När man googlar på Activity Based Workplace dyker snabbt många människors värsta arbetsskräck upp: att inte ha ett eget skrivbord att gå till. Det är platsen där många får en trygghet och möjligheten att arbeta ifred. Enligt Josefine Mordenfeld, Head of Coor Advisory, så fastnar många i den frågan när de vill sätta sig in i vad Acitivity Based Workplace handlar om.
– Det finns mycket missförstånd kring själva konceptet och vad som är grundtanken. Många tolkar det som att man ska spara yta, vilket bara är ett delmål, och ibland inte alls, anledningen till en övergång till aktivitetsbaserat arbetssätt. I det stora hela så handlar det om att vara hållbar och välmående genom att se på sin arbetsplats som ett strategiskt verktyg i fler ledningsgruppsfrågor, exempelvis employer branding och produktivitetsfrågor.
Man måste lyfta blicken och förstå att ett aktivitetsbaserat arbetssätt handlar om att bygga en arbetsplats utifrån verksamhetens arbetssätt, visioner och värderingar, och på så sätt bidra till såväl välmående som produktiva medarbetare.
Från det företagsamma perspektivet är aktivitetsbaserade arbetsplatser mer flexibla och hållbara. Man kan likna det med att väggarna blir töjbara, och man kan få en trivselkänsla på kontoret oavsett om det är få personer där, eller väldigt många. Inte nog med det, så sväljer det nyrekryteringar och organisatoriska förändringar utan att anpassningar i kontorsmiljön behöver göras. Ett annat perspektiv är minimering av resursslöseri, något som direkt går in i hållbarhetsstrategin. Att dela på ytor, möbler och verktyg bör vara ett hygienkrav idag när vi redan förbrukat jordens alla resurser.
De 5 vanligaste missförstånden om ABW
- Jag måste vara på kontoret före 7 på morgonen, annars kommer jag behöva jobba sittandes i en soffa
- Jag kan inte samarbeta med mitt team om vi inte sitter bredvid varandra
- Jag behöver ett stort skåp där jag kan förvara allt jag behöver för att kunna jobba
- Mängden fokusbord som planeras för det nya kontoret kommer aldrig att räcka till
- Jag lär bli mer sjuk om jag måste dela skrivbord med kollegor
I dag säger 55 procent av yrkesverksamma att utförandet av deras arbetsplats motverkar möjligheten att arbeta produktivt och vet vi att antalet sjukskrivningar till följd av stress har femdubblats de senaste åren. Samtidigt säger 90% av Sveriges arbetsgivare att de arbetar med hållbarhet, och människans välmående är ju en del av det. Någonting i vår arbetssituation måste förändras och Josefines team på Coor rådger kunder och verksamheter om detta dagligen.
– Ansvaret ligger inte enbart på arbetsgivaren, men vi ser tydligt att arbetsgivare som tar ansvar för dessa frågor, ökar i popularitet hos talangerna på en tuff arbetsmarknad. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt, som görs på rätt sätt och verkligen fungerar, är ett ovärderligt verktyg för den moderna arbetsgivaren. Gör man det riktigt bra kan det öka lojalitet och varumärkeskännedom.
Från individens perspektiv är den största vinningen frihet och valmöjligheter. Människan mår bra och motiveras av att självbestämmanderätt och möjlighet att få välja själv (enligt Self determination theory (SDT), Edward L. Deci och Richard M. Ryan), och det är just vad aktivitetsbaserade arbetsplatser tar fasta på. Medarbetaren får ökad flexibilitet och kan välja vilken miljö behöver arbeta i beroende på vilket behov och vilka kollegor som individen vill ha runt om sig, just vid det tillfället.
Vilken är den största framgångsfaktorn för en lyckad övergång till aktivitetsbaserad arbetsplats?
– Om man som arbetsplats ska genomgå förvandlingen till att bli en aktivitetsbaserad arbetsplats är den stora utmaningen att få med sig alla anställda. Alla medarbetare är individer som i sin natur inte gillar förändring, och alla har väldigt olika behov av sin arbetsplats, och det är viktigt att ta hänsyn till det. Det i sig kräver att ledningen har gjort sin läxa och förstått syftet med det och kan stå bakom ett tydligt beslut. För att lyckas med ett aktivitetsbaserat arbetssätt är det ett nytt beteende som måste sätta sig i ryggraden, det är en process som kan ta flera år.