mail

Intelligent posthantering

Nya sätt att arbeta kräver moderna och flexibla miljöer. Det ställer även krav på arbetssätt och rutiner. Coor har sedan två år arbetat i sin egen testmiljö ”Concept Office” för att kunna ge kvalificerad rådgivning till sina kunder. Just nu testar man nya postrutiner för att modernisera och anpassa leveransen till en flexibel kontorslösning.

Att dagarna var räknade för brev och pappersutskick är det kanske många som trott. Icke, svarar Mårten Lagerstedt, ansvarig för post- och gods bland annat på Coors huvudkontor i Solna, Stockholm.

- Det är i stort sett samma mängd post som skickas nu som innan mejlen slog igenom stort. Skillnaden är bara vilken typ av information som skickas brevledes i dag. Nu är det mycket direktadresserad reklam som kommer med posten.

Med en konstant postmängd och en ökad mobilitet hos medarbetarna behövs en ny typ av flexibel postleverans. På Coor testas därför just nu ett nytt postsystem där all post registreras vid ankomst med ett unikt nummer som kopplas ihop med mottagaren. Sedan bärs posten ut en gång om dagen till en poststation eller skickas till en extern adress enligt mottagarens önskemål. Har du fått post får du en notifikation, via mejl eller sms, med numret på försändelsen och namnet på poststationen.

- Det bästa med systemet är att jag som användare kan gå in och styra vart jag vill ha min post. Kommer jag att sitta en period på ett annat kontor eller ute hos kund skriver jag bara in adressen dit posten ska sändas. Blir jag sjuk eller är på semester anger jag vem som ska få posten istället, säger Mårten Lagerstedt.

Som användare kan man också enkelt välja bort exempelvis reklamutskick, som då sorteras ut. I framtiden finns planer att kunna styra om man vill släppa igenom utskick från en viss leverantör, men inte från andra.

- Vi på postavdelningen ser massvis med möjligheter att få en effektivare, smartare och mer miljövänlig posthantering. Vi kan exempelvis ta på oss att avregistrera personer från reklamutskick de inte vill ha, säger Mårten Lagerstedt.

I en första fas testas nu systemet på hemmaplan. Man analyserar profiler på användarbeteenden, hur fort mottagarna hämtar sin post, hur länge den ska få ligga kvar, hur post som inte blir hämtad hanteras och så vidare. Längre fram har man tankar på att ange vem avsändaren är eller scanna in kuverten för att filtrera enligt användarnas behov.

Helena Gustafsson, projektledare för Concept Office på Coor, ser fram emot att få utvärdera försöket efter två månader.

- Tanken är att vi ska skapa ett system som vilken kund som helst kan använda. Det ska vara lätthanterligt och ha en snabb uppstartsfas. Trots sitt enkla utförande kommer flexibiliteten i systemet att bidra till en påtagligt bättre arbetsplatsservice.

Vad gäller Concept Office så fortsätter det framgångsrika laboratoriet att utveckla och testa flexibla arbetssätt. På Coor upplever man att det finns ett stort intresse från kunder att skapa effektivare ytor samt ändamålsenliga arbetsplatser. Många kunder kommer på studiebesök och vill få hjälp med att införa flexibla kontorslösningar.

- När vi får en förfrågan från en kund använder vi all vår kunskap för att hjälpa till. För att ett projekt ska lyckas är det viktigt att frågan är förankrad i ledningsgruppen. Sedan börjar vi titta på specifika avdelningar och hur ser deras arbetsstilar och behov av arbetsplatser ser ut, att cheferna är tillräckligt engagerade och vilka vinster man kan förvänta sig.

När Concept Office startade lyckades man öka antalet arbetsplatser med 68 procent, och det på en mindre yta. Det betyder att ytan per arbetsplats minskade med hälften. Dessutom var medarbetarna mycket nöjda med kontoret och tyckte att det var lättare att prata och få kontakt med folk eller att snabbt få svar på frågor. Helt enkelt ett mer effektiv sätt att arbeta, särskilt i projekt, där ledtiderna kan kapas ordentligt.

- Vi jobbar stenhårt med att mäta beläggningen, både i Concept Office och i övriga lokaler. Genom att se över ytorna en gång i timmen under en två veckors period mäter vi om arbetsplatsen används eller om det finns "sign of life". På så sätt får vi en mycket klar bild av hur arbetsplatserna används och vilka flaskhalsar som finns.

En stor vinst med Concept Office har varit att personer som kommer in för att arbeta under kortare perioder inte hamnar på undantag utan får en plats som är likvärdig alla andras.

- Vi har märkt att folk kommer hit från andra kontor för att sitta här ett tag om de har möten på stan under dagen. Det är roligt att kunna erbjuda en inspirerande miljö som också underlättar kontakten mellan kollegor, säger Helena Gustafsson.

Vill du veta mer om Coors nya posthanteringskoncept eller arbete med nya, flexibla kontorslösningar?

Kontakta gärna Helena Gustavsson, kontraktsutvecklare på Coor, på telefon + 46 8 553 952 87 eller mejl helena.gustafsson@coor.com

Läs tidigare artiklar som publicerats om flexibla arbetssätt.

Läs artikeln " Concept Office – Coors eget laboratorium" i Nova nr 2/2009
Läs artikeln "Kontors(r)evolutionen" i Nova nr 2/2009