Outsourcingskola del 1 – Hur skriver man bra avtal?

Outsourcingskolan är vårt nya fasta inslag i Nova. Vi vill bidra till smartare affärer och dela med oss av den kunskap och erfarenhet som vi samlat på oss under årens lopp. Därför kommer vi att låta våra sakexperter förklara och delge sina bästa tips och knep. I varje nummer av Nova kommer vi att beröra och förklara olika byggstenar i en outsourcingaffär.

Erik Strümpel, chefsjurist på CoorVad ska man tänka på när man skriver serviceavtal som leder till väl fungerande samarbeten? Erik Strümpel, chefsjurist på Coor, har medverkat i flera av Coors större avtalsskrivningar sedan 2004. Här delar han med sig av sina erfarenheter.

Tydlighet

Att avtalet är tydligt är en förutsättning för ett väl fungerande avtal. Båda parter måste förstå det som står i avtalet, och om någonting är komplicerat måste man beskriva det ordentligt. Avtalet ska vara så tydligt att även personer som inte varit inblandade i avtalsdiskussionerna ska kunna förstå avtalet. Det är därför viktigt att avsätta tillräckligt mycket tid för förhandling och att skriva själva avtalet. Att anlita en jurist för att hjälpa till att skriva ett tydligt och sammanhängande avtal sparar som regel mycket tid och pengar.

Nöjda parter

Ett framgångsrikt outsourcingavtal är ett avtal som båda parter vill förlänga när avtalstiden närmar sig sitt slut och det bygger på att båda parter är nöjda. En viktig faktor för att uppnå detta är att avtalet är balanserat och tillgodoser båda parters intressen. Även om någon absolut rättvisa inte går att uppnå är det viktigt att inte den ena parten blir överkörd eller känner sig lurad. Målsättningen vid alla avtalsförhandlingar är att båda parter ska känna sig nöjda med avtalet.

Reglerad samverkan under avtalstiden

Att avtala om outsourcing av servicetjänster innebär ofta att parterna träder in i ett långsiktigt samarbete. I avtalet ingår vanligtvis villkor om flexibilitet, besparingar, utvecklingsåtaganden för leverantören med mera. För att dessa villkor ska vara möjliga att genomföra måste kunden och leverantören samverka. Samverkan behöver ske både på operativ nivå för den dagliga driften och på en mer strategisk nivå. Avtalet bör därför ange med vilken regelbundenhet parterna ska träffas, vilka personer som ska delta på vilka möten och vilka frågor som ska diskuteras på respektive möte. Lyckas parterna med denna samverkan finns goda förutsättningar för avtalet blir framgångsrikt – under hela avtalstiden.

Tänk på:

  • Avsätt tillräckligt med tid till att förhandla och skriva avtal
  • Skriv tydliga avtal som går att förstå även för andra än de som skrivit avtalen
  • Reglera i avtalet att parterna regelbundet ska träffas för att diskutera leveransen etc.
  • För att ett outsourcingavtal ska bli framgångsrikt måste parterna samarbeta.