People

Flytta smart

Börja i tid, planera, samordna, kommunicera och informera – det är formeln för en framgångsrik flytt. Oavsett om det handlar om stora flyttprojekt eller enstaka arbetsplatser.

Jonas Carvbo, projektledare på CoorJonas Carvbo, projektledare på Coor, har sedan tio år tillbaka deltagit och koordinerat flyttprojekt för mer än 20 000 personer om året, allt från en person till 1 500 personer åt gången.

– Med så stora volymer förstod vi snabbt att vi behövde ta fram en fungerande process, med tillhörande checklistor, för hur en flytt ska gå till. Processen har blivit en garant för projektets genomförande och checklistorna utgör vår egenkontroll som säkerställer arbetets kvalitet.

Jonas Carvbo vet vad som krävs för ett lyckat uppdrag. Planera flytten ordentligt, se till att det finns tid och utrymme för att förbereda. Använd processer och checklistor. Börja kommunicera i god tid. Förstå hur en större omflyttning påverkar medarbetare och arbetsklimat.

– I dag finns det ofta organisatoriska förändringar med i bilden vid flyttprojekt. Vi bör komma in i ett tidigt skede för att kunna bidra och påverka projektets utfall. Det måste även finnas ett samförstånd mellan oss och beställaren, vi måste förstå kundens krav och behov för att kunna möta dessa, säger Carvbo.

En stor flytt väcker ofta många känslor, särskilt om företaget även omorganiserar. Vissa medarbetare blir oroliga, andra bryr sig inte alls. De gånger flyttprojekt inte lyckas har man oftast inte lagt tillräcklig möda på att informera och kommunicera inför projektet. Tala om vilka förväntningar som finns och hur resultatet ska bli.

– Ibland har företag extremt starka kulturer som även är knutna till specifika geografiska platser. Vid sådana flyttar för vi en dialog långt innan om all väsentlig fakta; hur det kommer att se ut, vad det finns för faciliteter eller hur kommunikationerna fungerar. Internkommunikationen är extremt viktig i sådana projekt, säger Jonas Carvbo.

Nya arbetssätt och bättre teknisk prestanda har förändrat trenden för flyttar. För tio år sedan packade man ner allt i en medarbetares rum vilket blev otroliga volymer. I dag tror Jonas Carvbo att den volymen snarare är en tiondel.

– Vi har gått från cellkontor till öppna landskap och nu vidare till ”free seating” där medarbetarna inte längre har en dedikerad arbetsplats. Förut hade varje medarbetare åtta till tio flyttlådor med personliga tillhörigheter, i dag är den siffran nere på två. Den verkligheten justerar vi våra processer mot.

Tidigare låg fokus på den fysiska flytten eftersom det var det mest komplexa. I dag väger de psykosociala aspekterna tyngre. Nya miljöer påverkar medarbetarna och deras arbetssätt. Utvecklingen och bättre prestanda har lett till att arbetsgivarna har insett att de måste anpassa sig. Ge medarbetarna möjligheten att jobba varifrån dem vill, gå från att varje person har en specifik arbetsplats till att folk rör sig fritt.

– Företag använder i dag sina lokaler mer optimalt och sparar på detta sätt in stora kostnader, det är viktigt att medarbetarna förstår hela sammanhanget utan att känna sig förminskade.

När flyttvolymerna minskar, minskar även kostnaderna. Dessutom minskar slitage på fastigheter och möbler. Även om företagen nu lägger ner mer tid på planering av flyttarna så är det tid man får igen mångfalt efteråt.

Förutom att Coor kan bidra med sina processer och erfarenheter till flyttprojekt så har man granskat, konkurrensutsatt och upphandlat pålitliga entreprenörer.

- Vi lägger fokus på att bevaka hela flyttbranschen. Dessutom har vi alltid en enda ansvarig huvudprojektledare för att underlätta kontaktvägarna för kunden. Det ska vara enkelt att vända sig till oss, avslutar Jonas Carvbo.

Tänk på att:

  • Börja tidigt.
  • Planera, planera och planera.
  • Samsyn över vad som ska levereras.
  • En tydlig kommunikationsplan.
  • Föra kommunikationen i rätt forum med rätt personer.
  • Informera hela tiden om vad som sker – både om det sker enligt plan men även det som avviker.
  • Ha resurser på plats efter inflyttningen, dels från flyttprojektet men även från den organisation som ska leverera service i kommande förvaltning.
  • Vilka påverkas av flytten, vilka behöver vi involvera, exempelvis it-leverantörer eller fastighetsägare.

Undvik att:

  • Avvika från processen.
  • Påbörja planeringen för snävt in på projektstart.
  • Missa samordningen i projektet.