flexare

Nu går vi från mitt till vårt

I början av november kommer alla Coors medarbetare på huvudkontoret börja sin dag vid ett skåp istället för en egen arbetsplats. Det nya kontoret i Kista stöder ett aktivitetsbaserat arbetssätt fullt ut. Flexibla arbetsplatser är en stor omställning, som kräver mod, ärlighet och dialog.

Redan 2009 införde Coor ett konceptkontor, "Concept Office", i en del av Solnakontoret med Carina Hörnfeldt Bylund som projektledare. När nu Coor tar steget fullt ut och inför ett aktivitetsbaserat arbetssätt för samtliga medarbetare på det nya huvudkontoret har Carina projektlett delprojektet "Inredning och förändringsarbete".

− Eftersom jag har medverkat till att införa och även jobbat i vårt tidigare "Concept Office" var det naturligt att delta i arbetet med att vidareutveckla vårt koncept till det nya huvudkontoret. Att jag förstår vad förändringen innebär är en stor fördel i mitt arbete med att förbereda mina kollegor på vad som väntar, säger Carina Hörnfelt Bylund.

Utformas för att motsvara behov

Carina var mycket aktiv i den inledande analysfasen, då Coor genom beläggningsmätningar och intervjuer med chefer och medarbetare försökte förstå hur det nya kontoret skulle utformas för att motsvara de behov och det arbetssätt som medarbetarna har i dag.

− Framförallt saknade vi olika mötesplatser. Vårt nuvarande kontor stimulerar inte samarbete och kunskapsöverföring. Vi kunde också konstatera att antalet kontorsarbetsplatser över en vecka var klart överdimensionerade och platser ofta stod tomma.

I dag utför vi ungefär 50 procent av det dagliga arbete enskilt och 50 procent i samarbete med andra.

Carina Hörnfelt-Bylund, Projektledare, Coor

Utifrån resultatet har Carina sedan i nära samarbete med en extern inredningsarkitekt planerat det nya kontorets ytor där knappt 250 personer har sin huvudsakliga placering. Utöver detta tillkommer ett antal tillresande kollegor och externa besökare. För dessa finns totalt drygt 360 möjliga arbetsplatser, varav 179 är skrivbordsarbetsplatser. Resten är möjligheter till arbete i ljuddämpande fåtöljer, soffgrupper, teambord (med olika hög sittning) och touch-down-platser. Därtill kommer mötesrum och mötesplatser i olika storlekar och för olika ändamål.

− I dag utför vi ungefär 50 procent av det dagliga arbete enskilt och 50 procent i samarbete med andra. Vi har också försökt hitta lösningar både för arbetsuppgifter som kräver hög koncentration och arbete som kräver lägre koncentration, både för enskilt arbete och för samarbetet. Det ska finnas arbetsplatser för alla typer av behov och samarbeten.

Samarbeten och möteskultur

Samarbeten och möteskultur är något som Carina pratar mycket om. Att skapa olika mötesplatser för olika typer av samverkan har varit centralt när det nya kontoret har utformats, och för att det ska fungera måste inredning, teknik och beteenden samspela.

− Tidigare har vi bara erbjudit kontorsarbetsplatser, ett café och traditionella mötesrum. Det nya kontoret ger oss helt nya förutsättningar. Jag känner mig trygg i kontorets utformning, utmaningen ligger i att jobba på att ändra vårt mötesbeteende. Det blir inte bara ett nytt kontor – det blir nya mötesplatser.

Carina Hörnfelt Bylund har jobbat aktivt sedan i våras med att förbereda sina kollegor på de förändrade arbetssätt och mötesbeteenden som kommer.

− Nyckeln till framgång ligger i information, dialog och delaktighet. Information om hur kontoret kommer att se ut och fungera har vi spridit via ett särskilt flyttrum i vår serviceportal där vi samlar all information. Sedan i augusti har vi också haft en liten utställning i cafeterian, där vi visar lokalernas lay-out, bilder och prover samt har monterat upp en arbetsplatsstation. Vi har också genomfört ett antal frukostmöten med olika innehåll och fokusområden.

Information om hur arbetssättet förändrats har man främst jobbat med i mindre grupper och med cheferna. Att involvera cheferna är avgörande i allt förändringsarbete.

För att skapa delaktighet har alla medarbetare fått jobba tillsammans med de gemensamma förhållningsregler som ska gälla på det nya kontoret. Det kan handla om små men viktiga saker som om det är ok att prata i telefon i en öppen yta eller om man får äta varm mat vid skrivborden.

− I alla öppna kontorslösningar måste man vara överens om spelreglerna. Man får inte glömma att min arbetsplats också är min kollegas arbetsplats. Eftersom vi på Coor suttit i öppna lösningar tidigare tror jag att det är självklart för många av oss, men det kan vara ett problem om man tidigare har haft cellkontor.

Under hela resan har också medarbetarna löpande kunnat ställa frågor till flyttgruppen, antingen via sin chef eller via en särskild frågebrevlåda.

− Vi får in en eller ett par frågor i veckan, och därigenom ser vi vad medarbetarna funderar över vilket vi försöker ta hänsyn till när vi planerar våra stormöten, berättar Carina Hörnfelt Bylund.

Trots att medarbetarna har förberetts på bästa möjliga sätt tror Carina att det kommer att ta ett tag innan alla har vant sig vid det nya arbetssättet.

− Min erfarenhet är att det tar upp till ett år innan gamla vanor har tvättats bort. Det är viktigt att fortsätta lyssna på medarbetarna även efter flytten, och att hålla regelbundna möten för att följa upp hur kontoret används, diskutera problem och fortsätta utveckla konceptet. I alla förändringsprojekt måste man igenom förändringskurvans olika faser, men genom att fånga upp och bemöta reaktioner och oro kan man förkorta kurvan och kapa dalarna för så många som möjligt.

Läs tidigare artiklar om Concept Office

Flexibla kontor – så funkar det

Concept Office – Coors eget laboratorium

Kontors(r)evolutionen

carina

Carina Hörnfelt-Bylund

Kontraktsutvecklare

+46 (0)10-559 57 40

carina.hornfeldt-bylund@coor.com