kista

Nyfiken på aktivitetsbaserat kontor? Här är de vanligaste fallgroparna

Kontoret spelar idag en nyckelroll för många företag och verksamheten. Nu för tiden förstår vi vilken oerhörd påverkan arbetsmiljön har på arbetssätt, trivsel, produktivitet och utveckling. Omställningar till aktivitetsbaserade lösningar blir allt vanligare. Vi har koll på de vanligaste misstagen.

Baserat på lång erfarenhet från många kontorsprojekt och på resultatet av de studier och forskningsresultat som finns inom området har Carina Hörnfeldt Bylund en klar uppfattning om vad man ska tänka på för att en förändring ska bli framgångsrik – och vad man ska undvika. Ett stort problem enligt Carina är att många företag hanterar en omställning som ett inrednings- och flyttprojekt och inte ett förändringsprojekt.

− Att införa ett aktivitetsbaserat kontor innebär att medarbetarna måste jobba på ett nytt sätt, och det måste förankras. De ansvariga måste också ha respekt för att olika yrkesgrupper jobbar på olika sätt och planera så att kontoret passar för alla, säger Carina Hörnfeldt Bylund.

Det är ett förändringsprojekt – inte bara ett inrednings- och flyttprojekt.

Carina Hörnfeldt Bylund, Kontraktsutvecklare, Coor Service Management

Vi bad Carina lista de vanligaste misstagen vid införandet av aktivitetsbaserade kontorslösningar. Här är listan.

De vanligaste fallgroparna vid införandet av aktivitetsbaserade kontor

#1 – Bristande anpassning till verksamheten 

Många flyttprojekt börjar med att de ansvariga gör studiebesök hos andra företag och kopierar befintliga lösningar rakt av. Det leder ofta till missnöjd personal och att lösningarna måste justeras i efterhand, vilket är både dyrt och onödigt. Att utgå från ”best practises” är i och för sig bra, men samtidigt måste lösningarna utgå från den egna verksamheten. Olika behov och arbetssätt kräver därför en bra förstudie, där både objektiva beläggningsmätningar och kvalitativa djupintervjuer ingår. Detta ger ett bra underlag som visar verksamhetens verkliga behov.

#2 – Medarbetarna måste förstå vad och varför

Som i alla förändringar är det viktigt att de som berörs av förändringen förbereds väl. Den oro och de frågor som finns inför en förändring är naturlig, och måste hanteras. Den berörda personalen behöver förstå vad som händer och varför. Kontinuerlig information och öppenhet är oerhört viktigt. Information via chefer är naturligtvis centralt, men ofta behöver det kompletteras med information via en monter, frukostmöten kring olika teman eller kanske en särskild webbplats. Att visa skisser, idéer och planritningar och att ordna korta utbildningar i hur kontoret ska användas är exempel på bra förberedelsearbete. Att engagera medarbetarna genom att rösta om till exempel namn på rum, val av teman eller dylikt brukar också vara uppskattat.

#3 – Anpassa ledarskapet till förutsättningarna i det nya aktivitetsbaserade kontoret

Cheferna har en viktig roll som informationsbärare och förändringsledare inför flytten, men de måste också förberedas för det förändrade ledarskap som krävs i ett aktivitetsbaserat kontor. Hur ska gruppen jobba när man inte längre är samlade geografiskt? Hur påverkas mötesstrukturen? Vilken målsättning ska vi uppnå med det nya kontoret? Detta är frågor som cheferna kan och bör fundera på innan flytt, så att gruppen är förberedd och väl rustad för det förändrade arbetssättet.

#4 - Säkerställ övergång till en fungerande förvaltningsorganisation

Under planerings- och flyttprocessen finns ofta en väl definierad projektgrupp som ansvarar för lösningarna i det nya kontoret och för själva flytten. Efter inflytt löses ofta flyttgruppen upp, men då är det viktigt att det finns en organisation som fortsätter att arbeta för att optimera det nya kontoret. Ett bra kontor är ett kontor som ständigt anpassas till de behov som finns. En tydlig förvaltningsorganisation driver det arbetet, och i den bästa av världar görs kontinuerliga uppföljningar av hur ytor används, trivseln på kontoret och hur väl kontoret stödjer vardagen. Genom att ständigt kalibrera och anpassa kontoret till verksamheten skapas förutsättningar för en kontinuerligt hög medarbetarnöjdhet och ökad produktivitet.

carina

Carina Hörnfelt-Bylund

Kontraktsutvecklare

+46 (0)10-559 57 40

carina.hornfeldt-bylund@coor.com