Pussel

En bra deal är en bra deal

Integrerade servicelösningar leder till kostnadsbesparingar, professionell utveckling av tjänster, ökad effektivitet och bibehållet fokus på sin kärnverksamhet. Något som både privata företag och industrin har förstått och nyttjar. Varför påstås offentlig sektor halka efter och är det verkligen så?

Stefan Karlsson, Senior Manager på Pwc− Först och främst måste man komma ihåg att offentlig sektor är ett samlat begrepp för många olika verksamheter som styrs av politiskt sammansatta organisationer och som finansieras med offentliga medel. Det är allt från statliga verk och bolag till landsting och kommuner, säger Stefan Karlsson, Senior Manager på Pwc.

För att få en uppfattning om storleken på den offentliga sektor, så värderar Sveriges kommuner och landsting (SKL) den offentliga marknaden till cirka 820 miljarder kronor, inklusive de över 2 000 offentligägda bolagens inköp som är någonstans runt 300 miljarder kronor. Av de 100 företag som har störst omsättning på den offentliga marknaden finns några som är facility management-leverantörer. Totalt köper den offentliga sektorn städning och service för cirka åtta miljarder kronor per år.

− Offentlig sektor är alltså ingen ovan inköpare av enstaka servicetjänster, men osäkerheten och bristen på erfarenhet tillsammans med de formella kraven i lagstiftningen om offentlig upphandling bidrar till att fortsätta driva verksamheten i egen regi. Även om företrädarna för den offentliga verksamheten förstår att man kan minska kostnader och höja effektivitet och kvalitet vid en rätt genomförd outsourcing, säger Stefan Karlsson.

Leif Arvered, affärsenhetschef på CoorLeif Arvered, affärsenhetschef på Coor och ansvarig för ett flertal av Coors avtal med statliga bolag och landsting, håller med och tycker att fler behöver utveckla sin beställarroll.

− Kunden måste ha en kompetent beställare, som kan sätta upp tydliga krav- och behovsbilder samt förmedla sina förväntningar. Dessutom behöver man tänka funktion framför frekvens, beställa en ren toalett istället för städning av toaletten fem gånger om dagen, säger Leif Arvered.

Även om utvecklingen går långsamt tycker dock Leif att det finns ett tilltagande intresse för integrerade servicelösningar även inom den offentliga sektorn. Detta märks i hela Norden, men särskilt i Sverige och Danmark. Leif tror att anledningen är att fördelarna med att bedriva FM-tjänster integrerat är så stor. Kunskap och kompetens från andra projekt genererar effektiva lösningar, och lokala synergier i kombination med större volymer ger lägre pris.

− En annan fördel med integrerade servicetjänster är den flexibilitet som kunden får. Jag tror också att det finns stora fördelar för en beställare att bara ha en kontraktspart att förhandla med. Har de valt att köpa enstaka servicetjänster så måste de själva förhandla med alla sina olika leverantörer, säger Leif Arvered.

Coor har idag flera avtal med offentliga verksamheter, till exempel Landstinget i Östergötland, Landstinget Gävleborg, Vattenfall, (Ringhals), DR (Danmarks Radio), Nya Karolinska Solna, Trafikverket.

Med Landstinget i Östergötland har Coor ett avtal innehållande fyra större serviceområden där man utför olika vårdnära servicetjänster i Norrköping och Linköping. En av framgångsfaktorerna i detta avtal, förutom en kompetent beställarorganisation, tror Leif Arvered är att man tillsammans med kunden har utvecklat en bra struktur för kommunikation med strategiska, taktiska och operativa möten.

− Vi har tillsammans tagit fram en strategisk kundplan där kunden förmedlar sina förväntningar och vi sätter upp aktiviteterna för att möta de uppsatta målen. Vi försöker framförallt att frigöra tid för vård. Vårdpersonal är utbildade till att vårda inte plocka upp lager, köra patienter, laga mat eller städa. De tjänsterna tar vi över.

Ringhals och Coor har haft ett långt och framgångsrikt samarbete. På Ringhals kommer säkerhet i det främsta rummet och verksamhetens huvuduppgift är att producera och leverera elenergi.

− Vårt uppdrag kräver en hög nivå avseende alla våra kompetenser, men också att vi är duktiga på att kommunicera, förstå behov och följa upp leveransen på ett tydligt sätt. Ett gemensamt synsätt för våra gemensamma mål.

Det är givetvis önskvärt att ha så få uppehåll som möjligt i produktionen, men fyra gånger om året genomför man revisioner på Ringhals, en tid för underhåll per reaktor. Då stängs verksamheten ner i fyra veckor för renoveringar och rengöring.

− Under revisionerna har vi 300-400 medarbetare på plats för att genomföra arbetet på ett planerat och säkert sätt. Det är en lång process, cirka fyra veckor, innan nya medarbetare får tillträde till Ringhals. Så det gäller att planera minutiöst och hela tiden kommunicera, säger Leif Arvered. Att arbeta på ett kärnkraftverk innebär att alla våra medarbetare ska efterleva många regler och bestämmelser och sätta säkerheten främst.

Trafikverket är en annan stor kund inom offentlig sektor där Coor har förvaltat 200 tågstationer från mellersta Sverige ner till Skåne de senaste fem åren. Nu har samarbetet utökats och ett nytt kontrakt är påskrivet där Coor ska leverera arbetsplatsservice till alla Trafikverkets kontor på över 57 orter i landet.

− I de kontrakt vi har med bolag eller myndigheter inom offentlig sektor märker jag ingen större skillnad jämfört med den privata sektorn. Man har samma frågeställningar och söker effektivitet och utveckling med hög kvalitet som mål. Man vill ha utvecklingsplaner och sätta nyckeltal för att mäta verkningsgraden, säger Leif Arvered.

Även om inställningen ofta är positiv gentemot outsourcing och integrerade servicetjänster så är sanningen att man blir begränsade av olika lagstiftning. Lagstiftning som är till för att skydda medborgarna, myndigheterna och leverantörerna.

Stefan Karlsson tycker sig dock se ett ökat intresse även från kommuner att handla upp samlade servicetjänster.
- Kommunerna utvecklar sina metoder att hantera lagstiftning och regelsystem och erfarenheter sprids mellan dem. Dessutom finns det många inom den offentliga sektorn och organisationer som för fram omfattande kritik mot krångliga regelverk i sig samt hur de tillämpas. Kritiken går ut på att det endast är större företag som kan tävla om uppdragen och SKL varnar för att juridiskt krångel blir kontraproduktivt och hindrar affärer. Regeringen och Konkurrensverket hävdar att problemen ofta hänger på att upphandling inte prioriteras tillräckligt av kommuner och landsting.

Leif Arvered har också noterat att man även inom offentlig sektor tar hjälp av externa konsulter i upphandlingar av mer komplexa tjänster.

− Eftersom det finns en stor osäkerhet i branschen så är vi noga med att lyfta fram goda exempel på vårt arbete och hur vi har hjälpt andra. Bra referenser kan undanröja lite av obeslutsamheten.

Tidigare artiklar som publicerats om integrerade helhetslösningar:

Mogna kunder ser till helheten

Med service i sin dna

Kontakta oss:

Är du nyfiken på vilken nytta integrerade servicelösningar kan göra för dig, kontakta gärna Sofia Johansson +48 9 553 950 00 (sofia.johansson@coor.com).