5 tips: Anpassa kontoret till den moderna medarbetaren

1. Rätt yta för rätt aktivitet

På en modern arbetsplats måste det finnas olika typer av ytor för olika typer av arbetsuppgifter. Sitter medarbetarna i ett öppet landskap, ska det finnas rum och ytor med möjlighet till tystnad och fokus. Har ni istället ett klassiskt cellkontor måste det finnas attraktiva mötesytor så att medarbetarna lockas ut ur sina rum. En tydlig trend just nu är flexibla- eller aktivitetsbaserade kontor där medarbetarna väljer arbetsplats efter aktivitet och alltså inte har någon egen fast plats.

När det är dags att göra om kontoret är det avgörande med en ordentlig behovsanalys, där man tar in medarbetarnas åsikter genom exempelvis enkäter och workshops. Studera också vilka ytor, vilket kontorsmaterial och kontorsmaskiner medarbetarna faktiskt använder i dag och på vilket sätt de använder dem. Och våga fråga medarbetarna: ”Vilka miljöer och vilken kontorsservice skulle du vilja ha om du fick drömma?” När det kommer till kontorsservice i Sverige fångas åsikter och feedback ofta in via enkäter.

2. Skapa ytor för spontana möten

Undersökningar visar att många goda idéer och samarbeten föds i det spontana mötet. Så se till att det finns attraktiva ytor där dina medarbetare faktiskt kan mötas. Sitter alla med stängda dörrar, eller stilla på sina arbetsplatser i ett öppet landskap, sker inga spännande synergier. Attraktiva ytor kan exempelvis vara en kaffelounge, där det är liv och rörelse. Här ska man få en upplevelse av puls och kunna tanka energi.

För att skapa en yta dit medarbetarna självmant söker sig gäller det att planera noga och använda fantasin. Knep att ta till är snygg och funktionell design, riktigt gott kaffe, och möjlighet att koppla upp sig och arbeta även i kaffeloungen. En del stora företag har till och med anställt baristor som gör proffsigt kaffe åt medarbetarna.

3. Hjälp medarbetarna att koppla ifrån

Möjligheten till ständig uppkoppling innebär att det kan vara svårt att sätta en tydlig gräns mellan arbete och fritid. I dag ser vi en epidemi av stress och utbrändhet, som delvis kan kopplas till vårt nya arbetssätt. Som chef är det därför viktigt att du hjälper medarbetarna att koppla ifrån. Du kan dels ha tydliga riktlinjer för exempelvis hur snabbt och vid vilka tider medarbetarna förväntas svara på mejl. Dels kan du skapa avkopplande ytor på kontoret, utan uppkoppling. Medarbetarna kan också få lägga sin mobil i en korg innan de stiger in, så att de får möjlighet att vila hjärnan en stund även på arbetstid.

4. Skapa en bra möteskultur

Möten i tid och otid stjäl mycket arbetstid. Se till att skapa en vettig möteskultur på din arbetsplats, med korta möten, tydliga agendor och möjligheten att delta digitalt. Se också till att endast relevanta personer bjuds in på mötet och skicka istället ut en sammanfattning till alla berörda.

Genom att skapa bra mötesytor kan man också underlätta en god möteskultur. Se till att det finns rum som inte är bokningsbara, så att det alltid finns möjlighet att ta möten, även med kort varsel. Skapa även varierande typer av mötesrum; dynamiken i mötet blir helt annorlunda i en bekväm soffa jämfört med vid ett styrelsebord. Tänk till i designen av rummen: hjärnan gillar överraskningar, exempelvis färg och form!

5. Låt varumärket återspeglas i kontoret

Fundera på om ert varumärke kan återspeglas i formgivningen av kontoret. Det kan vara med enkla medel, som att färg och form ligger i linje med den grafiska profilen. Arbetar du på ett anrikt företag kan ni med fördel lyfta in er historia genom tavlor, gamla prototyper och andra historiska föremål. Eller anknyt till er produkt eller service i designen av företagets lokaler.

Att låta varumärket återspeglas i kontoret skapar stolthet hos medarbetarna och nyfikenhet hos besökare. Väljer du att låta varumärket återspeglas så gör det ordentligt och våga ta i!