office

Vad är värdet av kontoret?

Varannan arbetstagare tycker inte att kontoret bidrar till att göra dem mer produktiva. Kati Barklund, innovationsansvarig för arbetsplatsservice på Coor Service Management, ser enorm potential i morgondagens kontor.

Specialisten kommenterar

Varför behöver vi nya kontorslösningar?

− Kontorets viktigaste uppgift är att stötta de som arbetar där, och ge dem goda förutsättningar att kunna göra ett bra jobb. Våra aktiviteter har förändrats mycket under de senaste åren, men våra kontor har generellt inte anpassats till detta. I dag går vi också från att fokusera på yteffektivitet och besparingar till att även se kontoret som ett strategiskt verktyg för att attrahera medarbetare och inte minst för att få medarbetarna att blir mer välmående, engagerade och produktiva. Ett bra kontor kan öka attraktionskraft och produktivitet, men också effektivitet och hållbarhet. I Coors nya Smart Office-modell har vi ett holistiskt livscykelperspektiv på arbetsplatsen. Vi tar ett helhetsgrepp på arbetsplatsen och ser till att lösningen blir bra över tid.

Fler och fler företag och organisationer inför aktivitetsbaserade kontor, hur går det för dem?

− Det går bra för många, men vi har också kunder som hör av sig efter att de har infört ett aktivitetsbaserat kontor därför att de inte har uppnått önskad effekt. Oftast handlar det om att man inte lyckats med sin förändringsprocess eller helt enkelt lagt för lite vikt vid den. Kanske har processen snarare drivits som ett design- och flyttprojekt än ett förändringsarbete. Det är förmodligen det vanligaste misstaget företagen gör – ser på kontoret som ett projekt istället för en process. De som lyckas med sina kontor och får medarbetare som trivs och presterar bra över tid förstår att arbetsplatsutformning är en löpande process. De har byggt in flexibilitet i kontoret samt följer upp kontinuerligt och anpassar kontoret efter förändrade behov.

− Det är också vanligt att man glömmer bort att anpassa de kontorstjänster man kommer att behöva och tar tag i det efter att kontoret är klart. Kan den planeringen skötas parallellt med kontorets utformning finns det stora möjligheter att optimera såväl lokaler som stödtjänster.

Kontorets viktigaste uppgift är att stötta de som arbetar där, och ge dem goda förutsättningar att kunna göra ett bra jobb.

Kati Barklund, Innovation Manager, Coor

Vad kommer att krävas av framtidens kontor?

− Kontoren måste vara attraktiva, produktiva, effektiva och hållbara. Kontoret ska vara en mötesplats och då måste medarbetarna vilja vara där. Forskning visar att vår syn på en arbetsplats inte skiljer sig så märkbart från generation till generation. Däremot har vi olika aktiviteter och behöver anpassa kontoret efter dessa. Den tydligaste trenden vi ser nu är samarbete – att vi måste samverka över gränser. I en stor organisation måste det samarbetet ske över enhetsgränser, men det stannar inte där. För innovativa organisationer är öppen innovation, där vi delar med oss och samkreerar, framtidens utvecklingsalgoritm. Inget företag har längre råd att ensamt bedriva exempelvis teknisk utveckling. Allt blir mer och mer öppet och de stora värdena kommer när vi delar med oss och låter andra hjälpa till. På Coor arbetar vi i ett innovationsekosystem med partners inom speciella områden. Där bidrar vi med våra erfarenheter och vårt unika kundperspektiv, medan en annan partner bidrar med tekniskt kunnande, exempelvis som i vårt projekt med sensorer på arbetsplatsen.

Aktiviteter som vi gör i dag, ska vi göra dem i morgon?

− Inte alltför sällan utgår företag från gamla beteenden och försöker sedan anpassa dem till de nya förutsättningarna. Det fungerar inte. Däremot måste vi vara medvetna om våra nuvarande beteenden och vanor för att aktivt kunna förändra dem. Alla vet att det är bra att stå upp och arbete, men ändå så sitter de flesta. Företag måste arbeta in de förändringar man vill åstadkomma. På Coors kontor har vi tagit hjälp av våra lokalvårdare för att höja alla skrivbord på kvällen. Alla påminns om att det är bra att stå och det blir lättare att få ståendet till en vana. Vi har dessutom byggt in rörelse på vårt kontor – det finns en tanke bakom att man får gå en bit för att exempelvis hämta frukt eller slänga sina sopor.

− Generellt så gillar vi människor inte förändring. Vi vet hur vi har det nu, men vi vet inte hur det blir efter förändringen. Mitt råd är att besöka andra företag och arbetsplatser för inspiration och för att se hur bra det kan bli. Sedan är det alltid viktigt att utgå från sin egen strategi, vision, mål och utmaningar och anpassa kontoret till detta. Varför gör vi det här? Alla företag har sina utmaningar de måste fokusera på och det gäller att ringa in de utmaningarna. Behöver vi exempelvis attrahera eller bli mer produktiva eller effektiva? Processen efteråt är också väldigt viktig. Att det finns en förvaltnings- och styrmodell, att man följer upp och anpassar kontoret. Egentligen är det väldigt enkelt – vi utgår från vårt behov och fokuserar på medarbetarna och de aktiviteter som de ska utföra. Då blir det rätt.

Läs mer om vår version av det smarta kontoret här

Kati Barklund

Kati Barklund

Innovationsansvarig för Arbetsplatsservice

+46 (0)10-559 59 73

kati.barklund@coor.com