Digitalisering – e-arkiv, avtalshantering och ärendehantering

Hantering av kundavtal med Arkinet

Med e-arkiv från Coor kan din kund­information från olika processer och system samlas i ett gemensamt digitalt e-arkiv. Utöver signerade avtals­original kan annan kund­relaterad dokumentation – till exempel tilläggsavtal, fullmakter, reklamationer, e-post­konversationer, inspelade telefon­samtal och protokoll – arkiveras på ett ställe. Detta ger dina medarbetare en heltäckande bild av kund­relationen och underlättar hanteringen av kundärenden och förfrågningar.

Oavsett om informationen består av pappers­dokument eller digitala filer, kan fakturor, serviceordrar, besiktnings­protokoll och leverans­bekräftelser läggas till kundbilden i ditt e-arkiv. Alla dokument registreras med kundbegrepp som person- eller organisations­nummer, kund- eller medlems­nummer, tillsammans med relevant sökinformation.

Arkinet e-Arkiv kan kopplas ihop med Arkinet Ärende och Arkinet Dokument för snabb och korrekt hantering av kundärenden och avancerad dokument­hantering. Avtal kan upprättas direkt i Arkinet, med nödvändig metadata och unikt dokument­nummer registrerat vid skapandet. Påskrivna original skannas in och ID-numret tolkas automatiskt.

Avtalsprocessen för kundavtal

När kunden har signerat ett avtal, skickas det till Coor för skanning och indexering. Det fysiska pappersavtalet skickas för fysisk arkivering. Digitala signaturer skickas elektroniskt direkt till Arkinet för automatisk registrering. Inspelade samtal vid tele­marketing­försäljning lagras som avtals­förbindelse. Signerade leverans­bekräftelser skickas in fysiskt eller digitalt.

Oavsett hur avtalskedjan inleds, finner vi en väg för att digitalisera och samla in avtal och kunduppgifter. Nya avtal som behöver bearbetning läggs automatiskt in i ett arbetsflöde, i en ärendekö, och dirigeras till rätt enhet eller hand­läggare för omedelbar behandling. Vid behov av komplettering ger Coor stöd för återutskick av avtal till kunden.

Beställningar, förfrågningar, reklamationer och annan kund­korrespondens kanaliseras direkt till en gemensam ärende­hantering, där handläggare hanterar ärendena i fördefinierade arbets­flöden. Den aktuella fördelningen av ärenden visas i rapporter.

När ett avtal registreras i Arkinet noteras uppgifter om när avtalet löper ut. Den inbyggda larmfunktionen ser till att rätt person får ett larm när det är dags att omförhandla avtalet.

Nyttoeffekter

Med Arkinet e-Arkiv får du ett väl strukturerat digitalt avtalsarkiv som sparar tid och pengar. Behörighets­systemet säkerställer att endast rätt personer har tillgång till avtalen. Larmfunktionen ser till att ansvariga personer får reda på när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal.

Hantering av leverantörsavtal med Arkinet

Med Arkinet får du ett strukturerat avtalsarkiv som ger överblick över alla avtal med leverantörer och samarbetspartners. Du kan enkelt hitta gällande avtal och villkor, och får automatiska påminnelser när avtal behöver prisjusteras, granskas, omförhandlas, förlängas eller avslutas.

För varje ny affär kan du knyta tilläggsavtal och meddelanden till det gällande avtalet för att alltid ha aktuell status. Genom noga genomtänkta indexeringar kan avtalsarkivet fungera oberoende av organisations- och personalförändringar.

Med Arkinet e-Arkiv kan du hantera alla typer av avtal, inklusive kund- och anställningsavtal.

Avtalsprocessen för leverantörsavtal

Arkinet ger dig mallar och stöd för registrering av nya avtal. Signerade avtal skannas in och kopplas automatiskt till avtalsinformationen. Vid digital signering kopplas den elektroniska signaturen till avtalet. När avtal kompletteras, förlängs eller sägs upp, kopplas dessa händelser till det ursprungliga avtalet i Arkinet e-Arkiv. Versionshanteringen ger total kontroll över förändringshistoriken. Aktiviteter som omförhandling kan hanteras som ärenden i ett fördefinierat arbetsflöde med hjälp av Arkinet Ärende. Påminnelser skickas automatiskt via e-post när det är dags att förlänga, omförhandla eller säga upp ett avtal.

Nyttoeffekter

Med Arkinet e-Arkiv får du ett väl strukturerat digitalt avtalsarkiv som sparar tid och pengar. Behörighetssystemet säkerställer att endast rätt personer har tillgång till avtalen. Larmfunktionen ser till att ansvariga personer får reda på när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal.

Förenkla er HR-administration med Arkinet

Arkinet e-arkiv kan användas som system för personal­administration och HR. Du får en snabb överblick över all dokumentation som rör dina medarbetare. Dokument som anställningsavtal, lönejusteringar, förmåner och intyg kan arkiveras digitalt och göras tillgängliga för rätt personer på några sekunder. Det rollbaserade säkerhets­systemet säkerställer att endast behöriga personer kommer åt informationen.

Rekrytering

Vid rekrytering kan dokument som ansökningar, CV, intyg och betyg enkelt arkiveras och sorteras per sökande och per tjänst. Pappersdokument skannas och digitala handlingar importeras direkt till e-arkivet. Anställningsavtal skannas och indexeras för snabb återsökning.

Utveckling

Dokument som kvittenser, avtal gällande tjänstebil, utbildningsintyg, ledighets­ansökningar och förmåner kan arkiveras i Arkinet e-Arkiv. Även löne­körningar och löne­specifikationer kan arkiveras. Med Arkinet Dokument kan mallar för dokumenten designas för att förenkla hanteringen.

Avveckling

När en medarbetare slutar, kan dokument som uppsägnings­bekräftelse, arbetsintyg och tjänstgörings­betyg arkiveras i Arkinet e-Arkiv och Arkinet Dokument.

Nyttoeffekter

Med Arkinet e-Arkiv får du ett väl strukturerat digitalt avtalsarkiv som sparar tid och pengar. Ordning och reda i avtals­arkivet gör det enklare och mer kostnads­effektivt att hantera personalärenden. Behörighets­systemet säker­ställer att endast rätt personer har tillgång till dokumenten.

Ärende­hanterings­funktionerna säkerställer att inget "faller mellan stolarna" vid rekrytering, uppdatering av villkor eller avveckling av personal. Coor skannar och importerar pappers­baserade dokument till e-arkivet vilket avlastar dig och dina kollegor.

Är din information låst i system som inte längre är aktiva inom verksamheten?

Att dra ut kontakten och stänga ner ett IT-system kan vara ett svårt beslut i en organisation. Ofta står systemen i drift lång tid efter att de slutat användas i det dagliga arbetet, vilket snabbt leder till onödiga kostnader i form av drift, licens, upprätthållande av kompetens etc för verksamheten.

Under tiden blir det allt svårare att nå informationen för dem som fortfarande är i behov av den. Genom att överföra informationen till ett e-arkiv kan den bevaras, bli åtkomlig för rätt personer och detta kommer också leda till att kostnaderna minskar.

Med Arkinet e-Arkiv kan all information från tidigare stödsystem och databaser migreras och lagras på ett tryggt sätt. Dokument, ärenden, transaktioner, komplexa datamodeller, strukturerad och ostrukturerad information kan migreras, konverteras och tas över till e-arkivet.

Byggt för stora mängder data

Datamängderna är inga problem, e-arkivet är konstruerat för stora datamängder och långsiktig lagring. Lösning följer OAIS-modellen. Med tydliga behörighetsregler och anpassningsbara sökformulär är det enkelt för rätt personal att återfinna sin information och känna igen begreppen från sina tidigare system. Regler för gallring går också att definiera.

Vi på Coor har lång erfarenhet inom området och har mycket effektiva metoder för att snabbt analysera och migrera system till vårt e-arkiv.

Oavsett om det gäller långsiktigt bevarande, lagring av bokföringsmaterial i 7-10 år, eller viktig projekt- eller verksamhetsinformation som behövs de närmaste åren, så kan vi sätta upp den e-arkivslösning som passar era behov.

Förbättra och återanvänd information

Arkinet har lättanvända funktioner för arkivvård, och även möjlighet till integrationer för import och export. Dessutom kan arbetsflöden sättas upp med Arkinet Ärende för att kanalisera data genom olika steg där informationen kan kompletteras eller kvalitetssäkras.

Den e-arkiverade informationen kan hållas uppdaterad med verksamhetens övriga informationsmodeller och kan också exporteras till andra verksamhetssystem, som en del i en systemmigrering eller genom att vara utgångspunkt för master-data.

Arkinet e-Arkiv passar också som ett mycket kostnadseffektivt mellanarkiv, där informationen enkelt kan exporteras vidare till andra framtida lagringslösningar.

Trött på alla papper? Digitalisera arkivet!

Digitalisering gör din information mer lättillgänglig och frigör kontorsyta. Det ökar även säkerheten. Vi skannar allt från små kvitton till stora ritningar och kan OCR-tolka text för att göra den sökbar. Vi kan även digitalisera pappersritningar till CAD-format.

Pärmar är kostnadseffektiva att digitalisera. Välstrukturerad information registreras utifrån pärmrygg eller innehållsförteckning, medan ostrukturerad information kan OCR-tolkas. Resultatet kan vara PDF/A-dokument med tolkad text och metadatafiler i XML.

Digitalisera processer

Fler processer blir helt digitala. Pappersbaserade steg kan vara kostsamma och bromsa arbetet. Vi hjälper er att eliminera dessa steg genom att skanna och tolka blanketter, hantera e-signaturer och skapa digitala dokument. Vi kan även skapa returbrev och skicka information digitalt via e-post eller SMS.

Nyttoeffekter

Effektivare processer genom automatisering av skanning, e-signering och meddelandeutskick. Digital information ökar åternyttjandet och sparar kontorsyta. Risken för informationsförlust till följd av brand eller vattenskada undviks, liksom risken för otillbörlig åtkomst.