SmartArchive

Det moderna kontoret blev just lite smartare

Coor lanserade sina första molntjänster innan begreppet knappt fanns på marknaden. Den digitala transformationen är nu en konkret verklighet för de flesta företag och det som förut sågs som en avlägsen framtid har blivit vardag. Det här märker Cecilia Björndahl tydligt. Hon är ansvarig för Coor SmartArchive, en av Coors smarta lösningar för det smarta kontoret.

Coor SmartArchive är en kraftfull och skalbar tjänst för dokumenthantering, både fysiskt och digitalt. För de kunder som vill ha säker och smart digital arkivering har Coor en egen plattform, Arkinet. Arkinet är en beprövad molnbaserad arkiveringslösning som togs fram redan 2001. Cecilia Björndahl har dock märkt ett ökat intresse för just digital arkivering under det senaste året.

– De tekniska lösningarna har funnits länge, men det är först nu intresset har vaknat på allvar. Det fanns också länge en skepsisism mot molntjänster, som har lättat på bara några år. Allt fler ser fördelen med molntjänster, som innebär att all nyutveckling och drift ingår och att kunderna inte behöver investera i uppgraderingar och drift av olika system.

SmartArchive under ständig utveckling

Tjänsterna i Coor SmartArchive utvecklas kontinuerligt, och utvecklingen styrs i hög grad av kundernas önskemål. En nyhet är att digital signering nu kan kombineras med e-arkivslösningar. E-signeringen innebär att man kan skapa ett dokument i e-arkivet och sedan sända det vidare till de som ska signera. Efter signeringen är dokumentet sökbart, vilket gör att dokumenten inte tappas bort och blir spårbart genom hela flödet.

Tjänsterna i Coor SmartArhive utvecklas kontinuerligt, och utvecklingen styrs i hög grad av kundernas önskemål.

Cecilia Björndahl, Ansvarig för Coor SmartArchive, Coor Service Management

Cecilia Björndahl menar att bra arkiveringslösningar är lösningar som bidrar till ordning och reda. Hon pekar på tre stora fördelar med Coors e-arkiv:

  • Koll på avtalen
    En fördel med SmartArchive-systemet är att det är kopplat till ärendehantering så att det larmar när avtal håller på att gå ut och andra händelser. Det finns pengar att spara i bevakning av avtal när det är dags att höja priser till exempel.
  • Rollbaserat
    Om ett företag har organisationsförändringar så fungerar det även om enskilda personer byter jobb. Den nya personen får då tillgång till rätt dokument och ansvaret hamnar på kostnadsstället.  
  • Kundanpassat
    Vi äger och utvecklar systemet inhouse och kan utveckla funktionerna genom att lyssna på våra kunder. 

Kombinera SmartArchive med våra andra tjänster

Till skillnad mot konkurrenterna på marknaden kan Coor kombinera dokumenthanteringstjänsterna inom Cooor SmartArchive med andra tjänster, till exempel Coors receptionstjänster. Då kan hela kedjan, från hantering av fysisk post och arkivering till inscanning och digitalisering effektiviseras och skapa kundnytta.

– I många av våra uppdrag har vi ansvar för att hantera och scanna avtal eller fakturor. Det är oerhört enkelt för kunden om dokument som ska arkiveras och digitaliseras kan lämnas direkt till receptionisten istället för att skickas till en särskild avdelning. Via receptionisten tar vi ansvar för att arkivera originalhandlingarna på ett säkert sätt, och sedan kan vi också skicka inscannade filer till vårt eget e-arkiv Arkinet eller till kundens eget arkiveringssystem, förklarar Cecilia Björndahl.

SmartArchive skapar ordning och reda

Den snabba digitaliseringen och förändringen av dokumenthanteringen har lett till konsekvenser som ibland inte upptäcks förrän det till exempel är dags att flytta en verksamhet fysiskt.

– För 20 år sedan hade många företag en arkivarie anställd, men det har man inte längre. Och man har tappat kompetensen. Vad har de i sina skåp och vad måste rensas? Vi har stor kunskap och erfarenhet av arkivering, och kan hjälpa till att skapa ordning och reda. Tillsammans med kunden skapar vi en struktur samtidigt som vi hjälper kunden att se över och förbättra sina egna processer, säger Cecilia Björndahl.

Coor använder sina egna tjänster

Coor använder själv Coor SmartArhive för hantering och lagring av HR-akter, leverantörsavtal och kundavtal i hela Norden. Eftersom lösningen är skalbar passar den för både stora och små företag. Mindre kunder kanske bara är intresserade av fysisk arkivering för några hundralappar i månaden, men för ett stort bolag kan det handla om helhetslösningar för hantering av stora dokumentvolymer. Ett exempel är TeliaSonera, som anlitat Coor för att sköta merparten av deras dokumenthantering för företagets kundtjänst.

Det är inte ovanligt att kunderna inledningsvis provar konceptet i liten skala, och att samarbetet sedan växer.

– De kunder vi kommer igång med kanske har ett akut behov av att snabbt kunna återsöka sina dokument, men när vi får möjlighet att visa vad vi kan göra så växer ofta vårt uppdrag. Först kanske man pratar om 20 användare och sen blir det 100 till. Det växer snabbt, avslutar Cecilia Björndahl.

Cecilia Björndahl

Cecilia Björndahl

Ansvarig Dokumenttjänster

+46 (0)10-559 52 19

cecilia.bjorndahl@coor.com