Framtidssäkra er arbetsplats

I spåren av Coronas framfart står företag plötsligt inför nya utmaningar. Medarbetarna återvänder till sina arbetsplatser med helt nya krav, behov och förväntningar

Josefine Mordenfeld, arbetsplatsstrateg på Coors enhet med fokus på utveckling av framtidens arbetsplatser, ger sin syn på vad företag behöver göra för att ta steget in i framtiden.
– Många har infört kortsiktiga anpassningar och behöver nu börja se över sin långsiktiga arbetsplatsstrategi.

Tre nyckeltrender

I spåren av Corona ser vi många trender i samhället som accelererar, inte minst på arbetsplatsen. Under de senaste månaderna har det rasat in en hel del intressanta studier, artiklar och events om hur pandemin har förändrat vårt samhälle, miljön och våra arbetsplatser. Vi på Coor får också ”direktrapport från verkligheten” från de hundratals företag vi levererar FM-tjänster till. Pandemin kommer att få bestående inverkan på arbetsplatserna, och vi ser tre tydliga trender; ökat distansarbete, upplevelsebaserade arbetsplatser och större fokus på välmående.

 Över hela världen har distansarbete varit en tydlig rekommendation och därmed blivit norm för många.
 – Studier talar för att framtidens arbetsplats innebär distans- och hemarbete i större utsträckning och att cirka 2 dagar i veckan i genomsnitt sannolikt är det nya normala för de flesta av oss. Det ökade distansarbetet höjer kraven på flexibilitet både från medarbetare och från verksamheten, vilket får en inverkan på många områden bl.a. de fysiska kontorens utformning och ledarskapet inom företaget. Exempelvis behöver det finnas goda möjligheter till digitala och ergonomiska mötesrum på kontoret för att kunna möta alla kollegor och kunder som arbetar på distans.

Upplevelsen av hemarbete har dock visat sig variera beroende av åldersgrupp, arbetsuppgifter och huruvida man har en dedikerad arbetsplats eller inte. De som har hög grad av varierande typ av arbetsuppgifter och de som saknar ett dedikerat arbetsrum hemma tycks trivas minst bra med hemarbete. Den åldersgrupp som tenderar att sakna den fysiska arbetsplatsen mest verkar vara den yngre generationen, generation Z. Hemarbetet är alltså inte optimalt för alla och det är viktigt att ta med sig detta även i framtidens kontor.

Trenden kring upplevelsebaserade arbetsplatser innebär att framtidens kontor designas med upplevelse och känsla i fokus för att attrahera medarbetare, bygga företagskultur och uppmuntra till informella och kreativa möten.
– Företag har gått i denna riktning länge, hävdar Josefine, men trenden accelererar post Corona med ökade insikter om vilken typ av aktiviteter som bäst utförs från arbetsplatsen samt vikten av kontoret som kulturbärare och arena för det mänskliga mötet. Av dessa anledningar behöver företag lägga mer energi och resurser på att ”nudga” medarbetare att välja kontoret genom att säkerställa både funktion, attraktivitet och upplevelse. För att förbättra upplevelsen gör vissa företag om delar av sin arbetsyta till caféer med moderna koncept eller mer hotell-lobby-liknande arbetsytor med loungemusik i högtalarna. Andra nyttar yta till att skapa spa-liknande relaxrum för återhämtning eller spelhörnor för roliga energigivande pauser.

Slutligen har pandemin även drivit på debatten kring välmående arbetsplatser. Detta är en trend som varit på frammarsch under en längre tid men som nu har hamnat högst upp på agendan. - Vi ser ett större fokus på dels trygghet, där våra tjänster inom lokalvård och säkerhet har fått en allt viktigare roll, dels en ökad efterfrågan och fokus hos våra större kunder på lösningar som förbättrar medarbetarens fysiska, sociala och mentala välmående, säger Josefine. Kopplat till arbetsplatsen ligger fokus på hur den fysiska miljön kan stötta medarbetarens välmående där bland annat inomhusklimat, ljussättning, ergonomi, nya servicetjänster och sociala ytor är av stor vikt. Det kommer också bli viktigt att utveckla ledarskapet i många organisationer och arbeta aktivt med att skapa en inkluderande företagskultur som främjar psykologisk trygghet, social interaktion och samarbete.

Ny arbetsplatsstrategi – ingen ”quick fix”

 

Företag måste utvärdera hur dessa trender påverkar just deras verksamhet och medarbetare, och utifrån detta anpassa sina arbetsplatser. Vi på Coor ser redan att många företag överväger en mer långsiktig omställning, och framför allt ser vi också stora möjligheter i att ta chansen nu och påbörja arbetet med att se över sin långsiktiga arbetsplatsstrategi.

– Det finns tyvärr ingen standardlösning, menar Josefine. Varje bolag är unikt och innan man drar igång ett stort projekt bör behov och förutsättningar analyseras. Ett arbetsplatsprojekt är en förändringsresa som behöver förankras hela vägen från ledning och ut till varenda medarbetare för att få full effekt. Genom att utforma sin framtida arbetsplatsstrategi utifrån medarbetarnas behov och preferenser, kommer man som företag kunna stå sig mer konkurrenskraftig samt få mer effektiva och produktiva medarbetare.

– För att vinna i längden krävs att företagen kan erbjuda sina medarbetare en inspirerande och funktionell arena som andas både kultur, frihet, flexibilitet och attraktivitet – nu är ett bra tillfälle att skapa just detta, avslutar Josefine.

Josefine Mordenfeld

Arbetsplatsstrateg Coor Advisory