättning för en effektiv teknisk fastighetsförvaltning. Coor har utvecklat en särskild arbetsmetodik för detta ändamål, som bland annat användes i samband med att Coor inledde ett nytt samarbete med AB Sandvik år 2008.

Att optimera fastighetsförvaltningen så att byggnadens värde bibehålls över tid kräver ett strukturerat arbetssätt. Coor förvaltar och sköter ett fastighetsbestånd på över 10 000 000 kvm, och för att kunna stödja kunderna på bästa sätt har en systematisk metod för teknisk förvaltning tagits fram.

– I grund och botten handlar det om ordning och reda, och för att kunna garantera det är vår systematiska metod ett utmärkt redskap, säger Anders Eriksson, tjänsteutvecklare på Coor med särskild inriktning mot teknisk förvaltning av fastigheter.

En viktig förutsättning för ett proaktivt och kvalitetssäkert fastighetsarbete är att ha en aktuell och heltäckande nulägesbild av alla byggnader och installationer som ingår i det aktuella uppdraget. Varje nytt samarbete bör därför inledas med en inventering och statusbesiktning av de objekt som ingår i avtalet.

– Med en uppdaterad och strukturerad nulägesbild kan vi i samråd med kunden analysera fastighetsbeståndet, göra nödvändiga prioriteringar och lägga upp underhållsplaner – på kort och lång sikt. Dels planerar vi mer akuta åtgärder, dels planerar vi renoveringsbehov och åtgärder på flera års sikt. En underhållsplan kan vara mellan fem och tjugo år, och uppdateras normalt årligen. Detta gör att våra kunder får en bra överblick över framtida kostnader och investeringsbehov, berättar Anders.

Nulägesanalysen är också en viktig utgångspunkt för det förebyggande underhållet, som matas in i Coors IT-baserade verksamhetsledningssystem. Fördelen med att få in alla objekt och underhållsåtgärder i systemet gör att arbetsordrar genereras automatiskt, vilket säkerställer kvalitet i leveransen och underlättar mobila lösningar, till exempel kopplingar till handdatorer. Även felavhjälpande underhåll registreras löpande. Fördelen med det är att kostnadsuppföljningen för alla objekt blir god.

– Vårt ansvar är att hjälpa våra kunder att få en god överblick över allt som behöver göras, och att prioritera och planera fastighetsunderhållet rätt. Vi har de system och den metodik som krävs, vilket tillsammans med kundens kunskap om det egna beståndet resulterar i ett optimalt fastighetsunderhåll, avslutar Anders.

Sandvik – ett gott exempel

Sedan 2008 levererar Coor ett 30-tal tjänster inom arbetsplats-, fastighets- och produktionsservice till AB Sandvik. Exempel på tjänster som ingår i uppdraget är industrisanering, avfallshantering, fastighetsdrift, utemiljö, lokalvård, reception, konferens, kaffemaskiner, växel och catering. AB Sandviks huvudkontor ligger mycket vackert beläget i Sandviken, cirka två mil väster om Gävle. Här finns runt 200 byggnader, som totalt utgör cirka 600 000 kvm, av varierande ålder och skick. Vissa av fastigheterna är mycket gamla och dessutom Q-märkta, vilket ställer särskilda krav på förvaltningen.

En av de första åtgärderna som Coor vidtog när samarbetet påbörjades var att inventera och besiktiga alla befintliga fastigheter. Det var ett omfattande arbete som pågick i fyra månader, och som delvis genomfördes i samarbete med en extern konsult.

Guy Drottler, Coor Service Management– Enligt avtalet ska vi ansvara för tillsyn och skötsel samt felavhjälpande underhåll, medan Sandvik ska ansvara för det planerade underhållet. För att inga diskussioner ska uppstå om vad som ska räknas som felavhjälpande eller planerat underhåll, var det en fördel att vi tog hjälp av en oberoende part för att genomföra själva statusbesiktningarna, säger Guy Drottler, kontraktschef på Coor.

Arbetet genomfördes i nära samarbete med Sandviks FM-organisation.

Arnold Silverhult, FM-chef på Sandvik Materials Technology– Statusbesiktningarna gav oss en bra och övergripande bild över vilket underhållsbehov som Sandviks fastighetsbestånd kräver. Det finns en del eftersatt underhåll i fastighetsbeståndet, och med insikt om det har vi tagit fram en långsiktig rullande femårsplan för underhållsåtgärder, säger Arnold Silverhult, enhetschef för FM på Sandvik Materials Technology.

De övergripande femårsplanerna revideras varje år, samtidigt som konkreta ettårsplaner läggs fast.

– När vi diskuterar vilka åtgärder som ska utföras varje år väger vi det långsiktiga underhållsbehovet mot behov från verksamheten och andra aktuella förutsättningar. Eftersom Sandviks FM-organisation i huvudsak utgörs av beställarkompetens och tjänsteägare lägger vi ut underhållsarbetet på olika entreprenörer, berättar Arnold.

Arnold Silverhult tycker att statusbeskrivningarna och de strukturerade, långsiktiga underhållsplanerna är till stor nytta:

– Vi har idag en mycket bra uppfattning av underhållsbehovet inom fastighetsbeståndet och en konkret plan där nödvändiga åtgärder och kostnadsuppskattningar framgår. Detta är till stor hjälp i vårt arbete med Sandviks fastighetsbestånd.

Vill du veta mer om vårt fastighetskoncept?

Kontakta gärna Anders Eriksson.

Anders Eriksson

Anders Eriksson

Tjänsteutvecklare

+46 8 553 959 69

anders.eriksson@coor.com