Fem fördelar med videokonferens - skapa ett smart kontor

Det är inte alltid lätt att få alla kollegor att delta i ett möte. Särskilt inte om du arbetar på ett internationellt företag med kontor runt om i världen. Tack vare dagens teknik finns det dock lösningar på detta. Genom en videokonferens kan alla delta var de än befinner sig.

Det enda ni som verksamhet egentligen behöver för att hålla en videokonferens är tillgång till internet, antingen trådlöst eller via kabel. Via den egna dataskärmen, en projektor eller interaktiv whiteboard (IWB) kopplar ni upp anpassar ni den tekniska lösningen till antal deltagare och typ av möte. Detta kommer att öka effektiviteten och förenkla vardagen inom er verksamhet betydligt.

Fördelar med att hålla videokonferenser och därmed skapa ett modernt och smart kontor.

1. Minska utgifter och antal resor med videokonferens

Inom många företag reser man flera gånger i veckan för att delta i olika konferenser och möten vilket är dåligt för både ekonomin och miljön. Genom att öppna upp för virtuella möten kommer alla istället kunna koppla upp sig var de än befinner sig via dator, surfplatta eller mobiltelefon. Det gör att ni inom verksamheten kan upprätthålla ett smart hållbarhetsarbete genom färre resor och mer tid för både arbete och fritid.

2. Strukturerade och smarta möten med bättre kommunikation

Med dagens smarta teknik är det enkelt för alla att ansluta sig till ett videomöte. Coor kan självklart hjälpa dig att introducera verksamheten för den nya mötesformen Smart Meetings. Genom att ni kan se dem som deltar i mötet via kamera kommer det vara lättare att hålla ett strukturerat möte än om ni skulle försöka ta det via telefonkonferens. Det kommer bli i princip samma känsla som om alla befann sig i rummet, trots att det kan skilja sig flera hundra mil mellan varandra.

3. Optimera för en bättre närvaro på videomöte

Med rätt arbetsplatslösningar är det också lättare att se till att alla kommer kunna delta i videokonferensen i och med att alla kan befinna sig var som helst. När det ska hållas ett möte där alla behöver befinna sig fysiskt på plats är det nästan alltid någon som inte kommer kunna delta. Genom att alla är med och kan få del av den information som ska tas upp under mötet kommer ni snabbare kunna utvecklas och gå framåt i arbetet.

4. Håll kvar dina anställda genom att erbjuda ett smart kontor

För att attrahera och behålla både medarbetare och kunder är det viktigt att kunna erbjuda en inspirerande och smart arbetsplats. En arbetsplats där det finns utrymme för flexibilitet och nytänk och där fokus ligger på att göra saker och ting så smidiga som möjligt. Idag blir det allt vanligare med mobila kontor och att olika avdelningar inom ett företag sitter utspridda på olika platser. Då är det viktigt att göra det smidigt för alla medarbetare så att de inte behöva lägga onödigt mycket tid av sin arbetsdag till att ta sig runt bland olika möten. 

5. Videokonferens ökar produktiviteten

Som tidigare nämnt bidrar ett videomöte till att personalen kommer lägga betydligt mer tid på sina arbetsuppgifter och mindre tid på att ta sig till möten. De kommer kunna sitta kvar på sin arbetsplats och sedan direkt återgå till arbetet. Det kommer öka effektivitet och produktiviteten inom verksamheten vilket kan bidra till både tillväxt och ökad försäljning.

Videokonferens är framtiden för smarta möten
Erbjud ett smart kontor, eller Smart Office som det kallas på Coor, genom att öppna upp för virtuella möten i er verksamhet. Via Coor Smart Solutions kommer ni kunna få hjälp med skräddarsydda lösningar såsom Virtual smart meetings och annan smidig kommunikation. Med modern teknologi kommer ni kunna förenkla vardagen på ett kontor och ha möjligheten att smidigt dirigera ljus, ljud, bildskärmar och projektorer helt efter mötets behov.