Morgondagens kontor och framtidens arbetsplatser

Enligt Mikael har distansarbetet skapat nya insikter i form av tre olika ”avstånd” som påverkar resultat, välmående och samhörighet:

1. Det första ”fysiska avståndet” upplevde många som befriande i början, man bekantade sig med tekniska lösningar och fick det att rulla på fint.
2. Efter ett par månader gjorde sig det mer ”operationella avståndet” påmint och väckte frågor såsom hur ska vi på ett effektivt sätt få projekten, kreativiteten och affären att rulla på när vi är distanserade? Det började bli svårt att överblicka stressfaktorer, ergonomin på hemmakontoret samt svårighet att lära av varandra säger Mikael.
3. Efter semestern så började det ”relationella avståndet” att bli mer påtaglig och människor längtar mer och mer efter de formella och informella sociala sammanhangen. Det finns grundläggande mänskliga sociala behov som hamnat på efterkälken den senaste tiden, säger Mikael.

Han ser att det finns värdefulla lärdomar att ta med sig från distansarbetet in till det framtida kontoret. Distansarbetet främjar autonomi över arbetsdagen och mer tidsflexibilitet. Det har även ökat mognadsgraden för tekniska hjälpmedel och enligt studier så finns det en upplevd högre produktivitet med bättre möjlighet till fokuserat arbete, speciellt för de som har bra arbetsplatser i hemmet.

Många företagsledare ställer sig nu frågan, varför ska man tillbaka till kontoret och hur ska det då se ut? Mikael menar på att det korta svaret är – för att minska de tre arbetsmässiga ”avstånden” som påverkar resultat, välmående och samhörighet. Samtidigt vill många fortsätta ha tillgång till flexibiliteten med hemmaarbete. Detta är givetvis olika för olika typer av verksamheter. Mikael uppmanar företagsledare att ta reda på vad som kommer att vara viktigt hos just er och för just era medarbetare.

– Alla undersökningar som gjorts visar att en hybrid där gränsen mellan fast kontor och distansarbete luckras upp troligtvis blir det mest framgångsrika. En hybridlösning möjliggör enklare vardagspussel och mindre stress för individer samt skapar högre upplevd autonomi menar Mikael. Förenklat ska man se distansarbetet som en ny kontorsfunktion att dimensionera efter, precis som de andra kontorsfunktionerna såsom skrivbord, projektbord, mötesrum och telefonrum, fortsätter Mikael.

– Den fysiska arbetsplatsen ska vara en service, upplevelse och kulturbärare, sammanfattar Mikael. Sannolikt lägger verksamheter mer resurser och energi på att skapa just detta framöver, men detta beslutsarbete behöver göras strukturerat.

Att forma en attraktiv arbetsplats handlar alltså inte om att ”gissa” vad medarbetarna vill komma tillbaka till, utan att ta reda på vilka behov de har framåt, även på längre sikt. Företag behöver ha en tydlig plan för hur arbetsplatsen ska utvecklas strategiskt. Han uppmanar företagsledare att använda denna ”paustid” till att planera för hur arbetsplatsen kan användas som ett strategiskt verktyg; ett perfekt tillfälle att bevisa arbetsplatsens värdeerbjudande för medarbetarna. Mikael fortsätter:

– Det smartaste är att basera beslut på kvalitativa och kvantitativa data. Undersök och ta fram data över hur och på vilket sätt arbetsplatsen faktiskt används. Fråga vad medarbetarna verkligen vill ha och behöver;

• Vad har varit bra och mindre bra med distansarbetet?
• Vilken upplevelse vill du ha när du kommer till kontoret?
• På vilket sätt kan kontoret stödja dig i ditt ledarskap?
• På vilket sätt kan kontoret få dig att känna mindre stress?