Havforsknings-instituttet, Microsoft och PostNord - om framtidens kontor

Havforskningsinstituttet (HI) är ett norskt forskningsinstitut med fokus på havsresurser och marin miljö. I dagsläget har man närmare 1 100 anställda och är i och med det Europas näst största havsforskningsinstitut. Medarbetarna jobbar på allt från forskningsfartyg och laboratorium till biologiska forskningsstationer.

Huvudkontoret ligger i Bergen och HI har flera avdelningar längs kusten, ända upp till Tromsö i norr.

– Under pandemin har en del medarbetare arbetat hemifrån medan andra varit på plats. Vi har infört flertalet säkerhetsåtgärder som exempelvis ökad rengöring, skift för de som jobbar i labben och självklart sett till att hålla såväl avstånd som att använda munskydd, säger Sissel Rogne, vd på HI.

Många menar att arbetslivet har ritats om det senaste året, där kontorets vara eller icke vara har blivit en het diskussion. Men Sissel Rogne och HI har en tydlig bild av hur de ser på framtiden.

– Vi vill ha alla på kontoret igen – som innan pandemin. I vår bransch är kreativitet och samarbete viktigt, och då måste du träffas ansikte mot ansikte. Det är dessutom en väldigt stor andel av våra anställda som inte kan jobba hemifrån och som inte heller kommer att kunna det i framtiden.

Hur ser ni på återgången till kontoren?

– Vi kommer att gå tillbaka till en ny normalitet, där vi på HI fortsatt jobbar på och utgår från kontoret – med ett fortsatt ökat fokus på hygien. Det ökade hälsofokuset kommer att vara bra för folkhälsan i stort och minska även den vanliga smittspridningen. Sedan kommer vi att se en skillnad i antalet resor i jobbet, det kommer att minska drastiskt. Vi har blivit bra på att ha digitala möten nu och behöver inte alls resa i samma utsträckning i jobbet framöver.

Många pratar om en hybrid mellan hemmakontor och arbete på plats – är det någonting för Havforskningsinstituttet?

– Att börja med fasta dagar med hemmakontor kommer inte att vara aktuellt för oss. Det är klart att de anställda kommer att ha möjlighet att jobba hemifrån emellanåt, men att exempelvis ha två fasta dagars hemarbete varje vecka fungerar inte här. Vår målsättning är att gå tillbaka till det upplägg vi hade innan pandemin. På Havforskningsinstituttet jobbar man på Havforskningsinstituttet.

På Microsoft i Sverige har de cirka 600 medarbetarna varit vana vid att kunna distansarbeta ända sedan 2012, då företaget började arbeta utifrån vad de kallar ”det nya arbetslivet”.

– Det går enkelt förklarat ut på att arbete inte är en plats utan något man gör, säger Henrik Byström som är Business Group Lead Modern Work & Security på Microsoft.

Han ser Microsofts egen arbetsplats som en kontinuerlig utvecklingsprocess där man anpassar, optimerar och utvecklar kontoret till en plats dit medarbetarna verkligen vill gå.

– Många hos oss vill ha en hybrid arbetsplats – de vill kunna vara på kontoret när det passar dem. Jag tror att det blir väldigt svårt att tvinga folk tillbaka till kontoret, det måste vara något de själva väljer.

Microsoft är välkänt för att länge ha legat i framkant när det kommer till att utveckla arbetsplatsen och förnya synen på dess syfte, i hela samhället. Bolaget hade utvecklat nya arbetssätt och möjligheter att arbeta på distans långt innan något ens hört ordet pandemi. Men på Microsoft ser man att kontoret har en viktig roll även i framtiden.

– Vi kom tidigt fram till att kontorslokalen har en funktion att fylla i det mänskliga mötet, och därför är vårt kontor aktivitetsbaserat. Vi försöker hela tiden möta allas behov genom rätt teknik och utveckling. Vi uppmuntrar medarbetarna att använda kontoret, även om de flesta rör på sig mycket och ofta arbetar på distans. De har alltså stor flexibilitet att utföra sitt arbete på den plats som de anser passar bäst för den aktivitet de ska utföra, säger Henrik Byström.

Hur tror du att ert kontor ser ut om fem år?

– Jag tror att kontoret kommer att vara en inbjudande lokal, en mötesplats, dit inte bara våra medarbetare vill komma – utan även kunder och partners. Det kommer att finnas välutvecklade tekniska möjligheter överallt, med exempelvis bra skärmar, integrerade touchmetoder och sensorer på alla möjliga ställen. De digitala insikterna kommer att hjälpa oss att se hur kontoret används och hur vi kan göra det ännu bättre.

PostNord är verksamt i Sverige, Norge, Danmark och Finland och har kontor på många platser runtom i Norden. Störst antal medarbetare finns i Sverige – 20 000 anställda fördelat på 420 kontor, och merparten av dessa jobbar direkt i produktionen, som exempelvis brevbärare, terminalarbetare och chaufförer.

– Större delen av våra medarbetare kan inte jobba hemifrån. De har gjort ett fantastiskt arbete det senaste året, då även volymerna gått upp, säger Martina Smedman, Head of Human Resources på PostNord Sverige.

PostNord har varit noga med att följa myndigheternas råd under pandemin och i de stora terminalerna har de delat av arbetsytorna för att minska rörelse mellan avdelningarna.

På huvudkontoret i Solna sitter i vanliga fall runt 700 personer och jobbar med det administrativa. Under pandemin har kontoren varit öppna hela tiden – men få har varit där.

– Det här har varit en stor omställning för oss, men vi märker att våra medarbetare vant sig vid att jobba på distans. Vi ser att det inom vissa områden är en högre produktivitet, säger Martina Smedman, men poängterar också att det finns vissa lägen då man behöver ses.  

Hur ser ni på återgången till kontor?

– Vi har satt strukturen för hur vi vill att våra anställda ska arbeta framöver. Vi tror på en flexibel arbetsplats, men att det kommer finnas riktlinjer och rekommendationer. Vid exempelvis affärsplaneringar, grupparbeten eller nyrekryteringar kan man behöva vara på plats, men vi kommer att undvika regler kring att vara på kontoret särskilda dagar. Vi är övertygade om att människor vill göra ett bra jobb och är kloka nog att förstå när man behöver träffas. Det är den närmsta chefen som får ta ansvar och bestämma, säger Martina Smedman.

Hur ser ni på utformningen av era kontor?

– I nuläget håller vi på och ser över hur vi kan göra om kontoren. De kommer inte vara uppbyggda på samma sätt som tidigare, utan fungera mer som mötesplatser.

PostNord ser många fördelar med framtidens arbetssätt. Ambitionen är ett hållbart arbetsliv för människor och klimat, där ett rikt privatliv kombineras med ett rikt arbetsliv.

– Nu kan vi rekrytera människor från hela landet, vilket skapar stora möjligheter för oss som arbetsgivare. Det ställer krav på individen men min erfarenhet är att människor vill jobba. Den största utmaningen är faktiskt att folk jobbar för mycket.