coor

Kreativa medarbetare ger lönsamma idéer

De mest framgångsrika företagen är de som tar tillvara alla medarbetares kreativitet och initiativförmåga. Att känna sig som en del av företagets utveckling och framgång är den ojämförligt bästa motivationshöjaren.

Det är huvudbudskapet i Louise Östbergs forskningsarbete som nu har resulterat i en bok om hur man tar tillvara idéer från alla anställda på ett företag, skriven tillsammans med de internationella forskarna Alan G Robinson* och Dean Schroeder. Boken ges ut på SIS Förlag våren 2010.

Louise Östberg är konsult inom förbättringsarbete och hjälper verksamheter att komma igång med ett konstruktivt idéarbete som involverar hela personalen inom en organisation. Under tio års tid har hon forskat på hur svenska företag tar tillvara sina idéer. I studien tittar hon närmare på 50 nordiska företag och jämför med ett par hundra globala företag, som alla arbetar strukturerat med idésystem och har mycket goda resultat från sitt förbättringsarbete.

Resultatet i undersökningen visar att nordiska företag generellt sett ligger efter många av sina internationella konkurrenter vad gäller att ta tillvara på sina medarbetares idéer. Samtidigt så är det företagens största möjlighet – att lära sig hur de kan dra fördel av den enorma potential av förbättring och innovation som finns i medarbetarnas idéer och kreativitet.

– Om man tar Sverige som exempel, så har de trots sin långa tradition av medbestämmande inte tagit sig tid att lyssna till medarbetarna. En vanföreställning är att tankearbetet ska komma från ledningen och att resten bara är utförare i ledningens tjänst. Det bör i stället vara från de verksamhetsnära tjänsterna som idéerna ska komma, säger Louise Östberg.

Många företag satsar resurser på utomstående ingenjörer och experter när nya kreativa lösningar och idéer behöver tillföras. Louise Östberg menar att det kan vara mycket mer effektivt att istället vända sig till den kompetens som redan finns hos medarbetarna. Men man måste göra det på rätt sätt. Människor är olika, och organisationer är olika. System för att ta tillvara på de idéer och den kreativitet som finns inom organisationen kan se ut på olika sätt. Gemensamt för framgångsrika system är dock att de på olika sätt gör alla medarbetare delaktiga i idéarbetet, och att idéerna som genereras följs upp och mäts på något sätt.

Tillverkningsindustrin bäst

Historiskt sett är det främst inom tillverkningsindustrin som man har satsat på organiserat idéarbete. Goda exempel är Scania och Coca Cola, som kan redovisa många idéer per anställd och redovisar mycket goda resultat från sina idésystem.

Inom tjänstesektorn, däremot, är det aktiva idéarbetet ännu i sin linda. Inom tillverkningsindustrin är det lättare att se kopplingen mellan idé och resultat, medan effekterna för tjänster kan vara mer abstrakta. Men Louise Östberg tror att tjänstebranschen är i lika stort behov av aktivt idéarbete.

Och på vissa områden har man kommit långt även inom tjänstesektorn. Här och var har man börjat inse möjligheterna med ett mer idéskapande arbetsklimat. Toppnivåer har man på till exempel hotellkedjan Clarion, där man på ett av kedjans hotell i genomsnitt får in upp till 50 förbättringsförslag per år från medarbetare. Detta ska jämföras med genomsnittet i Sverige som ligger på 0,5 idéer per år. Även Coor Service Management utmärker sig med en strukturerad process som involverar samtliga medarbetare och tydliga förbättringsmål, som löpande följs upp. Coor redovisar också fler förbättringsförslag än genomsnittet i Norden.

Enligt Louise Östberg finns huvudsakligen tre gemensamma nämnare för ett bra idéarbete: att medarbetare på alla nivåer engageras, att ledningen är engagerad i medarbetarnas dagliga arbete och att det finns ambassadörer på olika avdelningar som stöd för medarbetarnas idéarbete. Louise har fördjupat sig i teorier och psykologiska faktorer som förklarar vad som motiverar människor. A och O är att kunna känna sig sedd. Att få se sina idéer genomförda och att chefer och medarbetare lyssnar på dig. Och detta går hand i hand med vad all ledarskapsforskning säger.

– Sedan vill vi bli belönade på olika sätt. Vissa vill bli hyllade offentligt, medan andra hellre vill ha några uppmuntrande ord. Vi bör därför komma ifrån synsättet att alla ska bli behandlade lika – snarare ska vi se till det faktum att alla är olika individer och ska bli sedda därefter, säger Louise Östberg.

Exempel på lyckat idéarbete

Alla typer av organisationer har nytta av ett välfungerande idésystem. Ett bra exempel är Posten AB, som det senaste årtiondet har utvecklats till ett av de bästa nationella postsystemen i världen vad gäller precision och leveranshastighet. En viktig faktor i denna förvandling var införandet av ett effektivt idésystem som involverar de flesta av Postens 30 000 anställda. I sin nya bok beskriver Östberg/Robinson/Schroeder vad Postens systematiska idéarbete betyder för koncernen, och här följer ett utdrag:

”Den sorteringsterminal inom Posten vars prestationsresultat ligger i topp är terminalen i Umeå. Samma terminal genomför även det högsta antal idéer från medarbetare inom hela Posten. En av de många idéer vi såg i Umeå var ett avskilt rum för medarbetare vars uppgift är att kontrollera handskrivna adresser och postnummer framför en datorskärm, när det automatiska systemet inte hade kunnat läsa adresserna. Dessa medarbetare var tidigare placerade i mitten av terminalen i en bullrig miljö, där de försökte koncentrera sig på att processa så många brev som möjligt. Idén att bygga ett speciellt ljud- och störningsfritt rum på en nivå över produktionsgolvet kom från en anställd. Flytten av arbetsstationen till detta avskiljda rum resulterade i att antalet hanterade brev ökade med 34 % per anställd per timme, antalet fel reducerades med 45 % och medarbetarna upplevde att arbetsmiljön var väsentligt mindre stressande.” (utdrag ur boken av Louise Östberg, Alan G Robinson och Dean Schroeder som utkommer våren 2010).

* En intervju med Alan Robinson presenterades i Nova 2008 nr 3