Dokumenthanteringssystem: Behöver ditt företag hjälp med dokumenthantering?
I de flesta branscher och verksamheter behöver du hantera viktiga dokument på ett eller annat sätt. På vissa företag handlar det om hantering av stora mängder dokument dagligen, medan det i andra verksamheter handlar om några utskrifter i månaden. Oavsett mängden dokument är det viktigt att de tas om hand på rätt sätt och lagras på ett säkert sätt för att du ska kunna komma åt dem i framtiden. Det är både viktigt för din egen skull, men också vid eventuella kontroller av myndigheter.
Dokumenthantering kräver tid och också kunskap och kan vara svårt för den enskilde individen att ansvara över. Ta istället hjälp av ett företag som erbjuder smarta dokumenthanteringssystem och som kan skanna alla de dokument som är viktiga för din verksamhet och sedan arkivera dem digitalt på en säker plats som är lättillgänglig för de behöriga. Det kan gälla dokument såsom fakturor, fraktsedlar/handlingar, inköps- och kundavtal, anbud och också fysiskt post. Helt enkelt allt som kan komma att behöva ses över i framtiden och som behöver sparas enligt de regelverk som finns uppsatta.
Vad är ett dokumenthanteringssystem?
Ett dokumenthanteringssystem gör det möjligt att arkivera dokument och andra typer av fysiskt kontorsmaterial digitalt med åtkomst via datorn eller andra mobila enheter. Dokumenten skannas för att sedan skickas till ett arkiveringssystem eller ditt eget dokumenthanteringssystem tillsammans med den data och de sökbegrepp som automatiskt fångats upp under skanningsprocessen. Där finns de sedan tillgängliga utan risk för att åldras, försvinna eller förstöras.
Hur kan du använda dig av ett dokumenthanteringssystem?
Kanske sitter du omgiven av hundratals pärmar och mappar med dokument som måste sparas enligt myndigheter eller som du behöver titta på då och då för att få en överblick över verksamheten. Det tar både tid och plats och ökar dessutom risken för att de på något sätt ska skadas eller försvinna. Med ett digitalt dokumenthanteringssystem slipper bokhyllorna tas upp av oräkneliga pärmar, utan kan istället snabbt och enkelt kommas åt via sökfunktionerna. Där finns de tillgängliga i det skick de skannades in i och riskerar heller inte att förstöras i en eventuell brand eller vattenskada.
Delar i ett dokumenthanteringssystem
I ett digitalt system för dokumenthantering ingår en mängd funktioner. Självklart beror det på vilket företag du väljer att ta hjälp av, men Coor erbjuder till exempel ett dokumenthanteringssystem i Sverige med följande delar:
1. Integrering
2. Metadata
3. Datavalidering
4. Indexering
5. Lagring
6. Nedladdning
7. Delning
8. Säkerhet
9. Arbetsflöde och samarbete
10. Publicering och sökfunktioner
Fördelar med att använda ett dokumenthanteringssystem
Med lagring av dokument genom digital hantering följer en rad fördelar. Nedan följer 5 av dem:
1. Minskar behovet av lagringsutrymme
En stor fördel med digital dokumenthantering är att det inte tar upp lika mycket plats som fysiska dokument. Tidigare har det varit nödvändigt att använda sig av pärmar och mappar, men med hjälp av skanners och arkiveringssystem kan du nu använda ytan till något smartare såsom moderna kontorsmaskiner och ergonomiska möbler.
2. Förbättrar säkerheten
Med dokumenthanteringssystem följer också fördelar såsom att förhindra obehöriga från att läsa vissa dokument. Även om hemligt material står inlåst i skåp är de lättare att bryta sig in i än skyddade och säkra arkiveringssystem. Samtidigt skickas originaldokumenten för säker fysisk arkivering.
3. Enkel nedladdning av information
När du tar hjälp av ett företag för skanning och arkivering av dokument kommer systemen samtidigt lagra information och data från dokumentet i fråga som gör att du enkelt kommer kunna söka efter det i datorn. På så sätt kan du enkelt ladda ner det dokument du är ute efter och få det tillgängligt digitalt.
4. Bättre och smidigare samarbete
När dokumenten finns tillgängliga digitalt är det dessutom lättare för flera medarbetare att få tillgång till dem samtidigt. Det ökar samarbetet och effektiviteten på arbetsplatsen, vilket i sin tur förbättrar produktiviteten.
5. Ökad regelefterlevnad
Många myndigheter kräver att du sparar dokument i ett antal år för att kunna ta fram dem vid eventuell kontroll. Utan digitaliserade dokumenthanteringssystem är dessa tvungna att förvaras i pärmar och skåp, vilket tar upp onödig plats på arbetsplatsen. Med digitala system kan de i stället plockas fram vid behov och dessutom minskar risken för att de skulle vara försvunna när de verkligen behövs.
Hitta dokumenthanteringssystem i Sverige
Med kontorsservice från Coor ges du inte bara möjlighet till smarta dokumenthanteringssystem till bra priser, utan också till receptionstjänster, vaktmästartjänster samt stöd inom post & gods. Ta kontakt redan idag för att få hjälp att arkivera dina viktiga dokument digitalt och dra sedan nytta av alla dess fördelar. Coor kommer gärna ut till din arbetsplats med den egna anläggningen för att skanna av all aktuell dokumentation. Det är ett smart och säkert alternativ på dokumenthantering och gör att du kan känna dig trygg och säker med att de förvaras utan att åldras eller försvinna. De är lätta att komma åt och gör det dessutom enklare att säkerställa att du följer alla de regler, policyer och den lagstiftning som reglerar just din verksamhet.
