Office

Alla behöver en work space manager

Vårt sätt att definiera en arbetsplats håller på att förändras. Arbete är inte längre en fysisk plats utan kan snarare betraktas som ett antal olika aktiviteter som ska utföras.

En bra arbetsplats i dag måste stödja de aktiviteterna. För att lyckas med att hitta kostnadseffektiva och samtidigt fungerande arbetsplatser skapar allt fler företag en ny roll med ansvar för helheten – en work space manager.

Utvecklingen av våra arbetsplatser är inne i ett dogmskifte, dels på grund av ny, modern teknik, men även för att vi samarbetar på nya sätt. Nya arbetssätt resulterar ofta i halvtomma kontor och i genomsnitt står hälften av alla arbetsplatser tomma en vanlig arbetsdag. Personalen är på möte, ute hos kund, på resande fot eller jobbar hemifrån.

Erik Sörnäs, ansvarig för kompetenscenter space management på Coor Service Management, konstaterar att vanliga kontorslandskap sällan stöttar medarbetarnas behov.
− De är sterila, folk boxar in sig och arbetsplatser står ofta tomma. Med tanke på att lokalkostnader, näst efter personalkostnader, är den största kostnaden för många kunskapsföretag finns stora pengar att spara genom att hitta former för att bättre utnyttja lokalerna.

Lösningen är att skapa någon form av flexkontor eller aktivitetsbaserade arbetsplatser. Det betyder att hela kontoret är en medarbetares arbetsplats, och att man skapar utrymme för olika aktiviteter och behov, exempelvis skrivbordszoner, touch down-ytor, tysta rum, samtalsrum, mötesrum och projektrum. Medarbetarna arbetar flexibelt och tillbringar en del av sin arbetstid på olika platser. Bara ett fåtal har personliga kontorsarbetsplatser.

− För att skapa en bra lösning måste någon se till att ytorna används bättre och anpassas efter verksamheten, en work space manager. Denna roll axlas bäst av någon från den interna facility management-organisationen, som har ingående kunskap om de egna lokalerna. För att lyckas är det också viktigt att man är en duktig projektledare som kan genomdriva små eller stora förändringsprojekt, säger Erik Sörnäs.

Om vi räknar på att en arbetsplats i storstadsregionerna kostar 90 000 kronor per år finns det stora besparingar att göra.

Erik Sörnäs, Ansvarig för kompetenscenter Space Management, Coor Service Management

Oftast finns det olika avdelningar på ett och samma våningsplan, men som har helt olika behov i sitt vardagliga arbete. Vissa funktioner kan kräva avskildhet, exempelvis juridik, HR och ekonomi, medan en utvecklingsavdelning behöver en kreativ miljö med mycket gemensamma ytor och en säljavdelning förmodligen kan vara tätare men behöver mer telefonytor.

− En viktig förutsättning för att en work space manager ska lyckas med sitt uppdrag är ett tydligt mandat från ledningen. Dessutom måste man vara en bra kommunikatör som kan förklara varför förändringarna genomförs och hur det ska gå till. Det företag som vill införa en mer aktiv arbetsplats måste också på allvar involvera de anställda, säger Erik Sörnäs.

Att ändra arbetssätt och ställa det gamla kontorslandskapet på ända kräver mycket arbete, men rätt planerat och genomfört kommer det att bidra till såväl ökad produktivitet som väsentliga kostnadsbesparingar. Erik Sörnäs rekommenderar att man börjar med att mäta.

− Det är viktigt att ta reda på hur det ser ut i utgångsläget. Detta görs genom att under en period registrera vilka platser som är tomma, vilka som används eller vilka som visar livstecken. Mätningarna kan göras manuellt eller med hjälp av sensorer.

När man kan verifiera alla siffror och vet hur beläggningen på arbetsplatsen ser ut tas ett underlag för dimensionering fram. Detta visar hur många anställda som kan arbeta på ytan om man inför att aktivt kontor. Sedan går man vidare och testar konceptet i en mindre skala, exempelvis på en del av ett våningsplan. Det är viktigt att mäta både före och efter, men framförallt ta reda på vad medarbetarna tycker och har för behov. Att på ett tidigt stadium involvera berörda medarbetare är viktigt för att förändringen ska lyckas.

− På Coor har vi vårt eget laboratorium, concept office, där vi själva testar olika varianter av flexkontor. Vi engagerade berörd personal tidigt, och fortsatte även att diskutera trivselfrågor efter införandet. Nya ytor kräver nya förhållningssätt och det är viktigt att komma fram till vilka spelreglerna är tillsammans.

Det finns en besparingspotential för alla verksamheter med kontorsarbetsplatser, och i de fall kontorsytan per anställd är stor är besparingspotentialen över 30 procent. Därutöver ökar ofta medarbetarnöjdheten samtidigt som sjukfrånvaron minskar, vilket är fördelar som ger stora indirekta vinster.

- Om vi räknar på att en arbetsplats i storstadsregionerna kostar 90 000 kronor per år (inklusive lokal- och servicekostnader) finns det stora besparingar att göra. Pengar som istället kan investeras i företagets kärnverksamhet, och som definitivt motiverar en work space manager, säger Erik Sörnäs.

Framgångsfaktorer för en work space manager:

  • Tydligt mandat från ledningen
  • God kännedom om de egna lokalernas möjligheter
  • Involvera medarbetarna och förstå deras behov
  • Kommunicera vad som händer och varför
  • Initiera en bra dialog med facket
  • Säkerställ att alla enhetschefer är med på tåget och kan leda sina medarbetare under förändringsprojektet

Framgångsfaktorer för en övergång till aktivitetsbaserade kontor:

  • Tydliga mål och tydligt ledarskap
  • Dialog – involvering
  • Respekt – tålamod
  • Prova – utveckla
  • Utvärdera
  • Utforma kontoret efter de behov som finns
  • Säkerställ att tekniklösningarna stödjer ett flexibelt arbetssätt

Läs tidigare artiklar om Concept Office

Concept Office – Coors eget laboratorium
Kontors(r)evolutionen

Kontakta gärna också Erik Sörnäs.

Erik Sörsnäs

Erik Sörnäs

Ansvarig kompetenscenter Work Space Management

+46 (0)10-559 52 74

erik.sornas@coor.com