Språk / Site

Språk

Våra siter

  • Kontakt
  • Språk / Site

    Språk

    Våra siter

Morgondagens kontor och framtidens arbetsplatser

Pandemin innebär inte bara ekonomisk osäkerhet för både företag och människor, den för också med sig att vi måste förhålla oss till varandra och till våra arbetsplatser på helt andra sätt.

Mikael Brandin | Workplace strategist | Coor

Den här ovissheten kring vad som kommer att hända med arbetsplatserna i framtiden kan vara svår att hantera. Mikael Brandin som arbetar med strategisk arbetsplatsutveckling på Coor är noga med att ödmjukt betona att det är ett komplext och svårnavigerat område där ju ingen sitter på alla svaren. Givetvis vill och förväntas beslutsfattare visa handlingskraft och ta kontroll över situationen, framförallt när medarbetarna önskar tydliga svar.

– Det finns ändå bra sätt att strukturera beslutsarbetet, både kortsiktigt och långsiktigt. Det gäller att ha tillgång till bra information och ställa rätt frågor, säger Mikael och berättar att man måste blicka utåt på pågående arbetsplatstrender samtidigt som man vänder blicken inåt till sina egna verksamhetsbehov, både på kort och lång sikt. Under nästa år återvänder vi till morgondagens kontor, men redan nu ska vi ta chansen att planera för framtidens arbetsplatser.

TRENDER KAN GE EN FINGERVISNING
Pågående trender ger en bra fingervisning på vad som kommer att påverka arbetsplatserna nu och i framtiden. Mikael menar att företag sannolikt kommer fortsätta ha fokus på minskad klimatpåverkan, ökad hållbarhet, konkurrens om talanger samt hur man drar nytta av teknikutvecklingen. Trenderna med digitalt ledarskap och självledarskap är också här för att stanna.

– Andra snabbväxande och mer kulturella trender handlar om sättet vi ser på frihet. Autonomi och flexibilitet främjar hälsa och välmående, säger Mikael och menar att en händelse som Corona har tvingat fram detta i en snabbare takt.

– I och med pandemin så har även det ”upplevelsebaserade kontoret” fått nytt fokus. Många verksamheter landar i att när medarbetarna kommer tillbaka till de vanliga arbetsplatserna igen måste kontoren kunna ge något de inte lika bra kan få hemma. Kontoret behöver vara en attraktiv mötesplats för innovation och relationsbyggande, arbetsmiljön ska upplevas med alla sinnen och utgöra navet för samarbete och erfarenhetsutbyte. Man kanske kan kalla morgondagens kontor för en ”socialbaserad arbetsplats”, säger Mikael.

A big orange X drawn inside a brown circle | Coor

Enligt Mikael har distansarbetet skapat nya insikter i form av tre olika ”avstånd” som påverkar resultat, välmående och samhörighet:

  1. Det första ”fysiska avståndet” upplevde många som befriande i början, man bekantade sig med tekniska lösningar och fick det att rulla på fint.
  2. Efter ett par månader gjorde sig det mer ”operationella avståndet” påmint och väckte frågor såsom hur ska vi på ett effektivt sätt få projekten, kreativiteten och affären att rulla på när vi är distanserade? Det började bli svårt att överblicka stressfaktorer, ergonomin på hemmakontoret samt svårighet att lära av varandra säger Mikael.
  3. Efter semestern så började det ”relationella avståndet” att bli mer påtaglig och människor längtar mer och mer efter de formella och informella sociala sammanhangen. Det finns grundläggande mänskliga sociala behov som hamnat på efterkälken den senaste tiden, säger Mikael.

Han ser att det finns värdefulla lärdomar att ta med sig från distansarbetet in till det framtida kontoret. Distansarbetet främjar autonomi över arbetsdagen och mer tidsflexibilitet. Det har även ökat mognadsgraden för tekniska hjälpmedel och enligt studier så finns det en upplevd högre produktivitet med bättre möjlighet till fokuserat arbete, speciellt för de som har bra arbetsplatser i hemmet.

A big orange X drawn inside a brown circle | Coor

Många företagsledare ställer sig nu frågan, varför ska man tillbaka till kontoret och hur ska det då se ut? Mikael menar på att det korta svaret är – för att minska de tre arbetsmässiga ”avstånden” som påverkar resultat, välmående och samhörighet. Samtidigt vill många fortsätta ha tillgång till flexibiliteten med hemmaarbete. Detta är givetvis olika för olika typer av verksamheter. Mikael uppmanar företagsledare att ta reda på vad som kommer att vara viktigt hos just er och för just era medarbetare.

– Alla undersökningar som gjorts visar att en hybrid där gränsen mellan fast kontor och distansarbete luckras upp troligtvis blir det mest framgångsrika. En hybridlösning möjliggör enklare vardagspussel och mindre stress för individer samt skapar högre upplevd autonomi menar Mikael. Förenklat ska man se distansarbetet som en ny kontorsfunktion att dimensionera efter, precis som de andra kontorsfunktionerna såsom skrivbord, projektbord, mötesrum och telefonrum, fortsätter Mikael.

A big orange X drawn inside a brown circle | Coor

– Den fysiska arbetsplatsen ska vara en service, upplevelse och kulturbärare, sammanfattar Mikael. Sannolikt lägger verksamheter mer resurser och energi på att skapa just detta framöver, men detta beslutsarbete behöver göras strukturerat.

Att forma en attraktiv arbetsplats handlar alltså inte om att ”gissa” vad medarbetarna vill komma tillbaka till, utan att ta reda på vilka behov de har framåt, även på längre sikt. Företag behöver ha en tydlig plan för hur arbetsplatsen ska utvecklas strategiskt. Han uppmanar företagsledare att använda denna ”paustid” till att planera för hur arbetsplatsen kan användas som ett strategiskt verktyg; ett perfekt tillfälle att bevisa arbetsplatsens värdeerbjudande för medarbetarna. Mikael fortsätter:

– Det smartaste är att basera beslut på kvalitativa och kvantitativa data. Undersök och ta fram data över hur och på vilket sätt arbetsplatsen faktiskt används. Fråga vad medarbetarna verkligen vill ha och behöver;

  • Vad har varit bra och mindre bra med distansarbetet?
  • Vilken upplevelse vill du ha när du kommer till kontoret?
  • På vilket sätt kan kontoret stödja dig i ditt ledarskap?
  • På vilket sätt kan kontoret få dig att känna mindre stress?

Mikael menar avslutningsvis att dessa data bör följas upp kontinuerligt för att kunna göra löpande anpassningar. Medarbetarnas behov ställs givetvis i relation till vissa villkor som avgör genomförbarheten; ekonomiska ramar, ergonomiska faktorer, arbetsmiljöaspekter, fastighetens beskaffenhet, varumärke och andra förutsättningar och begränsningar.

– Kom ihåg att alla kriser driver utveckling, påminner Mikael. Genom att strategiskt utveckla arbetsplatsen efter verksamhetens och medarbetarnas behov på kort och längre sikt visar man lyhördhet, tillit och handlingskraft!