dokumenttjänster, coor

Säker och effektiv dokumenthantering

Coor erbjuder komplett hantering av alla era dokumentflöden. Ni kan vara trygga i vetskapen om att all information skannas och arkiveras enligt ert företags policy med hjälp av våra dokumenthanteringssystem.

Vår tjänst SmartArchive ger möjlighet till digitalisering av dokument samt arkivering digitalt och/eller fysiskt. SmartArchive kan användas för inköps- och kundavtal, HR-dokument, fysiskt post, fakturor, fraktsedlar/handlingar och korrespondens såsom exempelvis anbud.

Coor har mer än 10 års erfarenhet av att strukturera, digitalisera och arkivera stora volymer med handlingar. Vi erbjuder en heltäckande och helt unik service för all din informations- och dokumenthantering som ökar effektivitet och säkerheten i er dokumenthantering.

Den digitala kopian:

  • Åldras inte – dokumenten spänner över både teknikskiften och tid

  • Kan återanvändas utan att slitas

  • Tar ingen fysisk plats

  • Är tillgänglig när och där du behöver den

  • Kan digitalt signeras, sigileras och versionhanteras

  • Garanterar informationskvalitet och spårbarhet.

Dokumenthanteringssystem, hur gör Coor?

Att skanna dokument och tolka innehållet gör verksamhetens ärende- och dokumenthantering mer effektiv då informationen blir tillgänglig digitalt. Fångad information kan behandlas automatiskt i system för till exempel digital fakturahantering eller ärenderegistrering.

Förutom den skanning som sker ute hos våra kunder har Coor även en egen anläggning för skanning och tolkning. Verksamheten är uppbyggd för skanning i industriell skala och årligen skannar vi miljontals dokument åt ett flertal stora kunder.

Digitalisering av pappersdokument, som leverantörsfakturor, avtal, formulär med mera, sker genom att dokumenten skannas av Coor. Sökbegrepp och data fångas samtidigt automatiskt eller registreras i samband med manuell rättning och kvalitetskontroll. Därefter skickas dokumenten tillsammans med tolkad data till vårt eget arkiveringssystem Arkinet eller till kundens eget dokumenthanteringssystem, där de lagras digitalt och finns tillgängliga för vidare behandling. Efter skanning skickas dokumenten vidare för fysisk arkivering.

Ledande på dokumenthanteringssystem i Sverige

Coor har lång erfarenhet av dokumenthantering och dokumenthanteringssystem i Sverige och Norden. Har du några frågor om våra kontorslösningar och vill ha mer information om hur vi kan hjälpa dig att digitalisera och dokumentera era arkiv? Kontakta Coor idag!

Kontakta oss idag

Integritetspolicy

Vi har uppdaterat vår sekretesspolicy för att underlätta för dig att förstå vilken information vi samlar in och varför vi samlar in den. Vi har gjort dessa uppdateringar eftersom nya datasäkerhetsbestämmelser (GDPR) trädde i kraft den 25 maj i Europeiska unionen.

Samtycke till behandlingen av personuppgifter
Personuppgifterna vi samlar är data som tillhandahålls av dig när du fyller i ett kontaktformulär eller prenumerationsformulär på Coors webbplatser. Det är ditt fullständiga namn, din e-postadress och ditt telefonnummer eller postadress (om det finns).

Vad är ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna skicka ut det material du uttryckt intresse för; det kan vara press-releaser, nyheter, och nyhetsbrev. Vi använder även personuppgifter för att kunna kontakta dig personligen i det fall du fyllt i ett kontaktformulär.

Vad är den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter?
Behandlingen av dina personuppgifter grundas på att du har samtyckt till behandlingen. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att maila oss på info@coor.com

Information om behandlingen av dina personuppgifter
Vi har genomfört lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bland annat förlust eller olaglig tillgång. Antalet personer med tillgång till dina personuppgifter är begränsade. Endast personer som är associerade med den Coor-webbplats du besökt med som behöver behandla dina personuppgifter i enlighet med ovanstående syften kommer att ha tillgång till dina personuppgifter.

Vi kan också dela dina personuppgifter med andra koncernföretag och leverantörer och affärspartners som utför tjänster på våra vägnar (till exempel servicetekniker från olika leverantörer, till exempel vid felmeddelande om en kaffemaskin).

Dina personuppgifter kan överföras till ett tredjeland, det vill säga ett land utanför EU / EES, i samband med Coors användning av de molnbaserade tjänsterna Office 365 som tillhandahålls av Microsoft Ireland Operations Limited ("Microsoft").

När Microsoft tillhandahåller Office 365-tjänster, hanterar Microsoft kunddata (till exempel e-post, filer) i datacentraler inom EU (för närvarande: Dublin (Irland) och Amsterdam (Nederländerna). Men som en integrerad del av levererar Office 365-tjänsterna, kan vissa begränsade personuppgifter också behandlas i tredjeländer (för närvarande är sådana andra uppgifter huvudsakligen bearbetade i USA och i Kanada). Microsoft har engagerat underleverantörer för sådan databehandling utanför EU och EES.

För att uppfylla tillämpliga dataskyddskrav har Coor genomfört ett databehandlingsavtal med Microsoft och dessutom ingått standardavtalsklausuler ("EU-modellklausuler") med Microsoft. Alla Microsoft-underleverantörer som behandlar personuppgifter i samband med Office 365-tjänsterna är engagerade av Microsoft i enlighet med artikel 11 i EU-modellklausuler.

Dina personuppgifter som används för serviceförfrågningar sparas tills vi inte längre behöver det för att kunna uppfylla din förfrågan.

Dina rättigheter
Du har rätt att veta vilken av dina personuppgifter som behandlas om dig och att be om en kopia av sådan information. Du har rätt till rättelse av felaktiga personuppgifter om dig och i vissa fall begära radering av dina personuppgifter (till exempel om du tar tillbaka ditt samtycke). Dessutom har du rätt att invända mot viss behandling av dina personuppgifter och begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Observera att begränsning eller borttagning kan leda till att vi inte kan uppfylla våra åtaganden. Du har också rätt att ta emot personuppgifterna om dig i maskinläsbart format samt att skicka dessa data till en annan datakontrollant.

Om du har några invändningar eller klagomål med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att anmäla detta till Säkerhetsverket som är tillsynsmyndighet för vår behandling av personuppgifter.

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter om dig, är du välkommen att kontakta oss på info@coor.com.

 

GDPR