Arbetsplatsexperternas bästa tips för hybrida möten

Ett modernt möte

Det är inte konstigt att nya mötesformer blir resultatet av senaste tidens stora prövningar. Det så kallade hybridmötet känns numera som vardag för de flesta av oss som jobbar på kontor, och det är också en möjlighet för fysiskt närvarande deltagare att träffa sina kollegor digitalt.

Att ha möten på avstånd och därigenom minska smittan och rädda liv kanske var hur det hela började, men användningsområdena för hybridmöten är många och breda. Nu när geografiska avstånd faktiskt är mikroskopiska - med digitala mått mätt - ser många hybridmöten som "den nya moderna mötesformen". En mötesform som studier visar på är här för att stanna.

Coor har en grupp med arbetsplatsstrateger som är extra duktiga på allt som har med välfungerande kontor att göra och de hänger med i utvecklingen och följer forskningen på området. De kan ge er bra tips, råd och vägledning på er resa mot morgondagens kontor.

”The basics”

• Testa tekniken innan

• Videon bör var på för alla mötesdeltagare

• Välj miljö med ljus/dagsljus och undvik motljus

• Säkerställ att ljudet är bra, både för dig och för dina mötesdeltagare

• Stäng av notiser på Teams/Outlook och tysta din mobil

Hur fungerar hybridmöten optimalt?

Så här säger experterna:

• Checka in och checka ut
  Det ger möjlighet för alla att ställa om och öka närvaron i mötet.
  ➝ Tips på incheckning: Hur mår jag idag, skala 1-5?
  ➝ Tips på utcheckning: Vad tar jag med mig från dagens möte?

• Ett syfte och en agenda
  Lägg gärna till det i mötesinbjudan och om något ska förberedas inför mötet så alla vet vad som förväntas under mötet.
  
  
• Bygg relation i mötet först
  Vänta med att dela en presentation, låt relationsbyggande få ta plats första minuterna.
  
  
• Formulera och förankra spelregler
  Vid återkommande möten, t.ex. veckomöten eller teammöten, kom överens om spelregler kring vad som är viktigt för mötesdeltagarna så att alla känner tillhörighet och engagemang.
  
  
• Alla ska synas i bild
  Använd bild från varje deltagares kamera eller dator, men använd enbart en ljudkälla om flera personer ringer in från samma rum.
  
  
• Alla har en egen dator
  Uppmuntra alla deltagare som är med fysiskt att ha egna datorer för att kunna samarbeta digitalt genom verktyg så som till exempel Miro.
  
  
• Ta pauser ofta
  Uppmuntra till rörelse i pauserna.
  
  
• To mute or not to mute?
  Att välja ”mute” behöver inte vara standard om miljön tillåter. Men det är artigt – om man är många.

Supertipset​

Om ni är två och ska dela en presentation se då till att ljudet kommer från person 1, medan person 2 delar skärm – på så sätt syns bådas kamera ”i bild” hela tiden.

Lycka till!​

Kontakta Coor

Coor finns på tusentals arbetsplatser runt om i Norden. Det gör oss till experter på dagens och morgondagens service. Vi stöttar din verksamhet i skapandet av ett smart, tryggt och hållbart arbetsliv - redo för framtiden. Ta kontakt med oss redan idag.