Så får vi rent på våra skolor

Det pågår en debatt om smutsen i våra skolor, och fokus har varit på den snåla städningen av skoltoaletter som leder till vantrivsel bland elever. Grunden till bra städning läggs redan i upphandlingen av tjänsten. Här beskriver vi de viktigaste stegen.

Specialisten kommenterar

Sten Mortensen, en av flera lokalvårdsexperter på Coor, har stor erfarenhet både av rollen som upphandlare och av att skriva och räkna på anbud. Hans erfarenhet är att det finns en viss typ av misstag som ofta återkommer vid upphandling av lokalvårdstjänster. Misstag som enkelt skulle kunna undvikas. Här berättar han hur.

Hur blir man en bra lokalvårdsbeställare?

Det vanligaste misstaget är att beställaren underskattar komplexitet i tjänsten och saknar förståelse för vad som krävs. Därför skriver man ett bristfälligt underlag och får följaktligen inte rätt och jämförbara offerter från leverantörerna. Det är viktigt att ge processen tid, de flesta beställare underskattar hur lång tid det tar att ställa iordning ett bra underlag. Det är inte ovanligt att beställare drabbas av tidsbrist och skickar ut ett underlag som inte är komplett. Problemet är att man då får vad man bäddar för. Det betyder även att man som beställare måste ha rätt kompetens eller insikt nog att förstå om man inte har det. Givetvis kan inte alla vara experter på lokalvårdstjänster eller hur de ska upphandlas, men då måste man hyra in den kompetensen och ta hjälp.

Det vanligaste misstaget är att beställaren underskattar komplexitet i tjänsten och saknar förståelse för vad som krävs.

Sten Mortensen, Lokalvårdsexpert, Coor

En annan väsentlig del är att ha kontroll över sina nyckeltal; bruttoyta, nettoyta och städyta. Väldigt få företag har uppdaterade förteckningar över detta eller förståelse för hur de olika nyckeltalen skiljer sig från varandra. Bruttoytan är hela ytan från yttervägg till yttervägg, nettoytan är de kvadratmeter som blir kvar när man plockar bort mellanväggar, hisschakt, förråd och annat som inte ska städas. Städytan är, de facto, den yta som ska städas, och den kan skilja sig markant från bruttoytan. Om ett företag i sitt underlag bara anger bruttoytan så måste leverantörerna göra antaganden om hur stora ytor som ska städas. Resultatet blir olika anbud från leverantörerna vilka inte är jämförbara.

Bli en bra lokalvårdsbeställare genom att:

  • Avsätta tillräckligt med tid till att formulera ett bra underlag.
  • Se till att det finns tillräcklig tjänstespecifik kompetens. Saknas denna kompetens internt måste man hyra in den.
  • Bifoga en komplett lista och ritningar på alla lokaler med dess faktiska städyta. Varje lokal måste alltså anges med typ, exempelvis toalett, kontor och så vidare samt antal kvadratmeter.

Hur väljer man rätt leverantör/vad kan man förvänta sig av sin leverantör?

Först börjar man med att gallra bort de som inte är auktoriserade serviceleverantörer. Sedan ska man undvika att titta på prislappen det första man gör. Det finns andra parametrar som är nog så viktiga för att få en bra leverans. Utvärdera anbudet enligt följande modell:

  • Har leverantören en organisation med rätt kompetens och är man tillräckligt många för att klara leveransen. Kontrollera att det är tydligt angivet hur man arbetar med management, vem har ansvar och styr upp leveransen.
  • Det är viktigt att leverantören har en utbildningsplan för sina lokalvårdare. Sortera ut de leverantörer som inte har en tydlig plan för sina medarbetare.
  • Hållbarhet och miljö ska inte bara vara en punkt i anbudet utan det ska belysas genomgående. Säkerställ att leverantören har rätt kompetens och hela tiden gör aktiva val för att arbeta långsiktigt med dessa frågor och hur det påverkar er leverans.
  • Och så slutligen priset. Om en leverantör anger ett pris per timma för en lokalvårdare som understiger kollektivavtalet för lokalvårdare samt omkostnader så är det förstås inte hållbart i längden och bör ifrågasättas.

Det gäller också att tolka vad de olika leverantörerna säger i sina anbud. Man måste förstå hur man jämför pris per timma och avverkningsgrader med mera.

Hur följer man upp arbetet och vidareutvecklar det?

Kvalitetsuppföljning på en frekvensstyrd leverans, exempelvis att korridoren ska städas en gång i veckan, blir ofta en subjektiv bedömning. Listor på plats är ett vanligt sätt som bekräftar att leverantören varit där, men sedan behövs en bedömning av den utförda städningen. Seriösa leverantörer gör naturligtvis egenkontroller, men självklart måste även beställaren genomföra egna kontroller. När det gäller uppföljning av funktionsstyrda leveranser, det vill säga att man städar när det behövs, så knyter man en kvalitetsnivå till leveransen istället för en besöksfrekvens. Då är det extra viktigt att man förstår vad man beställt och att man är överens om nivåerna. Oftast används den nordiska städstandarden INSTA 800, som specificerar kvalitetsnivån för varje lokal. En funktionsstyrd leverans är ett intelligent sätt att använda sina resurser och som ofta ger en billigare leverans för kunden. Men för att det ska fungera krävs kunskap om vad kvalitetsnivåerna innebär, här ser vi tyvärr ofta brister både hos kunder och hos konsulter.

När det gäller vidareutveckling är det viktigt att leverantör och beställare har regelbundna möten som präglas av samverkan och dialog. Här ska fokus inte ligga på att kvantifiera antal förbättringar utan istället arbeta för att hitta verkliga och kvalitativa förbättringar. Min erfarenhet är att ett bestående och bra utvecklingsarbete åstadkoms genom ett nära samarbete där leverantör och beställare tillsammans för en kontinuerlig, konstruktiv dialog.

Sten Mortensen

Konceptägare, lokalvård

+46 (0)10-559 59 12

sten.mortensen@coor.com