Arbetsplatsstrategi

Jobba smartare digitalt

Allt fler röster menar på att den nya tekniken fördummar våra hjärnor och försämrar vårt minne. Men det är inte tekniken i sig som är problemet, utan hur vi använder den menar Siri Helle, psykolog och författare.

Profil: Siri Helle

Född: 1991
Bakgrund: Psykolog, författare och föreläsare som brinner för att sprida kunskap om vad som skapar ett hälsosamt och meningsfullt liv.
Gör: Författare till boken "Smartare än din telefon" (Natur och Kultur, 2019)

Du skulle bara kika snabbt i Instagramflödet – vips har du skrollat naturfotografier från Nya Zeeland i 20 minuter. Nu ska du bara kolla nyheterna.

Känner du igen dig? Ibland kan det vara svårt att få jobbet gjort när det plingar i mejlen och vibrerar i fickan. Kanske håller du dig uppdaterad på inkorgen flera gånger i timmen trots att det sällan kommer något akut.

Siri Helles 3 bästa tips för hur du jobbar smartare digitalt

Stäng av notiserna.

I stället för att kolla e-posten i tid och otid: bestäm ett antal tider på dagen då du loggar in och svarar.

Använd telefonens stör-ej-läge. Det går att göra undantag för vissa nummer om du inte vill missa samtal från exempelvis förskolan eller chefen.

− Den mänskliga hjärnan gillar snabb belöning och det är just vad du får när du går in och avverkar några mejl. Att sitta och jobba med inkorgen öppen är som att ha en godispåse på skrivbordet, säger Siri Helle, psykolog och författare till boken Smartare än din telefon.

I boken ger hon handfasta tips på hur du kan hantera mobiltelefonen eller datorn så att tekniken blir ett hjälpmedel – din förlängda arm och inte ett krokben. Att appar lätt distraherar känner nog de flesta igen. Programmen är uppbyggda för att få oss att stanna kvar så länge som möjligt och vissa forskare liknar vårt beteende med ett beroende. Det har till och med tillkommit ett nytt ord för den stress som vissa känner när de inte har telefonen i närheten: ”nomofobi” – ”no mobile phobia”.

När smarta telefoner var nytt ringlade köerna långa vid släppet av senaste modellen, men nu har pendeln svängt och en motreaktion har uppstått, menar Siri Helle. Nyhetsartiklar varnar för att mobilerna krymper vår hjärna och försämrar vårt minne. Debattörer skriver krönikor om hur harmoniska de har blivit av att sluta använda Facebook.

− Jag tycker att debatten behöver nyanseras. Det är inte tekniken i sig som är problemet utan hur vi använder den, säger Siri Helle.

Många studier visar att telefonen gör oss lyckligare för att vi kan vårda relationer med dem vi tycker om, och tack vare den nya tekniken kan vi nätverka med kollegor på andra sidan jorden och snabbt lära oss nya saker via webbaserade kurser. Digitaliseringen har radikalt förändrat arbetslivet på bara några decennier. Men med tanke på hur snabbt det har gått är det inte konstigt att vi inte fullt ut har hittat bra strategier för hur vi ska använda verktygen, menar Siri Helle.

Hon tror att det är viktigt att sätta upp tydliga regler på arbetsplatsen kring hur tillgänglig man egentligen förväntas vara: Hur snabbt ska man svara på ett mejl? När är det okej att kontakta en kollega som har semester? Vissa arbetsplatser har redan tagit fram en digital arbetsmiljöpolicy och i Frankrike finns en ny lag om att arbetsgivare inte kan kräva att medarbetarna ska vara nåbara via e-post eller sms efter arbetstid.

Att stänga av notiserna på mejlen kan vara ett annat steg mot att jobba smartare. Då får du ingen signal om att det har kommit ett nytt mejl och det blir lättare att själv avgöra när det passar att öppna inkorgen. Att inte hoppa mellan olika sysslor är nämligen mycket mer effektivt.

− Vi upplever att vi gör två saker samtidigt när vi multitaskar, men det är en chimär. Eftersom hjärnan bara kan fokusera på en sak åt gången måste vi växla om. Det både tar energi och gör att vi presterar sämre, säger Siri Helle.

Några nycklar till att hitta ett bättre förhållningssätt till tekniken på jobbet

Fråga dig om du hanterar tekniken. Det är populärt att prata skärmtid just nu, men du kanske faktiskt har en ganska sund relation till tekniken.

Om du upplever att du behöver förändra ditt förhållningssätt till tekniken: Fråga dig vad du skulle vilja göra i stället för att till exempel smygskrolla i sociala medier. Har du satt upp ett tydligt mål för vad du vill få gjort?

Planera din arbetsdag, och glöm inte pauserna. Bestäm inte att du ska jobba fokuserat i fyra timmar för det klarar inte hjärnan – då hamnar du kanske ändå på Facebook.

”I ett gränslöst arbetsliv måste vi lära oss att sätta gränser”, skriver Siri Helle i Smartare än din telefon. Studier visar att det finns olika preferenser för hur vi helst gör uppdelningen mellan jobb och fritid. Det finns två olika strategier: segmentering och integrering. Segmentering innebär att du har en tydlig uppdelning mellan när du jobbar och när du är ledig. Integrering innebär i stället att gränsen är mer flytande. Du kanske går och tränar mitt i arbetsdagen och sitter med jobbet några timmar hemma i soffan på kvällen.

− Många uppskattar friheten i att kunna vara flexibla, men integreringsmetoden är svårare att hantera, säger Siri Helle.

Det har också uppkommit nya förväntningar på oss att vara ständigt tillgängliga. Många tar arbetstelefonen med sig hem och undersökningar visar att över hälften av svenskarna läser jobbmejl på semestern.

− På sikt är det dåligt för hälsan om vi inte får tid för återhämtning. Det kan jämföras med ett batteri som du bara gör uttag från.

Om du har samma mobil på jobbet som privat men vill slippa att tänka på jobbet när du är ledig finns det olika inställningar du kan göra i telefonen.

– Du kan flytta jobbmejlen till en särskild mapp som inte ligger på hemskärmen. Då blir du inte hela tiden påmind om jobbet när du öppnar telefonen. Har du dessutom samma e-postkonto i jobbet som privat kan du skapa separata inkorgar, så att du kan kolla din privata mejl utan att samtidigt behöva se eventuella jobbrelaterade meddelanden, säger Siri Helle.

Och så var det ju det där med alla vackra naturfoton från Nya Zeeland. Hur gör Siri Helle själv på jobbet för att inte plocka upp telefonen stup i kvarten?

− Jag lägger den så långt bort det går, i andra änden av rummet och har absolut inte apparnas notiser på.