Flexibla kontor – så funkar det

Hur är det att arbeta aktivitetsbaserat på ett flexibelt kontor? Nova ställde frågan till Carina Hörnfelt Bylund, som var med om att implementera Coors eget konceptkontor Concept Office år 2009, och som sedan dess själv har arbetat där.

Carina Hörnfeldt Bylund, projektledare på Coor Service Management och ansvarig för införandet av Concept Office.Carina Hörnfeldt Bylund, projektledare på Coor Service Management och ansvarig för införandet av Concept Office.

Vad var den största utmaningen i början?

Att få människor att släppa tanken på en egen arbetsplats, att förlora sin privata sfär. Många upplevde att det var svårt att tänka om, att börja sin dag vid sitt skåp och inte vid sitt skrivbord. De flesta var oroliga för hur det skulle bli med ljudnivån och om det skulle finnas någon ledig plats på morgonen. Utmaningen var verkligen att förändra folks beteende och se till att de ändå kände trygghet under processens gång.

Vilka fördelar kommer med fria platser?

Vi har blivit mer sammansvetsade som grupp. Själv tycker jag att jag får en bättre inblick i vår verksamhet när jag lyssnar till många olika samtal. Det skapar synergieffekter och ett mer kreativt klimat, framförallt för att lokalerna tillåter informella möten på de många gemensamma ytorna.

Hur lyckas man med ett flexibelt kontor?

Tekniken och lokalerna måste stötta medarbetarna och verksamhetens behov, men medarbetarna måste också förstå och vilja utnyttja det till fullo. Att ständigt kommunicera, öppna upp för dialog och ha en arbetsplatskultur där man gemensamt sätter reglerna för lokalerna är andra viktiga aspekter. Enligt min mening måste man följa upp hur reglerna följs, om folk börjar återgå till sina gamla vanor och beteenden har man snart inga lediga arbetsplatser att tillgå.

När startskottet gick för Concept Office bad jag alla om tålamod och förklarade att vi skulle testa konceptet för att se om det fungerar och att vi annars måste hitta en annan lösning. Det är även viktigt att avdramatisera förändringen och få människor att känna sig bekväma i sin nya arbetsmiljö.

Två månader efter flytten tog vi temperaturen på folks känslor inför deras nya kontor och frågade om de ville gå tillbaka till fasta arbetsplatser. Det visade sig att majoriteten (alla utom en eller två personer) inte vill ha tillbaka fasta sittplatser utan hade förstått och anammat det nya sättet.

Vad är ditt råd om folk är oroliga för flexibla arbetsplatser?

Först och främst så måste man ta den oron på allvar och lyssna ordentligt. Efter flytten hade vi regelbundna möten vid "idétavlan", där medarbetarna satte upp post-it lappar med saker som oroade eller frågor man hade. Vid varje möte diskuterades och prioriterades alla frågor. I början var tavlan full med lappar; det var frågor om skrivbordens storlek, om det fanns tillräckligt många arbetsplatser, hur vi handskas med personliga tillhörigheter och hur vi möter särskilda behov, exempelvis arbetsplatser med två skärmar. Vi betade av frågorna i prioritetsordning. Dock visade det sig att många frågor som gällde särskilda behov löste sig med tiden i och med att många behov faktiskt avtog i takt med att det förändrade arbetssättet satte sig.

Vill du flytta tillbaka till en fast arbetsplats igen?

Aldrig! Nu har vi lätt till samarbete och det känns som att jag fått fler kollegor. Jag älskar känslan av att börja dagen med ett rent skrivbord, vilket gör mitt arbete mer effektivt. Fria arbetsplatser är ett modernt sätt att arbeta som stöttar det ökade behovet av samarbete och som frigör utrymme för mötesrum och gemensamma utrymmen.

Flexibla arbetsplatser ger möjligheten att välja och påverka var och hur man arbetar. Behöver jag en tyst arbetsplats i dag eller vill jag bli inspireras av mina kollegor?

Har cheferna flexibla arbetsplatser?

Det är viktigt att chefer agerar förebilder och föregår med gott exempel, alla chefer ska ha fria arbetsplatser. Hur ska man annars kunna motivera andra att genomgå en förändring. Dessutom sitter chefer sällan stilla vid ett skrivbord, det ingår i deras roll att vara på språng.

Läs tidigare artiklar om Concept Office

Concept Office – Coors eget laboratorium
Kontors(r)evolutionen

Kontakta gärna också Erik Sörnäs.

Erik Sörsnäs

Erik Sörnäs

Ansvarig kompetenscenter Work Space Management

+46 (0)10-559 52 74

erik.sornas@coor.com

carina

Carina Hörnfelt-Bylund

Kontraktsutvecklare

+46 (0)10-559 57 40

carina.hornfeldt-bylund@coor.com