Optimera arbetsplatsen med datadrivna beslut

Arbetsplatsstrategerna på Coor Advisory möter just nu många företag med liknande frågeställningar.

• Hur kan vi bäst nyttja våra oanvända ytor?
• Hur kan vi se till att den befintliga ytan optimeras och används i större utsträckning till dess rätta syfte?
• Hur kan vi säkerställa en kostnadseffektiv arbetsplats?

Ibland upplevs kontoret som trångt. Det kanske saknas platser att mötas på och det går ”aldrig” att hitta ett ledigt konferensrum. Eller så uppfattas kontoret som tomt och ödsligt. Kanske beror det på att arbetsplatsen inte utvecklats över tid. Eller så har den inte anpassats på rätt sätt till medarbetarnas förändrade behov. Oavsett viket så kan det vara en bra idé att göra en beläggningsmätning.

– För att stötta våra kunder med detta samlar vi in relevant data som ger kunden en objektiv bild av nuläget, berättar Sofia Karlsson, arbetsplatsstrateg på Coor. När kunden har ett tydligt utgångsläge kan vi tillsammans specificera en målbild och hjälpa kunden att ta datadrivna beslut för att optimera ytan.

Beläggningsmätningar är en effektiv metod och ger den data som många eftersöker svart på vitt.

– Med en förståelse för hur ytorna nyttjas idag, kan vi enklare utvärdera ytbehov och arbetssätt samt ge förslag på arbetsplatsförändringar som bättre passar behovet, fortsätter Sofia.

Hon ger ett bra exempel på hur en beläggningsmätning är ett bra stöd för att med hjälp av data underbygga beslut till förändringar:

– I ett av våra pågående pilotprojekt hos en kund har de efter en första mätning justerat ytan; mindre nyttjande funktioner byts ut mot fler av de som nyttjades mest. Efter tre månader mäter vi nu igen för att se effekterna av justeringen. 

”En beläggningsmätning är ett bra verktyg för att förstå nuläget och gör det möjligt att fatta datadrivna beslut.”

– Vi på Coor Advisory har utfört beläggningsmätningar och analyser av data under flera års tid, men under det senaste året har vi sett ett uppsving i efterfrågan från våra kunder, forsätter Sofia.

– Pandemin har förändrat våra sätt att arbeta, och då behöver ofta även arbetsplatsen genomgå förändringar för att möta de nya behoven. En beläggningsmätning är ett bra första steg för att förstå vad som kan och bör göras.

Hon berättar att datainsamling kan ske manuellt via ronderingar och stöd av mjukvara, eller helt digitalt med hjälp av sensorer som placeras ut på kontoret. Insamlade data analyseras och används för att illustrera hur kontorets ytor faktiskt nyttjas.

– Intressant är att det faktiska nyttjandet ofta skiljer sig från medarbetarnas upplevelse, avslutar Sofia.

Sofia Karlsson
Workplace Strategist, Coor Advisory

- Vi har hjälpt flera av våra kunder att optimera ytan och samtidigt öka medarbetar­nöjdheten.

För att få en bra helhetsbild använder vi ofta flera datakällor:

1. Beläggningsmätning - ger en objektiv bild av nyttjandet av befintliga lokaler2.

2. Enkätundersökning - i syfte att förstå medarbetarbehov samt den upplevda tillgängligheten

3. Djupintervjuer - bekräftar och kompletterar de två tidigare datakällorna

Beläggningsmätningar genomförs i mindre skala vid enstaka tillfällen och i större skala kontinuerligt. Med hjälp av sensorer kan kontorsnyttjandet mätas kontinuerligt över tid och visualiseras i realtid. Detta uppskattas även av medarbetare som enkelt kan hitta en ledig plats eller ledigt rum på kontoret, tack vare visualiseringsverktyget.

Ofta är mätningen en del i en förstudie eller används som uppföljning efter genomförd förändring. Bäst effekt får kunder som mäter både före och efter förändring.

Kontakta Coor

Coor finns på tusentals arbetsplatser runt om i Norden. Det gör oss till experter på dagens och morgondagens service. Vi stöttar din verksamhet i skapandet av ett smart, tryggt och hållbart arbetsliv - redo för framtiden. Ta kontakt med oss redan idag.