Tack för era frågor!

Hur gick ni tillväga mer konkret för att veta vad era medarbetar behöver och inte enbart gissa er fram?  (sammanfattat från inspelning)

• Först gjorde vi en rad djupintervjuer för att förstå våra kollegors behov. Vi frågade tex efter vilka arbetsuppgifter de har och hur de föredrar att utföra dem.
• Efter intervjuarna gjorde vi en enkätundersökning för att kvantifiera och validera insikterna från intervjuerna
• Baserad på insikterna från intervjuarna och enkäten började vi designa prototyper på lösningar som kunde implementeras och efterfrågade därefter feedback från våra kollegor.

Hur tänker ni kring hållbarhetsfrågan om ni nu planerar att göra om ert kontor? (sammanfattat från inspelning)

• Detta är en väldigt central del av vårt projekt där en av våra fokusområden är just ”sustainability at its core”. Vi har varit tydliga med det till våra arkitekter tidigt i processen och har redan initierat dialoger med samarbetspartners och leverantörer som kan hjälpa oss bygga upp en ”truly sustainable” lösning. Vi vill också vara en förebild för våra kunder och här ser vi en möjlighet att hjälpa dem i sin omställning framåt genom att just testa olika lösningar och potentiella partners för att sedan bättre kunna stötta dem i deras resa mot ett mer hållbart arbetsliv.
• Ett exempel är att vi ämnar att mäta koldioxidutsläppen för produktionen av respektive möbel vi ev. kommer att köpa in samt säkerställa att möbler vi inte längre är i behov av kan återbrukas och nyttjas av andra aktörer.
• Viktigt att våra kontor är hållbara både utifrån ett miljöperspektiv men även ett människoperspektiv. Därför kommer även att välmåendefrågan vara en central punkt i denna utformningen.

Hur lång tid räknar ni att en sån här förändring tar att genomföra? (sammanfattat från inspelning)

• Att göra om den fysiska miljön räknar vi med att ha klart runt nästa sommar. Det vill säga ungefär 10-12 månader från i dag. Men det beror såklart på hur omfattande ombyggnationen blir.
• När det kommer till att anpassa arbetssättet tar det längre tid. Fast vi har ett aktivitetsbaserad kontor i dag så är det nya ytor vi introducerar och det nya hybrida arbetssättet måste vi också anpassa oss till. Vi måste ha respekt för att vi är i en ”trial-and-error” fas vad angår tillbakagången till kontoret.

Hur ska man integrera Wellbeing i det framtida arbetsplatsen?

• Välmåendet vävs in i den framtida arbetsplats på flera sätt. Dels i designen som utgör den fysiska miljö med mycket växter, bra ljus och luftkvalité. Därutöver har vi ett ”återhämtningsrum” på ritningsbordet.
• Ser vi mer till servicen har Coor ett brett utbud av tjänster som stöttar välmående på arbetsplatsen – om ni är kund till Coor rekommenderar vi att lyfta frågan med era kontaktpersoner för att höra mer om vad det finns för möjligheter och om ni inte är kund ännu så kan ni alltid vända er till kontaktformuläret på vår hemsida eller direkt till oss för att veta mer detaljer.
• Ett annat sätt vi jobbar med välmående är att vi kommer nyttja vår omgivning mer aktivt med promenadstråk kring kontoret för att få steg, ljus och frisk luft.
• Ett sista sätt är att vi vill försöka locka medarbetaren tillbaka till kontoret. På så sätt kan vi minska några av de negative konsekvenserna som vi har sett till följd av pandemin.

Vilka services ska göras tillgängliga för att underlätta medarbetarnas vardag?

• Exakt vad vi kommer att erbjuda är i dagsläget inte fastställt, däremot har vi inlett ett samarbete med vårt center och excellence inom arbetsplatsservice för att se över hur vi kan möta medarbetarnas behov. Utöver det har vi även dialoger med de som konceptutvecklar inom vårt food & beverage-erbjudande för att kunna se över hur man t.ex. kan få med sig take-away och liknande lösningar
• I takt med att vi kommer längre i denna frågan kommer vi att kommunicera det internt och externt. Så håll utkik på vår hemsida och sociala medier för mer information under de kommande månaderna!

Hur jobbar ni med hybridmöten? Vad har ni för policys? Jag tycker det är väldigt utmanande med några personer i rummet och några på distans

• När vi pratar om vanliga hybridmöten där några är på plats och några är med på plats jobbar vi med en lösning där det krävs både lite ommöblering och lite ny teknik. Vi ser fram för oss är att vi ska ha en kamera i ögonhöjd (kanske flera) så de som är på plats syns bra för de digitala deltagarna. Samtidig ska de digitala deltagare också syns bra för de som är på plats. För att samspelet ska fungera och de i rummet inte ska glömma bort de digitala deltagarna tror vi att det behövs en annan typ av möblering – tänk att alla sitter på rad och att raden är lite böjd mot skärmen. På så sätt blir det lika naturligt at titta på de som deltar på distans som att titta på de som är i rummet.
• En snabb ”quick fix” tills man har fått detta på plats är dock att alla som är på plats deltar i mötet i teams via sina egna datorer och kameror samtidigt som ljudet kommer från t.ex. mötesrumstekniken man har på plats idag – på detta sätt blir det mer likvärdigt och jämställt i mötet. (kom bara ihop att mute:a och stänga av ljudet på den egna datorn så det inte blir rundgång)
• Sen är vissa möten bättre att ta när alla är på plats, framförallt de kreativa och strategiska mötena – och i dessa fallen kan man uppmuntra deltagarna till att samlas fysiskt (när hälsan tillåter).

Kan ni utveckla hur ni tänker kring att man ska bygga om ”flexibelt”?

• Absolut, här menar vi att man ska försöka tänka lite agilt kring sin omställning. Kanske provtrycka vissa ytor, funktioner och lösningar innan man implementerar det brett över organisationen. Delvis för att vi inte ska konsumera onödiga saker som inte uppfyller medarbetarnas behov, men också för att lösningarna ska stötta medarbetarna i att vara sitt effektivaste och nöjdaste jag.
• Det kan vara av värde att tidigt sätta upp en struktur för förvaltningen och avsätta en summa pengar för att göra justeringar löpande just för att säkra att kontorets utveckling följer medarbetarnas arbetssätt och att arbetsplatsen förblir aktuell och stöttande.