Coor på Karolinska - "Det finns inget nej - vi löser det!"

Jimmy Karlsson har arbetat på helpdesk i snart två år, han började som helpdeskmedarbetare och är nu gruppledare. Helpdesk bemannas dygnet runt och tar emot alla felanmälningar, beställningar och många andra frågor från vården.

– Vi brukar säga att helpdesk är ”vägen in”, säger Jimmy.

På helpdesk är man vana vid att det stundtals är högt tryck och de har höga krav på sig att snabbt svara på och hantera ärenden. Ärenden som vanligtvis kommer in kan handla om att vården vill ha hjälp med leverans av sterilmaterial till operation, beställa städ av operationssalar eller felanmäla något som inte fungerar. Beroende på vilken typ av ärende det är har Coor olika lång tid på sig att genomföra arbetet, något som följs upp noga.

Under coronapandemin påverkades helpdesk snabbt och i stor omfattning, det har kommit in fler och helt andra typer av frågor än vad man är vana vid. Bristen på vårdmaterial har märkts även här.

– Vi har bland annat fått frågor från vårdpersonal om vilket material som finns och var man kan hämta det. Vi har även fått frågor från anhöriga och privatpersoner, något vi inte brukar få annars, dessa frågor har ofta handlat om hur man gör för att lämna donationer, berättar Jimmy.

Hur har ni gjort för att svara på alla nya frågor?

– När det här började satte jag mig och ringde runt till gruppchefer och gruppledare för att ta reda på hur våra olika leveranser påverkats och hur vi på bästa sätt skulle kunna svara på vårdens frågor. Jag uppdaterade sedan vår informationsbank med ett corona-avsnitt för att man snabbt skulle kunna hitta svar på frågor. Målet har varit att vara en trygghet för vården, vi vill inte svara ”vi vet inte”.

Hur har stämningen varit i gruppen?

– Vi har gjort vad vi kunnat för att hålla gott humör. Vi har försökt att blanda allvar med att prata om glada och positiva nyheter och händelser, vi fikar tillsammans och alla bidrar med glada tillrop. Jag tipsade också kollegorna om att stänga av notiser på telefonerna, vi behöver inte matas med mer information än vad vi får i arbetet. Vi måste stötta varandra och bry oss lite extra, behöver man ta en paus hjälps vi åt för att göra det möjligt.

Vad tar ni med er från den här tiden?

– Vi har fått ett bättre samarbete med många involverade, både med kollegor internt men också med olika grupper på sjukhuset. Vi har exempelvis haft ett nära samarbete med Locum, som ansvarar för servicefunktionerna i gamla Karolinska. För att underlätta för vården har vi tagit emot varandras ärenden som kommit in fel och sedan bollat dem vidare. Det har gått bra eftersom alla varit så ödmjuka. Jag vill också passa på att tacka alla kollegor som, trots denna tuffa situation, svarar glatt i telefonen när vi ringer ut ärenden.

På kontraktet har man även deltagit i katastrofövningar tillsammans med sjukhuset för att vara förberedd på olika situationer som kan uppstå.

– Vi har övat på att lösa olika händelser som snabbt kan uppstå, vi har det i ryggraden. Det finns inget nej - vi löser det! Alla vi som jobbar på helpdesk är här för att vi vill hjälpa vården, avslutar Jimmy.

I sjukhusets frontlinje arbetar Anna Chadwick i receptionen, sedan januari 2019. Det är ett arbete med högt tryck där det händer otroligt mycket hela tiden. Anna tar emot besökare och erbjuder ledsagningar till de patienter eller besökare som behöver det.

Efter att sjukhuset upprättat ett besöksförbud minskade strömmen av människor kraftigt. Många mottagningar är stängda och anhöriga kommer inte längre till sjukhuset. Då och då dyker det tyvärr upp personer som inte nåtts av myndigheternas rekommendationer och riktlinjer.

– Det kommer fortfarande fram personer som missat att man ska ringa och rådfråga Vårdguiden på 1177. Men nu har vi fått upp plexiglas och tydligare markeringar, förklarar Anna.

Det gäller att tvätta händerna ofta och att sköta sin hygien enligt basala hygienrutiner. För Annas egen del har hon inte varit rädd att själv smittas, utan är istället orolig att hon själv skulle kunna smitta någon.

– Det är jätteviktigt att varje dag fundera över sitt hälsotillstånd. Till sjukhuset kommer riktigt sjuka patienter, man vill inte råka smitta dem som redan är allvarligt sjuka.

Hon poängterar också att det är viktigt att tänka efter lite mer på att hålla avstånd gentemot patienter, kollegor och anhöriga. Man får försöka jobba på som man brukar, men ha dessa saker i åtanke. Det är jätteviktigt att man håller sig hemma om man känner sig sjuk.

Vad gör du för att koppla av när du kommer hem?

– Det blir mycket promenader och mountainbike-turer i naturen. Skogen är mitt mentala gym där jag kan koppla bort. När man jobbar i sjukhusmiljön ser man hur verkligheten egentligen ser ut. Man ser vårdpersonalen som kommer och går hem. Jag beundrar dem.

Anna Pettersson, arbetar som arbetsledare för måltidsvärdarna, hon har jobbat på Coor sedan december ifjol och har arbetat inom restaurangbranschen i så gott som hela livet. Att få patienterna att känna sig omhändertagna är en av de viktigaste arbetsuppgifterna som Anna och alla måltidsvärdarna har.

Annas roll innebär att hon rör sig mycket på sjukhuset, även om hon också har en administrativ del i rollen. Måltidsvärdarna använder, som tidigare, skyddsutrustning för att följa basala hygienrutiner. På en avdelning används även munskydd av all personal för att inte riskera att smitta patienterna. Vissa avdelningar har också bestämt sig för att använda engångsartiklar för tallrikar, bestick och glas.

På Signatur tillagas all mat från grunden, inget behöver varmhållas och matlådorna går upp till avdelningar med robotar (AGV-vagnar).

– Det här är ett av de roligaste jobben jag har haft. Det är omväxlande på så vis att man arbetar med maten och med människorna. Man är väldigt stolt över maten. Maten doftar gott, smakar gott och läggs upp fint. Vi får mycket beröm av både patienter och personal.

I början märkte Anna av en viss oro hos kollegorna. Anna har därför lagt mycket tid på att fråga hur personalen mår och stöttat de som känt sig oroliga. Hon vill även lyfta driftchefen Michaela, som givit bra information och som haft en god inblick i vad som händer på sjukhuset.

– Jag är väldigt stolt över det vi levererar. Jag är glad när jag går till jobbet för det är väldigt mycket kärlek här. Det är en härlig arbetsplats, avslutar Anna innan det är dags för lunch.