Partner

Partnerskap på riktigt

Strategisk samverkan är nyckeln till lyckade samarbeten. Två parter, ömsesidiga mål, förtroende och tillit. Gemensam problemlösning som skapar mer värde än vad som är möjligt i ett traditionellt leverantör/beställarförhållande. På denna insikt vilar flera av Coors kundrelationer. Ett av dem har nyligen blivit prisbelönt.

Jens Ebbe Rasmussen har arbetat med affärsutvecklingsfrågor i tretton år, och har en mycket god insyn i olika samverkansavtal mellan kund och leverantör. Han har också fördjupat sig i ”vested outsourcing”, och ser en stor potential för denna samarbetsform.

− Vi har redan idag mycket väl fungerande och mogna samarbeten med några av våra kunder. Det som utmärker dessa relationer är i stort sett samma saker som utmärker ”vested outsourcing”. Vi ser positivt på denna samarbetsform, och kan också konstatera att det är i dessa fall vi som leverantör fungerar allra bäst, säger Jens Ebbe Rasmussen.

För att kunna gå in i ett strategiskt partnerskap så måste det finnas ett ömsesidigt förtroende. Det kan vara svårt, för det går inte att skriva juridiskt bindande dokument för tillit. Det är mer ett förhållningssätt, som bottnar i en jämlikhet mellan parterna och en ömsesidig strävan att uppnå gemensamt satta mål. Samarbetsformen går ut på att framgångar delas istället för att man tävlar om dem.

− Diskussionerna inför och under avtalsskrivning blir annorlunda när parterna går in för ett strategiskt partnerskap. I traditionella förhandlingar diskuteras ofta priset ner i minsta detalj. Inför samarbetsinriktade partnerskap diskuteras också pris, men förhandlingen drivs i ett senare skede mot frågor om vad som skapar värde för kunden. I samråd försöker vi hitta tydliga mål och gemensamma incitament, konstaterar Jens Ebbe Rasmussen.

Samarbetsformen går ut på att framgångar delas istället för att man tävlar om dem.

Jens Ebbe Rasmussen, SVP Business Development, Coor Service Management Group

Ett prisbelönt partnerskap

Claus Fibiger, Affärsenhetschef på Coor Service Management I DanmarkEtt exempel på ett lyckat strategiskt samarbete är Coors samarbete med Politi (danska polisen). I februari 2015 mottog parterna ett prestigefullt pris, Driftherreprisen 2014, för det unika offentlig-privata samarbetet som präglas av samverkan, nytänkande och innovation. Med fokus på förtroende och ömsesidig respekt arbetar såväl medarbetare som kontraktsledning mot gemensamma mål – att förbättra arbetsmiljö, effektivitet, hållbarhet och kvalitet. Claus Fibiger, affärsenhetschef på Coor i Danmark, är mycket stolt över priset.

− Vi fick priset för vårt sätt att utveckla partnerskapet. Vårt samarbete startade 2012. Att starta ett nytt kontrakt är alltid komplext, men de utmaningar vi mötte löste vi genom en ärlig och öppen dialog i alla led, både mellan Rikspolisen och vår centrala kontraktsstyrning, mellan distriktens FM-koordinatorer och vår lokala driftsledning samt inte minst mellan Polisens serviceanvändare och Coors servicemedarbetare. Marknadens uppfattning är att det sätt vi har utvecklat partnerskapet är ett sant partnerskap, säger Claus Fibiger.

Coor vann avtalet efter en offentlig upphandling, men innan dess hade polisen bjudit in flera parter till en dialog. Tillsammans med Rikspolisstyrelsen genomförde Coor ett antal workshops för att se om det gick att lägga en grund för ett strategiskt partnerskap.

− Vi kände direkt att det fanns en stor potential för ett gott samarbete. Vi, deras konsulter, deras ledning och fackliga företrädare från poliskåren befann oss på samma våglängd, vilket är en nyckelfråga när det kommer till att skapa förtroende och tillit, säger Claus Fibiger.

Öppna kort

I ett strategiskt partnerskap ska kund och leverantör leva med varandra i många år. Därför är det viktigt att båda parter är konstruktiva om det uppstår problem och att vi är ärliga, exempelvis genom att påpeka om det finns delar av avtalet som inte fungerar som förväntat.

− Det viktigast i ett partnerskap är lika värde och att våra respektive mål är lika viktiga för att lyckas. Om vi inte leverera kvalitet är det ett misslyckande för Polisen. Om vi inte tjänar pengar och har nöjda medarbetare så kan vi inte vara en bra leverantör. Allt hänger ihop och fördelen med ett strategiskt partnerskap är att använda detta synsätt för att skapa värde för båda parter, säger Claus Fibiger.

För att skapa en god relation finns strukturerade mötesforum på alla nivåer. Danska Polisen har också varit mycket inbjudande och öppna genom att låta Coor delta på interna FM-möten. Det ger Coor en god inblick i Polisens verksamhet.

− Vi träffar kontinuerligt den lokala polisledningen. Jag tror att det har bidragit till att vi hela tiden kan adressera det som måste rättas till, och fortsätta att utveckla de saker som går bra.

Innovationer och utveckling

Enligt avtal levererar Coor integrerad facility management. Det innebär allt från rengöring, restaurangservice till intern service, posthantering, frakt av hittegods, att serva 2 200 polisbilar och underhåll av polisens över 200 anläggningar. Grundläggande för samarbetet är att ge Polisen den service de har köpt. Den överenskomna servicenivån (SLA), till exempel svarstider, följs upp löpande på ett strukturerat sätt. När det är på plats kan Coor bidra med utveckling och innovationer. Claus låter engagerad när han ger exempel på hur Coor har utvecklat leveransen:

− Vi har lagt in alla 400 000 kvadratmeter fastigheter i ett BIM-system och satt upp 35 000 QR-koder som säkerställer en snabb och effektiv servicekommunikation med användare och Coor. Utveckling och innovativa lösningar förutsätter en stabil drift. När allt är ”up and running” då kan vi bli kreativa, säger Claus Fibiger.

Vad är dina viktigaste råd för att lyckas med den här typen av samarbete?

− Skapa tillfällen och forum där ni kan tala öppet och ärligt, och där ni ömsesidigt kan vända era respektive prioriteringar. Partnerskap är ett förhållningssätt. Det är inte något som vi kan addera till en struktur och tro att det ska fungera. Det handlar om hur lyhörda vi är för varandras prioriteringar och hur vi agerar. Det handlar om att se till att den andra parten är redo att kommunicera med sin organisation om vi gör förändringar i vår organisation. Men viktigast av allt så handlar partnerskap om människor och relationer. Vi måste lita på varandra och komma överens. Det är ett hårt arbete och kräver en stor ömsesidighet.

Jens Ebbe Rasmussen

Jens Ebbe Rasmussen

Affärsutveckling & Försäljning, Koncern

+46 (0)10-559 59 62

jensebbe.rasmussen@coor.com