Så här skapar du framtidens kontor
Det finns mycket att tänka på för den som ska tänka strategiskt kring kontorsutveckling. Många ställer sig nu frågan: Hur ska företag använda kontoren i framtiden? Den framtid som redan är här.
Prata arbetsplatsstrategi med oss
Coor är ett serviceföretag som är närvarande på tusentals arbetsplatser runt om i Norden. Det ger oss unik insyn i vad som fungerar och inte på arbetsplatsen… och vi har duktiga arbetsplatsstrateger som stöttar företag som vill framtidssäkra sina arbetsplatser.
Coor står själv inför denna utmaning – att förverkliga framtidens kontor på vårt eget huvudkontor. Ett första steg var att undersöka våra medarbetares olika behov på arbetsplatsen samt att kartlägga den generella utvecklingen på området. Stig Serup är arbetsplatsstrateg på Coor och berättar i denna artikel om läsvärda insikter från Coors egen förstudie.
Det Hybrida arbetssättet är här för att stanna
Coors medarbetare ser tydliga fördelar med att fortsätta kunna jobba hemifrån för att få ihop livspusslet, men de medarbetare som redan hade börjat återvända till kontoret i fjol kom med många positiva signaler. De hade glömt vilken energi det finns på kontoret och i mötet med kollegorna, till skillnad från att multi-taska med tvätt och disk samtidigt som man iförd pyjamasbyxor hoppar in och ur online-möten.
”Vi som medarbetare vill inte ge upp bekvämligheten med att jobba hemifrån, men vi ser också att kontoret har en roll att spela i framtiden. Lyckas företag skapa miljöer som är attraktiva och upplevs som energifulla finns det verkligen möjlighet att engagera medarbetarna.”, säger Stig.
Efterfrågan på nya Interaktiva mötesplatser
”Det som står klart i studien är att om vi vill lyckas attrahera medarbetare till kontoret krävs inspirerande miljöer som uppmanar till sociala aktiviteter och samarbete. Det är det interaktiva som medarbetarna framför allt är i behov av”, säger Stig och hänvisar till att 76 % av respondenterna angav att de vill åka till kontoret för att samarbeta eller socialisera.
Coor Advisory, Coors team med arbetsplatsstrateger, rekommenderar att erbjuda olika typer av samarbetsmiljöer på kontoret; öppna ytor som möjliggör spontana möten, men också stängda ytor där man inte stör andra eller riskerar överhörning. Därutöver måste man tänka på hur man får in det hybrida arbetssättet på ett helt annat sätt än tidigare.
Det bör finnas rum som är till för hybrida möten och workshops, till exempel med rätt möbler, ljussättning och teknik. Men det ska även finnas rum som är optimerade för fysiskt samarbete, men med möjlighet att koppla upp sig vid behov.
”Vi undersöker även möjligheten att skapa flexibla ytor som kan ställas om för olika behov. Ena dagen kanske det anpassas för ett digitalt event och nästa delas ytan upp i fikarum och mötesrum”, berättar Stig.
Vi måste bygga kultur på kontoret
Många i Coors undersökning utryckte oro när det gällde hur man ska bibehålla och utveckla företagets kultur och bygga lojalitet i en framtid med mycket hybridarbete. Stig berättar: "Vi på Coor Advisory tror att svaret både ligger i att anamma den hybrida miljön och i att stärka de kulturbyggande elementen på kontoret.”
Det kan innebära att man fortsätter med de initiativ som många företag redan har implementerat under hemarbetet, såsom digital incheckning och after work, samtidigt som man också rustar kontoret för att vara en kulturbyggande enhet. Det innebär till exempel att ha mer utrymme för det sociala där kollegor kan träffas, anordna gemensamma evenemang och fira framgångar.
”Den ökade andelen hemarbete har möjliggjort att vi kan byta ut vissa mer traditionella kontorsfunktioner mot sådana som berättar vad Coor står för och erbjuder, vår historia och våra värderingar” berättar Stig. ”Nu ska vi också lyfta fram alla våra hjältar, framgångar och prestationer. Allt detta hjälper till att skapa den ’vi-känsla’ som är så svår att åstadkomma i en enbart digital miljö.”
Den intuitiva arbetsplatsen
Vi ser att behovet av tydliga spelregler på arbetsplatsen blir större efter pandemin när man inte vistas på kontoret lika ofta och inte har stenkoll på vilka ”oskrivna regler” som gäller. Det kan gälla frågor såsom hur mycket småprat som är okej i det öppna kontorslandskapet, vart det är lämpligt att ta online-möten och hur man egentligen ska använda de där öppna kreativa ytorna som ofta finns nära kontorslandskapet.
Coors studie visar på att det finns olika lösningar för att skapa ett intuitivt kontor. Ett exempel är att tydligare dela in kontoret i olika zoner baserat på syfte eller vilka ljud- och aktivitetsnivåer som förväntas.
”Idag har vi öppna kreativa mötesplatser precis intill arbetsplatser där medarbetarna behöver mer fokus. Här planerar vi att göra ett omtag och separera dessa två aktiviteter tydligare”, berättar Stig och fortsätter: ”Dessutom bör zonerna kompletteras med riktlinjer för vilka aktiviteter som är lämpliga i respektive miljö. På så sätt ger vi medarbetaren de bästa förutsättningarna för att hitta rätt plats för sin aktivitet”.
Detta ska inte ses som en uppmaning till att chefer eller kontorsansvariga ska springa runt på kontoret och tillrättavisa medarbetare, utan snarare en startpunkt för en bra dialog kring hur ni vill använda kontoret.
Även inredningen, såsom färg, möbler och materialval, kan användas för att guida kring vilken typ av miljö som respektive zon representerar och vilka spelregler som råder på just den ytan.
Ökade förväntningar på tekniken
När vi återvänder till kontoret kommer vi med mycket högre förväntningar på teknologin än när vi gick hem. Här är det lätt att tankarna far i väg till 5G, robotar, ”virtual reality” och liknande, men det är inte enbart det som Coors egna projekt tittar på. Många medarbetare känner en viss oro inför att komma tillbaka till en ny vardag där man inte har koll på tekniken.
”Medarbetarna känner sig trygga med den digitala miljön i hemmet. Här har de haft kontroll på när och hur de ska hoppa från det ena online-mötet till det andra. På kontoret är det en annan sak”, säger Stig.
För att rusta arbetsplatsen inför återgången och locka medarbetarna tillbaka måste man ta ett helhetsgrepp kring mötesteknologin. Det ska vara smidigt att koppla upp sig i alla mötesrum. Och om man stöter på problem måste hjälp finnas nära till hands – antingen genom en tillgänglig IT-support eller servicepersoner på kontoret som kan hjälpa med de mest vanliga utmaningarna.
”Ett av målen med Coors framtida arbetsplats är att ha riktigt modern teknisk utrustning. Men det ska samtidigt inte finnas någon osäkerhet kring användandet av den. Vi ligger redan långt fram idag, men kan bli ännu bättre”, berättar Stig.
Gör er arbetsplats till en upplevelse
Vi hoppas att dessa fem insikter kan inspirerar er till att fundera på vad ert kontor ska fylla för funktion i framtiden.
Du är alltid välkommen att kontakta oss på Coor Advisory om du är nyfiken på att höra mer om vår metodik, våra slutsatser eller hur vi kan stötta ditt eget kontorsprojekt.
