coor

Recept på en lyckad internationell FM-strategi

Allt fler internationella verksamheter väljer att koppla ett internationellt perspektiv på sina FM-frågor. Microsoft är ett exempel. Här berättar Mette Pilgren, Facility Manager på Microsoft, och Christer Olsson, ansvarig för internationella projekt på Coor, om vad som krävs för att genomföra en internationell strategi lokalt.

Christer Olsson, ansvarig för internationella projekt på Coor Service Management.I många fall är de globala FM-strategierna allt för rigida och utvecklade utifrån förutsättningarna som gäller på bolagets hemmamarknad. Detta menar Christer Olsson, ansvarig för internationella projekt på Coor som har haft stor insyn i många internationella upphandlingar de senaste åren.

– Det måste finnas utrymme för anpassning till lokala förutsättningar. Jag har sett många exempel på att man driver centraliseringen för långt. Detta gäller inte bara operativa lösningar utan även vissa villkorsfrågor som exempelvis ansvarsfrågor. Här måste det finnas en viss flexibilitet för att FM-strategin ska fungera bra i de enskilda länderna.

Christer Olsson pratar också om problemet med bristande lokal förankring. Han tror att det är nyckeln till att lyckas med en global strategi.

– Mycket tid och pengar skulle sparas om de lokala FM-organisationerna involverades tidigt i processen med att utforma och genomföra en internationell strategi. Detta är viktigt ur två aspekter, dels för att fånga upp skillnader i tradition, behov och struktur tidigt, men också för att fånga den lokala organisationens engagemang och förståelse.

Global koncern med ett globalt perspektiv

Ett exempel på en global koncern som har ett globalt perspektiv på FM-frågorna är IT-koncernen Microsoft. Det första steget togs i juli 2007, då en renodlad, global FM-organisation infördes. Tidigare var FM-frågorna decentraliserade till varje land och organiserades tillsammans med Inköp och Resor.

Mette Pilgren, Facility Manager på Microsoft i Danmark.Mette Pilgren tillträdde som Facility Manager på Microsoft med ansvar för Danmark och Island i februari 2008. Hon håller med om att det är viktigt att ge ett visst inflytande till de enskilda länderna, även om hon tycker att det är naturligt att arbeta internationellt med FM-frågor.

– I globala verksamheter styrs många frågor genom centrala riktlinjer. Graden av styrning varierar dock för olika frågor, och när det gäller FM är det viktigt att ta hänsyn till olikheter i kulturer, historik och vanor.

Mette Pilgren tycker att Microsoft lämnar en "rimligt stor" frihet åt de lokala FM-organisationerna. Den lokala Facility Managern är fri att välja grad av outsourcing och leverantör, men får centralt upphandlingsstöd. Det finns standardiserade riktlinjer för juridiska villkorsfrågor, som exempelvis löptid, betalningsvillkor och uppsägningstider, som dock tillåter lokala avsteg.

– På Microsoft outsourcas nästan all FM-verksamhet, även om det finns något undantag. Här i Danmark har vi valt en integrerad FM-lösning (IFM), vilket också är vanligast inom Microsoft-koncernen. Jag får ett bra stöd från centralt håll vid upphandlingen, men är fri att välja den bästa lösningen för oss här i Danmark.

Den centrala uppföljningen är också i viss utsträckning centraliserad. Varannan månad rapporterar Mette Pilgren in höjd- och lågpunkter, besparingar, kostnader samt vissa nyckeltal som sedan används i en global benchmark. Härigenom erhålls ett bra underlag för spridning av best practise inom koncernen.

Nästa steg i Microsofts globala FM-strategi är att koppla ett mer enhetligt grepp om tjänster och servicenivåer. Det pågår just nu ett arbete inom detta område.

- Även här kommer koncernen att lämna en viss frihetsgrad till länderna. Målet är att styra upp servicenivåerna till 80 – 90 procent. Det känns som en bra fördelning, säger Mette Pilgren.

På frågan hur man som lokal Facility Manager bäst kan förbereda sig för ett smidigt genomförande av en internationell FM-strategi säger Mette Pilgren att det viktigaste är att bidra med kunskap om de lokala förutsättningarna, samtidigt som man måste förstå de önskemål och krav som finns centralt.

- I min roll är en av mina viktigaste uppgifter att ha ett bra lokalt nätverk och en god dialog med den danska ledningen. Sedan måste jag balansera de önskemål och krav som finns lokalt och samtidigt ta hänsyn till de centrala riktlinjerna. Det har hittills inte varit några problem.

Vill du fortsätta diskutera internationella FM-lösningar?

Kontakta gärna Jens-Ebbe Rasmussen.

Läs mer:

Denna artikel avslutar en artikelserie om tre som handlar om internationella FM-strategier. I Nova nr 2/2010 presenterades den första, "Internationella FM-strategier – hett just nu", där för- och nackdelar med olika sätt att hantera FM-frågor i internationella organisationer diskuteras. En viktig slutsats är att det finns betydande lokala synergier inom all FM-verksamhet. I Nova nr 3/2010 publicerades artikeln "Tänk globalt, agera lokalt", som handlar om vad man ska tänka på när man formulerar en internationell FM-strategi.

Läs artikeln "Internationella FM-strategier – hett just nu" i Nova nr 2/2010

Läs artikeln "Tänk globalt – agera lokalt" i Nova nr 3/2010

Jens Ebbe Rasmussen

Jens Ebbe Rasmussen

Affärsutveckling & Försäljning, Koncern

+46 (0)10-559 59 62

jensebbe.rasmussen@coor.com