tetrisoffice

Coor flyttar in i framtiden

I Nova har vi skrivit mycket om aktivitetsbaserade arbetsplatser – ett område där Coor har ledande kompetens. För Coors egen del blev teori praktik i och med Concept Office, en försöksmiljö för ett flexibelt kontor. Nu tar Coor steget fullt ut när flyttlasset går till Kista. I november kommer 250 medarbetare att arbeta aktivitetsbaserat i anpassade lokaler.

Förra våren började jakten på de nya lokalerna. Först utvärderades ett 40-tal alternativ som ganska snabbt kunde dras ner till 15. Till slut återstod fyra – fem alternativ som matchades mot ett antal kriterier.

− Vi vill sitta på ett plan och ha en öppen planlösning. Vi behövde minst 3 000 kvadratmeter yta. Sedan kom kriterier som bra kommunikationer, bra service i huset och i närområde och givetvis läget. Men det absolut viktigaste var hur pass anpassningsbara lokalerna var för vår verksamhet. Vi jobbar med service och vill visa vad det innebär att ligga i framkant inom arbetsplatsservice, säger Leif Eliasson, huvudprojektledare för Coors flytt till nytt huvudkontor.

Till slut fastnade man för lokaler i Kista Entré som nu byggs om i samarbete med fastighetsvärden Vasakronan. Genom att ifrågasätta det traditionella kontoret och göra en bedömning utifrån medarbetarnas behov och beläggning kan Coor minska kontorets yta med 1 000 kvadratmeter från nuvarande 4 200 kvadratmeter.

− Vi har tagit avstamp i Concept Office som vi drivit sedan 2009. Genom att intervjua de medarbetare som testat miljön har vi tagit till oss värdefull kunskap om framgångsfaktorer och fallgropar. Vi har även genomfört beläggningsmätningar med hjälp av ett nytt system kopplat till värmescensorer som fästs under skrivborden. I de nya lokalerna tar vi den idén längre genom en mobilapplikation där medarbetarna kan se var det finns lediga platser.

Våra ledord för att skapa det bästa tänkbara kontoret är; funktionellt, flexibelt, modernt, trovärdigt och kostnadseffektivt.

Leif Eliasson, Huvudprojektledare, Coor

Beläggningsmätningarna ger en bra förståelse för hur dagens kontorsutrymmen utnyttjas och vilka steg som kan tas för att effektivisera ytan. Men för att få ett holistiskt perspektiv på alla olika typer av ytor och behov har djupintervjuer med chefer gjorts. Cheferna har i intervjuerna bland annat beskrivit hur man jobbar inom gruppen, vilka typer av möten man har, behov av förvaring och vilka typer av arbetsplatser och teknik kontoret behöver för att stödja deras arbetssätt.

− Djupintervjuerna hjälpte oss att ta fram en flexfaktor med värden mellan 0,4 och 1, där 1 är en arbetsplats per medarbetare och 0,4 väldigt flexibel. Olika grupper har olika behov och vissa behöver tillgång till fysiska saker, exempelvis så behöver vår telefoni- och kundtjänst en fast arbetsplats så deras flexfaktor är 1. Detta kan jämföras med säljorganisationen, som ofta är på möten ute hos kund och har en betydligt lägre flexfaktor.

Baserat på denna undersökning har sedan en arkitekt tagit fram en layout och möblering med olika zoner: touchdown (ytor där man kan docka in och läsa sina mejl mellan möten), teamarbetsplatser, skrivbord, samtalsmöbler, telefonhytter, mötesrum, tystrum, sociala ytor och en särskild säkerhetsklassad yta.

− Våra ledord för att skapa det bästa tänkbara kontoret är; funktionellt, flexibelt, modernt, trovärdigt och kostnadseffektivt. Det betyder att det finns en tanke bakom allt vi planerar, bygger och inreder. Ingenting lämnas åt slumpen, säger Leif Eliasson.

Tanken är att kontoret ska inspirera och boosta medarbetarna. När man går till Coors kontor ska man tänka att här är det kul att jobba. Inte bara för att lokalerna är utformade för att underlätta den dagliga verksamheten utan också för att de är anpassade för spontana möten och för att underlätta kontakt. Leif Eliasson menar att man utgår från människorna.

− Vi kommer exempelvis att ha en lounge/caféyta som ska inbjuda till att sitta ner och arbeta ensam eller i grupp. Receptionen kommer inte att fungera som traditionellt utan vara en öppen yta med ett stort hallbord där vi ska skapa liv och puls. Bland annat kommer hallbordet ha infällda läsplattor så att besökarna själva kan beställa taxi.

En viktig faktor för ett väl fungerande kontor är smarta och genomtänkta tekniska lösningar. Att allt fungerar på ett enkelt och smidigt sätt. Exempelvis så har det trådlösa nätverket så väl tilltagen kapacitet att det fungerar som huvudnät och den fasta uppkopplingen blir back-up. Sedan kommer man att integrera olika system för att bygga in funktion i vardagen, exempelvis så kopplas bokningssystemet ihop med dörrlåsen på mötesrummen så att de som ska närvara vid mötet kan öppna dörren. Om ingen har öppnat dörren inom en kvart släpps bokningen och rummet blir bokningsbart på en digital skärm utanför.

− Det här projektet tvingar oss till teknisk utveckling tidigare än vad vi annars hade tänkt oss. Vi har till exempel ett uttalat mål att gå från papper till digitalt, det betyder att vi ska lösa digitalisering av dokument för alla enheter. För vissa enheter är det enkelt, för andra kommer det att bli en utmaning, men en genomförbar sådan, säger Leif Eliasson.

Ett projekt – nio delprojekt

I Nova kommer vi att fortsätta följa projektet fram till inflyttningen. I varje nummer kommer vi att göra en djupdykning i några av delprojekten och ge ett sammandrag av de viktigaste bitarna i varje delmoment.

Projektet har följande delprojekt:

  • Utformning – layout av lokalen och inredningen
  • Förändringsarbetet – när man flyttar från ett gammalt kontor till ett aktivitetsbaserat innebär det förändringar. Man går från mitt till vårat.
  • Kommunikation/information – informera, extern skyltning (branding), utställningar i tre olika faser för att medarbetarna ska förstå hur resultatet blir.
  • Ombyggnad – genomförandet av ombyggnaden och hantering av gränssnittet mot fastighetsvärden.
  • Säkerhet – det fysiska skalskyddet, brandskydd och tillgängligheten till konferensrum samt delar av lokalen.
  • IT – infrastruktur, att vi har lösningar som stödjer vårt nya arbetssätt till exempel trådlösa nätverk, att arbetsplatserna är lika utrustade och telefoni (växlar, konferenstelefoni och mobiltelefoni).
  • AV – audiovisuellutrustning i konferensrum, receptionsskärmar och även ute i kontorsmiljön.
  • Serviceleverans – utformning av tjänster i lokalen, hur servicen ska fungera, post levereras och så vidare.
  • Flytt och avveckling

Vill du veta mer? Kontakta oss

Vill du veta mer om de moderna beläggningsmätningarna som görs med hjälp av värmescensorer? Kontakta Erik Sörnäs.

Vill du veta mer om hur man förbereder berörd personal inför en stor förändring av arbetsplatsernas utformning (till exempel vid införandet av aktivitetsbaserade arbetsplatser)? Kontakta Carina Hörnfelt-Bylund eller Leif Eliasson.

LeifEliasson

Leif Eliasson

Projektledare

+46 (0)10-559 52 70

leif.eliasson@coor.com

Erik Sörsnäs

Erik Sörnäs

Ansvarig kompetenscenter Work Space Management

+46 (0)10-559 52 74

erik.sornas@coor.com

carina

Carina Hörnfelt-Bylund

Kontraktsutvecklare

+46 (0)10-559 57 40

carina.hornfeldt-bylund@coor.com