Om du överväger att outsourca hela eller delar av er service är du inte ensam. Årligen omsätter branschen över 210 miljarder kronor och det anställs cirka 300 000 personer. Detta motsvarar cirka 5 % av Sveriges årliga BNP.
Beslutet att använda en extern partner för hela eller delar av sin serviceverksamhet är smart – men det upplevs ofta som svårt. För många bolag handlar det inte längre bara om att kontrollera kostnader. Många söker nu en partner med expertis; som får servicen att fungera som ett väloljat maskineri – utan större eller egen involvering.
Att det finns kostnadsbesparingar att göra är redan välkänt så vi vill gärna prata om alla de andra fördelarna också, de som kanske är mer okända. Och också visa vilka fallgropar som det är lätt att trilla i. I denna artikel lägger vi korten på bordet så att du kan ta reda på om outsourcing är rätt för just dig och din organisation.
Hur du lyckas med att outsourca facility management
Att välja rätt servicepartner ska inte vara svårt. I den här artikeln berättar vi vad du bör tänka på.
DÄRFÖR ÄR DET SMART ATT OUTSOURCA
1. EXPERTER ÄR BÄST PÅ SERVICE:
En bra servicepartner är som en förlängning av ditt eget team. Partnerns medbetare har ofta specialiserad utbildning samt stöd i beprövade processer och fungerande teknik på plats. Låt experterna göra vad de är bäst på! Det vill säga att tillgodose just era behov. Dessutom, väljer du en större servicepartner med många tjänster så får ni möjligt att testa flera olika servicetjänster när tillfälle och behov uppstår. Ju fler tjänster en och samma partner hanterar och levererar, desto smartare och effektivare blir lösningen för alla.
2. EN ARBETSPLATS ÄR EN UPPLEVELSE:
Dagens anställda förväntar sig mer än bara rena toaletter, påfyllda kopieringsmaskiner och tillräckligt med belysning. Många har redan vant sig vid bekvämligheter på arbetsplatsen såsom stående skrivbord, utomhusutrymmen, gym, nyttiga matalternativ och snabb hjälp när problem uppstår med till exempel fastigheten. Dessa förmåner förbättrar inte bara medarbetarnas upplevelse av sin arbetsplats, detta bidrar också till att öka deras välbefinnande… och som forskning visar på; glada medarbetare som trivs är helt enkelt mer produktiva.
3. VARENDA KRONA RÄKNAS:
Kostnadsbesparingar sägs vara den främsta drivkraften bakom outsourcing. Serviceleverantörer har ofta en gedigen erfarenhet inom facility management och de tjänster som ingår, de har tillgång till olika resurser och riktig expertis inom området. Detta kan vara en stor hjälp i att hålla kostnader under kontroll och samtidigt driva utvecklingen framåt. Tänk också på att leverantörer täcker diverse personalkostnader.
TRILLA INTE I VANLIGA FALLGROPAR!
1. ”UNDRA VAD ANDRA TYCKER?”:
Som med all outsourcing kan negativa åsikter eller kommentarer uppstå, från anställda, allmänheten eller båda. Detta är vanligare om servicen tidigare hanterades internt. Outsourcing kan tolkas som att jobb försvinner, vilket ofta leder till ett internt motstånd. Här är det viktigt att förändringen förankras proaktivt; med transparens, tydlig kommunikation och någon som kan svara på känsliga frågor. Ta gärna hjälp av en kommunikatör eller en expert på organisationsförändringar som är tränade i hur förändring görs smidigast. Då styrs fokus över på allt positivt med outsourcing.
2. ”VI FÅR INTE VAD VI FÖRVÄNTAR OSS!”:
Olika leverantörer erbjuder olika kvalité. Att tumma på kostnaden är inte alltid rätt väg att gå, om servicen är det viktiga. För att undvika missförstånd med vad man ska förvänta sig av servicepartnern är det viktigt att specifika och mätbara mål bestäms, samt att processer och samverkan beskrivs tydligt. Gör gedigen research, ha en löpande dialog med leverantören, bestäm mål och se över vilka aspekter i leveransen som är viktig för bolaget, t.ex. hållbarhet. Då blir förväntningar också verklighet.
3. ”VI HAR NOLL KOLL!”:
I ett partnerskap kring service så tar en extern leverantör över stora delar av ansvaret och avgör både hur tjänsterna levereras och hur servicepersonalen hanteras. Att minska kontrollen över det dagliga och alla detaljer kan upplevas som en nackdel. Med tydliga avtal och bra relationer kan ni tryggt få ut det mesta möjliga av tjänsterna, även om ni lämnar bort viss kontroll. Då frigörs tid som ni kan lägga på er egen kärnverksamhet istället.
